Комментарии
Как настроить и использовать шаблоны Asana
Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда
АсанаШаблоныНастройкаПроектыУправление задачамиЭффективностьПродуктивностьРабочий процессОрганизацияWindowsMacЛинукс
Перевод обновлен 2 Несколько недель назад
Asana — это высоко ценимый инструмент управления проектами, используемый командами по всему миру для эффективного управления задачами и проектами. Одной из ключевых функций, которая делает Asana такой полезной, является использование шаблонов. Шаблоны в Asana позволяют создать предопределенный рабочий процесс или процесс, который можно использовать снова и снова, не изобретая каждый раз велосипед. Это помогает экономить время и обеспечивать согласованность на всех проектах. В этой статье мы научимся настраивать и эффективно использовать шаблоны Asana.
Преимущества использования шаблонов Asana
Прежде чем приступить к настройке шаблонов, давайте сначала разберемся, чем они полезны:
- Согласованность: Шаблоны гарантируют, что те же стандарты и процессы применяются ко всем проектам.
- Эффективность: Экономия времени, так как каждый проект не нужно начинать с нуля.
- Сотрудничество: Это способствует сотрудничеству, поскольку все члены команды с самого начала находятся на одной волне.
- Масштабируемость: Легко масштабируйте процессы по мере роста вашей команды или организации.
Настройка шаблонов Asana
Шаг 1: Определите ваш рабочий процесс
Первым шагом является четкое определение рабочего процесса или процесса, который вы хотите воспроизвести. У вас должно быть четкое представление о входящих в него задачах, порядке их выполнения, ролях, ответственных за каждую задачу, и любых зависимостях.
Шаг 2: Создайте новый проект в Asana
Откройте Asana и создайте новый проект. Для этого выполните следующие действия:
- На панели управления Asana нажмите кнопку «+» или кнопку «Создать проект».
- Выберите опцию «Пустой проект», так как мы создаем шаблон с нуля.
- Дайте проекту название, которое четко отражает процесс, для которого он будет использоваться, например, «Шаблон маркетинговой кампании».
- Выберите макет (список или доска), который наилучшим образом соответствует рабочему процессу. Вид списка — это линейный формат, а доски похожи на канбан-доски, предлагая визуальное представление рабочего процесса.
Шаг 3: Добавьте задачи и разделы
Задачи являются основным компонентом проектов Asana. Каждая задача может представлять собой отдельный этап работы в вашем рабочем процессе. Вы должны создавать задачи на основе этапов, входящих в ваш рабочий процесс:
- Нажмите «Добавить задачу», чтобы создать задачу. Укажите название и короткое описание, если необходимо.
- Используйте разделы для группировки связанных задач. Разделы можно создать, добавив двоеточие «:» после слова, например, «План:».
Вот пример кода, демонстрирующий, как функции могут быть организованы:
План: - Исследование - Утверждение бюджета - Настройка временной шкалы Выполнение: - Создание рекламы - Публикация в социальных сетях - Разработка контента Рецензия: - Отзыв команды - Окончательное утверждение Запуск: - Запуск кампании - Оценка после запуска
Шаг 4: Добавьте ответственных и сроки (по желанию)
Назначайте задачи конкретным членам команды, чтобы уточнить роли и обязанности. Хотя шаблон не будет использоваться для назначения людей, вы можете установить резервные роли, которые можно будет легко переназначить позже. Сроки могут быть установлены как относительные временные интервалы, а не фиксированные даты, чтобы обеспечить гибкость без жесткости.
Чтобы назначить задачу или установить срок:
- Нажмите на задачу, чтобы открыть панель подробностей задачи.
- Используйте поле «Ответственный», чтобы назначить члена команды.
- Используйте поле «Срок выполнения», чтобы установить крайний срок для выполнения задачи.
Шаг 5: Добавьте описание и вложения
Предоставление подробных описаний задач обеспечивает ясность среди членов команды. Прикрепите любые ссылки на документы или ресурсы, связанные с задачами, для легкого доступа.
Шаг 6: Преобразуйте ваш проект в шаблон
Как только вы настроили ваш проект, вы можете преобразовать его в шаблон:
- Откройте проект, который вы хотите сохранить в виде шаблона.
- Щелкните раскрывающееся меню заголовка проекта (обычно это три точки или меню «Действия»).
- Выберите в меню пункт «Преобразовать в шаблон».
Теперь ваш проект сохранен в виде шаблона, и его можно использовать для создания новых проектов с такой же структурой.
Использование шаблонов Asana
Шаг 1: Создание проекта из шаблона
Чтобы использовать шаблон для нового проекта:
- Нажмите кнопку «+» на панели управления Asana, чтобы создать новый проект.
- Вместо выбора «Пустой проект» выберите шаблон, созданный вами, из списка доступных шаблонов.
- Назовите новый проект и настройте любые дополнительные параметры по мере необходимости.
Шаг 2: Настройте проект для конкретных нужд
Хотя шаблоны предоставляют отличную отправную точку, каждый проект уникален. Настройте новый проект в соответствии с его конкретными нуждами. Это может включать:
- Обновление назначений задач
- Пересмотр временных рамок и графиков
- Добавление или удаление задач в зависимости от объема проекта
Лучшие практики для использования шаблонов Asana
Регулярный обзор шаблонов
Регулярно проверяйте свои шаблоны, чтобы убедиться, что они остаются актуальными и эффективными. Процессы могут развиваться со временем, и важно отражать эти изменения в своих шаблонах, чтобы сохранить их ценность.
Обратная связь от команды
Поощряйте членов команды предоставлять обратную связь по шаблонам, чтобы выявлять области для улучшения. Это может привести к увеличению эффективности и улучшению сотрудничества со временем.
Используйте соглашения о наименовании
Применяйте соглашения о наименовании, чтобы легко идентифицировать ваши шаблоны и выбирать правильный шаблон. Название должно описывать цель шаблона.
Используйте функции Asana
Используйте правила, настраиваемые поля и автоматизированные функции Asana, чтобы расширить функциональность ваших шаблонов. Эти инструменты могут еще больше упростить процессы, сократив количество ручных действий.
Документируйте процесс
Поддерживайте дополнительную документацию для ваших шаблонов. Это может включать руководства по настройке, объяснение компонентов задач или подробности о любых уникальных элементах проекта.
Заключение
Шаблоны Asana предлагают значительные преимущества для управления повторяющимися процессами в проектах. Эффективно настраивая и используя шаблоны, команды могут обеспечивать согласованность, экономить время и увеличивать сотрудничество. Не забывайте регулярно проверять и обновлять шаблоны, получать обратную связь от членов команды и использовать функции Asana для максимизации потенциала шаблонов. Описанные в этом руководстве шаги предоставляют всеобъемлющий подход к настройке и эффективному использованию шаблонов Asana, создавая упрощенный и эффективный рабочий процесс для любой команды.
Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете