Как настроить макросы в Word 2021

Отредактировано 4 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeWordМакросыАвтоматизацияДокументЭффективностьWindowsMacПрофессиональныйПродуктивность

Введение

Microsoft Word 2021 предлагает мощную функцию, называемую макросами. Макросы используются для автоматизации повторяющихся задач в Word. Это чрезвычайно полезно, когда вы выполняете одни и те же действия много раз. Настроив макрос, вы можете записать эти действия и воспроизводить их одним щелчком. Это не только экономит время, но и обеспечивает согласованность в выполнении задач. Это руководство объяснит, как эффективно настроить и использовать макросы в Word 2021.

Понимание макросов

В Microsoft Word макрос — это серия команд и инструкций, которые вы группируете в одну команду для автоматического выполнения задачи. Макросы можно использовать для автоматизации практически любой задачи, которую вы выполняете регулярно. Например, если вам часто нужно форматировать документы определенным образом, вы можете создать макрос, который применит все ваши предпочтения форматирования одновременно.

Макросы в Word 2021 могут быть записаны или написаны с использованием языка Visual Basic for Applications (VBA). Запись макроса фиксирует ваши нажатия клавиш и щелчки мыши, в то время как использование VBA для написания макроса включает ручное кодирование действий. Оба метода имеют свои преимущества, и выбор в основном зависит от сложности задачи и уровня комфорта пользователя с программированием.

Прежде чем начать

Прежде чем настраивать макросы в Word 2021, следует учесть несколько предварительных условий и соображений:

• Включите макросы: По умолчанию в Word может быть задано отключение всех макросов. Чтобы их использовать, вы должны включить макросы в параметрах Word.
• Безопасность макросов: Макросы могут содержать вредоносный код, поэтому будьте осторожны, открывая документы Word с макросами из неизвестных источников.
• Ознакомьтесь с основными функциями Word: Хотя для создания простых макросов не требуется знание программирования, понимание основных функций и навигации в Word будет полезно.

Настройка макросов в Word 2021

Шаг 1: Включение вкладки разработчика

Вкладка «Разработчик» в Word предоставляет доступ к функциям записи и редактирования макросов. По умолчанию эта вкладка может быть скрыта. Вот как ее включить:

1. Откройте Microsoft Word 2021.
2. Щелкните вкладку «Файл» на панели инструментов.
3. Выберите «Параметры» в меню, чтобы открыть диалоговое окно настроек Word.
4. В диалоговом окне настроек выберите «Настроить ленту» в левой части меню.
5. В правой панели вы найдете список основных вкладок. Установите флажок рядом с «Разработчик», чтобы включить ее.
6. Щелкните «ОК», чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Шаг 2: Запись макроса

После включения вкладки разработчика вы можете начать запись макроса. Следуйте этим шагам:

1. Щелкните вкладку «Разработчик» на панели инструментов.
2. В группе «Код» щелкните «Записать макрос».
3. Появится диалоговое окно. Введите название макроса в поле «Имя макроса». Убедитесь, что это значимое название, описывающее действие, так как это поможет вам вспомнить позже, что оно делает.
4. С помощью выпадающего списка «Сохранить макрос в» выберите, где сохранить макрос. Вы можете сохранить его во всех документах (Normal.dotm) или выбрать конкретный документ.
5. Добавьте описание функциональности макроса в поле «Описание», если хотите.
6. Щелкните «ОК», чтобы начать запись. Теперь выполните действия, которые хотите записать. Убедитесь, что вы выполняете каждое действие точно так, как хотите его воспроизвести.
7. Когда закончите, нажмите «Остановить запись» на вкладке разработчика.

Теперь макрос был успешно записан. Макрос можно выполнить в любое время в будущем для автоматизации записанных действий.

Шаг 3: Назначение макроса кнопке или сочетанию клавиш

Чтобы сделать ваш макрос более доступным, вы можете назначить его кнопке на панели быстрого доступа или сочетанию клавиш. Вот как это сделать:

Назначение на Панель быстрого доступа:

1. Щелкните стрелку вниз на Панели быстрого доступа.
2. Выберите «Другие команды».
3. В диалоговом окне «Параметры Word» выберите «Макросы» из выпадающего списка «Выбрать команды из».
4. Выберите макрос, который хотите добавить, и нажмите «Добавить», чтобы переместить его в правую панель.
5. Щелкните «ОК».

Назначение сочетания клавиш:

1. Щелкните вкладку «Разработчик».
2. Щелкните «Макросы», чтобы открыть диалоговое окно макросов.
3. Выберите нужный макрос, затем нажмите «Параметры».
4. В диалоговом окне параметров макроса введите сочетание клавиш.
5. Щелкните «ОК».

Редактирование макросов с использованием VBA

Запись макросов подходит для многих задач, но вы можете захотеть отредактировать макрос или написать более сложные скрипты. Это делается с помощью VBA. Вот введение в редактирование макросов с помощью VBA:

1. Получите доступ к макросу, который хотите отредактировать, нажав кнопку «Макросы» на вкладке разработчика.
2. Выберите макрос и нажмите «Изменить». Это откроет редактор VBA.
3. В редакторе VBA вы увидите код, составляющий ваш макрос. Вы можете отредактировать или улучшить этот код.
4. Когда закончите, нажмите "Файл" > "Закрыть и вернуться в Microsoft Word", чтобы сохранить изменения.

Пример: Вот простой фрагмент VBA-кода, который изменяет шрифт выделенного текста на «Arial» и размер на 12.

 Sub ChangeFontToArial() Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 12 End Sub 
 Sub ChangeFontToArial() Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 12 End Sub 

Расширенные использования макросов

Помимо простых задач, макросы могут быть использованы для более сложной обработки документов и для интеграции с другими приложениями Microsoft Office, такими как Excel и PowerPoint. Вы можете использовать макросы для автоматизации таких задач, как:

• Последовательное форматирование длинных документов одной кнопкой макрокоманды.
• Слияние данных из таблицы Excel в шаблон Word для массовой рассылки.
• Взаимодействие с базами данных или внешними приложениями для динамического обмена данными.

Создание сложных макросов часто требует хорошего понимания программирования на VBA. Тем не менее, онлайн-ресурсы, форумы и учебные пособия могут быть очень полезны для изучения. Экспериментирование также является хорошим способом привыкнуть к кодированию на VBA.

Наилучшие практики безопасности макросов

Макросы мощные, но они также представляют риски при неправильном использовании. Следуйте этим наилучшим практикам, чтобы обеспечить безопасность макросов:

• Включайте макросы только из надежных источников. Неизвестные макросы могут содержать риски.
• Регулярно обновляйте антивирусное программное обеспечение, чтобы обнаруживать угрозы, связанные с макросами.
• Резервируйте важные документы перед внедрением новых макросов.
• Рассмотрите возможность цифровой подписи ваших макросов, чтобы подтвердить их подлинность.

Устранение распространенных проблем

При работе с макросами вы можете столкнуться с некоторыми проблемами. Вот некоторые распространенные проблемы и их решения:

• Макрос не запускается: Убедитесь, что макросы включены в настройках Word.
• Ошибки макроса: Проверьте наличие синтаксических ошибок в коде макроса, если вы используете VBA. Проверьте каждую строку кода логически, чтобы убедиться, что она работает так, как ожидалось.
• Неожиданное поведение: Повторно запишите макрос шаг за шагом и проверьте наличие неожиданных действий.
• Конфликтные сочетания клавиш: Повторно проверьте сочетания клавиш, чтобы убедиться, что нет конфликтов с существующими сочетаниями клавиш Word.

Заключение

Макросы являются одним из самых эффективных способов автоматизации задач в Microsoft Word 2021, экономя как время, так и усилия. Независимо от того, готовите ли вы документы с сложным форматированием или вам нужно интегрировать Word с другими приложениями, макросы могут быть мощными союзниками. Сочетая запись простых действий и использование VBA для более сложных задач, потенциальные применения макросов в Word огромны. Следуя наилучшим практикам и заботясь о безопасности, вы можете уверенно и безопасно наслаждаться преимуществами автоматизации.

По мере продолжения работы с макросами продолжайте экспериментировать с новыми способами оптимизации вашей продуктивности в Microsoft Word 2021.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление