वर्ड 2021 में मैक्रोज़ कैसे सेट करें

संपादित 4 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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परिचय

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 एक शक्तिशाली सुविधा प्रदान करता है जिसे मैक्रोज़ कहा जाता है। मैक्रोज़ का उपयोग वर्ड में बार-बार होने वाले कार्यों को स्वचालित करने के लिए किया जाता है। जब आपको कई बार एक ही कार्य करने की आवश्यकता होती है, तो यह सुविधाजनक होता है। मैक्रोज़ सेट करके, आप उन कार्यों को रिकॉर्ड कर सकते हैं और उन्हें एक क्लिक में वापस चला सकते हैं। यह न केवल समय बचाता है, बल्कि कार्यों में स्थिरता भी सुनिश्चित करता है। यह गाइड समझाएगा कि वर्ड 2021 में मैक्रोज़ को प्रभावी ढंग से कैसे सेट करें और उपयोग करें।

मैक्रोज़ को समझना

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में, एक मैक्रो आदेशों और निर्देशों की एक श्रृंखला है जिसे आप एकल कमांड के रूप में समूहित करते हैं ताकि स्वचालित रूप से एक कार्य पूरा किया जा सके। मैक्रोज़ का उपयोग लगभग किसी भी कार्य को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है जो आप नियमित रूप से करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको अक्सर किसी विशिष्ट तरीके से दस्तावेज़ों को प्रारूपित करने की आवश्यकता होती है, तो आप एक मैक्रो बना सकते हैं जो एक बार में आपके सभी प्रारूपण वरीयताओं को लागू करता है।

वर्ड 2021 में मैक्रोज़ को विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशंस (VBA) भाषा का उपयोग करके रिकॉर्ड या लिखा जा सकता है। मैक्रो रिकॉर्ड करना आपके कीस्ट्रोक्स और माउस क्लिक को रिकॉर्ड करता है, जबकि मैक्रो लिखने के लिए VBA का उपयोग करना क्रियाओं को मैन्युअल रूप से कोड करता है। दोनों तरीकों के अपने फायदे हैं, और पसंद काफी हद तक कार्य की जटिलता और प्रोग्रामिंग के साथ उपयोगकर्ता की सहूलियत पर निर्भर करती है।

शुरू करने से पहले

वर्ड 2021 में मैक्रोज़ सेट करने से पहले, कुछ आवश्यकताएँ और विचार नोट करने हैं:

• मैक्रोज़ सक्षम करें: डिफ़ॉल्ट रूप से, वर्ड में सभी मैक्रोज़ को निष्क्रिय करने के लिए मैक्रो सेटिंग्स हो सकती हैं। उनका उपयोग करने के लिए, आपको वर्ड विकल्पों के माध्यम से मैक्रोज़ को सक्षम करना होगा।
• मैक्रो सुरक्षा: मैक्रोज़ में हानिकारक कोड हो सकते हैं, इसलिए अज्ञात स्रोतों से मैक्रोज़ वाले वर्ड दस्तावेज़ खोलते समय सावधान रहें।
• बुनियादी वर्ड कार्यों से परिचित होना: हालांकि सरल मैक्रोज़ बनाने के लिए प्रोग्रामिंग विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं है, बुनियादी वर्ड कार्यों और नेविगेशन को समझने से मदद मिलेगी।

वर्ड 2021 में मैक्रोज़ सेट करना

स्टेप 1: डेवलपर टैब सक्षम करें

वर्ड में डेवलपर टैब मैक्रो रिकॉर्डिंग और संपादन सुविधाओं तक पहुंच प्रदान करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह टैब छिपा हो सकता है। इसे सक्षम करने का तरीका यहां दिया गया है:

1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 खोलें।
2. टूलबार में "फाइल" टैब पर क्लिक करें।
3. मेनू से "विकल्प" चुनें ताकि वर्ड विकल्प संवाद खोलें।
4. वर्ड विकल्प संवाद में, बाएँ हाथ के मेनू से "रिबन को अनुकूलित करें" चुनें।
5. दाएँ फलक में, आपको मुख्य टैब की एक सूची मिलेगी। इसे सक्षम करने के लिए "डेवलपर" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
6. परिवर्तनों को सहेजने और संवाद बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।

स्टेप 2: मैक्रो रिकॉर्ड करना

एक बार जब आप डेवलपर टैब को सक्षम कर लेते हैं, तो आप एक मैक्रो रिकॉर्ड करना शुरू कर सकते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. टूलबार में "डेवलपर" टैब पर क्लिक करें।
2. "कोड" समूह में, "रिकॉर्ड मैक्रो" पर क्लिक करें।
3. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा। "मैक्रो नाम" फ़ील्ड में अपने मैक्रो के लिए एक नाम दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि यह एक सार्थक नाम है जो क्रिया का वर्णन करता है, क्योंकि यह आपको बाद में याद रखने में मदद करेगा कि यह क्या करता है।
4. "मैक्रो स्टोर इन" ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग यह चुनने के लिए करें कि मैक्रो कहां संग्रहीत करना है। आप इसे "सभी दस्तावेज़" (Normal.dotm) में संग्रहीत कर सकते हैं या आप किसी विशेष दस्तावेज़ को चुन सकते हैं।
5. यदि आप चाहें तो "विवरण" फ़ील्ड में मैक्रो की कार्यक्षमता का विवरण जोड़ें।
6. रिकॉर्डिंग शुरू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें। अब, वे क्रियाएँ करें जिन्हें आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक क्रिया को ठीक उसी तरह करें जैसे आप उसे वापस चलाना चाहते हैं।
7. जब आप कर लें, तो डेवलपर टैब में "रिकॉर्डिंग बंद करें" पर क्लिक करें।

अब आपने सफलतापूर्वक मैक्रो रिकॉर्ड कर लिया है। रिकॉर्ड की गई क्रियाओं को स्वचालित करने के लिए भविष्य में कभी भी मैक्रो को निष्पादित किया जा सकता है।

स्टेप 3: किसी बटन या शॉर्टकट कुंजी के साथ एक मैक्रो असाइन करना

अपने मैक्रो को अधिक सुलभ बनाने के लिए, आप इसे त्वरित पहुँच टूलबार पर किसी बटन पर या एक कीबोर्ड शॉर्टकट पर असाइन कर सकते हैं। यहाँ यह कैसे करना है:

त्वरित पहुँच टूलबार में असाइन करना:

1. त्वरित पहुँच टूलबार पर नीचे तीर पर क्लिक करें।
2. "अधिक कमांड" चुनें।
3. "वर्ड विकल्प" संवाद में, "चुनने के लिए कमांड" ड्रॉपडाउन से "मैक्रोज़" चुनें।
4. जिस मैक्रो को आप जोड़ना चाहते हैं उसे चुनें और इसे दाएँ फलक में ले जाने के लिए “जोड़ें” पर क्लिक करें।
5. "ओके" पर क्लिक करें।

कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन करना:

1. "डेवलपर" टैब पर क्लिक करें।
2. मैक्रोज़ संवाद खोलने के लिए "मैक्रोज़" पर क्लिक करें।
3. वह मैक्रो चुनें जिसे आप चाहते हैं, फिर "विकल्प" पर क्लिक करें।
4. "मैक्रो विकल्प" संवाद में, शॉर्टकट कुंजी दर्ज करें।
5. "ओके" पर क्लिक करें।

वीबीए का उपयोग करके मैक्रो संपादित करना

कई कार्यों के लिए मैक्रो रिकॉर्ड करना उपयुक्त है, लेकिन आप मैक्रो को संपादित करना या अधिक जटिल स्क्रिप्ट लिखना चाह सकते हैं। यह वीबीए का उपयोग करके किया जाता है। यहां वीबीए के साथ मैक्रो संपादित करने का परिचय दिया गया है:

1. उस मैक्रो तक पहुँचें, जिसे आप "डेवलपर" टैब में "मैक्रोज़" बटन पर क्लिक करके संपादित करना चाहते हैं।
2. मैक्रो चुनें और "संपादित करें" पर क्लिक करें। इससे वीबीए संपादक खुल जाएगा।
3. वीबीए संपादक में, आपको वह कोड दिखाई देगा जो आपके मैक्रो का निर्माण करता है। आप इस कोड को संपादित या सुधार सकते हैं।
4. जब आप कर लें, तो अपनी परिवर्तनों को सहेजने के लिए "फ़ाइल" > "क्लोज़ एंड रिटर्न टू माइक्रोसॉफ्ट वर्ड" पर क्लिक करें।

उदाहरण: यह एक सरल वीबीए कोड स्निपेट है जो चयनित पाठ के फॉन्ट को "Arial" में बदलता है और आकार को 12 में सेट करता है।

  Sub ChangeFontToArial() Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 12 End Sub   Sub ChangeFontToArial() Selection.Font.Name = "Arial" Selection.Font.Size = 12 End Sub  

मैक्रोज़ के उन्नत उपयोग

सरल कार्यों से परे, मैक्रोज़ का उपयोग अधिक उन्नत दस्तावेज़ हेरफेर और अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लिकेशन जैसे एक्सेल और पॉवरपॉइंट के साथ एकीकरण के लिए किया जा सकता है। आप निम्नलिखित कार्यों को स्वचालित करने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं:

• एक ही मैक्रो कमांड बटन के साथ लंबे दस्तावेज़ों को सुसंगत रूप से प्रारूपित करना।
• एक्सेल स्प्रेडशीट से डेटा को मेल की अदला-बदली के लिए एक वर्ड टेम्पलेट में मर्ज करना।
• डेटाबेस या बाहरी अनुप्रयोगों के साथ गतिशील डेटा विनिमय के लिए परस्पर क्रिया करना।

उन्नत मैक्रोज़ बनाने के लिए वीबीए प्रोग्रामिंग की अच्छी समझ की आवश्यकता होती है। हालाँकि, ऑनलाइन संसाधन, फोरम और ट्यूटोरियल सीखने में सहायक हो सकते हैं। प्रयोग करना भी वीबीए कोडिंग के साथ सहज होने का एक अच्छा तरीका है।

मैक्रो सुरक्षा के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

मैक्रोज़ शक्तिशाली होते हैं, लेकिन यदि उनका गलत तरीके से उपयोग किया जाए तो वे जोखिम पैदा कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि मैक्रो सुरक्षा के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:

• केवल विश्वसनीय स्रोतों से मैक्रोज़ को सक्षम करें। अज्ञात मैक्रोज़ में जोखिम हो सकते हैं।
• मैक्रो-सम्बंधित खतरों का पता लगाने के लिए अपने एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर को नियमित रूप से अपडेट करें।
• नए मैक्रोज़ को लागू करने से पहले महत्वपूर्ण दस्तावेजों का बैकअप लें।
• प्रामाणिकता को सत्यापित करने के लिए अपने मैक्रोज़ को डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित करने पर विचार करें।

सामान्य समस्याओं का समाधान

मैक्रोज़ के साथ काम करते समय, आपको कुछ समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है। यहाँ कुछ सामान्य समस्याएं और समाधान दिए गए हैं:

• मैक्रो नहीं चल रहा है: सुनिश्चित करें कि वर्ड की सेटिंग में मैक्रोज़ सक्षम हैं।
• मैक्रो त्रुटियाँ: यदि आप वीबीए का उपयोग कर रहे हैं तो मैक्रो कोड में सिंटैक्स त्रुटियों की जाँच करें। कार्य को ठीक से चलाने के लिए प्रत्येक कोड की पंक्ति की तर्क संगत रूप से समीक्षा करें।
• अनपेक्षित व्यवहार: चरण दर चरण मैक्रो को फिर से रिकॉर्ड करें और अनपेक्षित क्रियाओं की जाँच करें।
• संघर्षयुक्त शॉर्टकट्स: मौजूदा वर्ड शॉर्टकट्स के साथ कोई संघर्ष नहीं होने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट्स को फिर से जांचें।

निष्कर्ष

मैक्रोज़ माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 में कार्यों को स्वचालित करने के सबसे कुशल तरीके में से एक हैं, जो समय और प्रयास दोनों की बचत करते हैं। चाहे आप जटिल प्रारूपण के साथ दस्तावेज़ तैयार कर रहे हों या वर्ड को अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता हो, मैक्रोज़ शक्तिशाली सहयोगी हो सकते हैं। सरल क्रियाएं रिकॉर्ड करने और अधिक उन्नत कार्यों के लिए वीबीए का लाभ उठाने के संयोजन के साथ, वर्ड में मैक्रोज़ के लिए संभावित उपयोग बहुत बड़े हैं। सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके और सुरक्षा के प्रति जागरूक रहकर, आप स्वचालन के लाभों का आत्मविश्वासपूर्वक और सुरक्षित रूप से आनंद उठा सकते हैं।

जैसे-जैसे आप मैक्रोज़ के साथ काम करना जारी रखते हैं, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2021 के साथ अपनी उत्पादकता को अनुकूलित करने के नए तरीकों के साथ प्रयोग करते रहें।

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