Как установить область печати в Excel 2016

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelОбласть печатиПечатьНастройкиЭлектронная таблицаWindowsMacФорматированиеДокумент

Excel 2016 — это мощный инструмент, который позволяет организовывать, анализировать и визуализировать данные различными способами. Одной из ключевых функций Excel является возможность печати рабочих листов, чтобы вы могли сохранить бумажную копию своих данных для презентаций, ведения записей или анализа. Однако иногда вам не нужно печатать весь рабочий лист, особенно если он содержит большое количество данных. Вместо этого вы можете захотеть напечатать только определенную часть листа. В таких случаях полезно установить область печати. Это подробное руководство познакомит вас с процессом настройки области печати в Excel 2016.

Что такое область печати?

В Excel 2016 "область печати" относится к диапазону ячеек, которые вы указываете для печати. Установив область печати, вы информируете Excel, чтобы печатать только эту часть рабочего листа, игнорируя остальное. Это может быть особенно полезно, когда у вас есть большие наборы данных или заметки на рабочем листе, которые вы не хотите включать в распечатку. Установка области печати — это полезный способ сосредоточиться на конкретных разделах ваших данных, не перепроектируя рабочий лист.

Шаги по определению области печати

Ниже приведены шаги, необходимые для настройки области печати в Excel 2016. Пожалуйста, следуйте им внимательно:

Шаг 1: Откройте свой рабочий лист Excel

Первый шаг — открыть рабочий лист в Excel 2016, в котором вы хотите установить область печати. Откройте Excel на своем компьютере и выберите книгу и рабочий лист, на которых вы хотите установить область печати. Убедитесь, что рабочий лист содержит все данные, которые вы хотите напечатать.

Шаг 2: Выберите диапазон ячеек

Определите конкретный диапазон ячеек на рабочем листе, которые вы хотите напечатать, и выделите их. Вы можете сделать это, щелкнув и перетащив мышь по ячейкам. Если ячейки не являются смежными, вам потребуется вручную выбрать разные участки ваших данных.

Шаг 3: Установите область печати

После выбора нужного диапазона перейдите на вкладку «Макет страницы» на ленте Excel в верхней части окна. В разделе «Макет страницы» найдите опцию «Область печати». Щелкните по ней, и появится выпадающее меню. Из этого выпадающего меню выберите «Установить область печати». Это назначит выбранные ячейки в качестве области, которую вы хотите напечатать.

После того как вы установите область печати, Excel запомнит ваш выбор, пока вы ее не измените или не очистите. Важно понимать, что вы также можете изменить область печати, выбрав ячейку и при необходимости выбрав «Добавить в область печати» в том же выпадающем меню.

Шаг 4: Предварительный просмотр области печати

После установки области печати рекомендуется предварительно просмотреть ее перед печатью, чтобы убедиться, что все выглядит так, как ожидалось. Для этого нажмите вкладку «Файл» в верхнем левом углу, а затем выберите «Печать» в меню. Это откроет окно предварительного просмотра печати, в котором вы сможете увидеть, как будет выглядеть распечатка. Область, которую вы выбрали, должна быть видна в предварительном просмотре печати.

Шаг 5: Печать рабочего листа

Когда вы будете удовлетворены предварительным просмотром печати, вы можете приступить к печати документа. В окне предварительного просмотра печати выберите нужные параметры принтера. Когда вы будете готовы, нажмите «Печать», чтобы сделать бумажную копию выбранной области печати.

Очистка области печати

Предположим, вам нужно очистить область печати; возможно, вы хотите напечатать весь рабочий лист или только его часть. В этом случае легко вернуться к нормальным настройкам. Выполните следующие действия:

Снова откройте вкладку «Макет страницы» на панели инструментов Excel. Найдите выпадающее меню «Область печати» и на этот раз выберите «Очистить область печати». Это действие очистит ранее установленную область печати, что позволит вам вернуться к настройкам печати по умолчанию или установить новую область печати.

Настройка нескольких областей печати

Excel 2016 также позволяет устанавливать несколько областей печати на одном и том же рабочем листе. Чтобы установить несколько областей печати, выберите первый диапазон ячеек, который вы хотите напечатать, и назначьте его как область печати описанным ранее способом. Затем выберите следующий диапазон ячеек и снова откройте выпадающее меню «Область печати». Вместо того чтобы устанавливать его как новую область печати, выберите «Добавить в область печати». Повторите этот процесс для каждого раздела, который хотите включить в область печати.

При печати каждая область печати будет распечатана как отдельная страница. Эта функция особенно полезна, когда у вас есть разобщенные участки данных, которые вы хотите напечатать, не печатая весь рабочий лист.

Использование расширенных параметров печати Excel

В дополнение к установке области печати Excel 2016 предоставляет дополнительные параметры и настройки печати. Эти расширенные параметры идеально подходят для пользователей, которые хотят большего контроля над результатом печати. Например, вы можете настроить ориентацию страницы, размер бумаги и поля в разделе «Разметка страницы». Следуйте приведенным ниже шагам, чтобы воспользоваться этими возможностями:

Ориентация страницы

По умолчанию Excel настроен на печать в портретном режиме, что означает, что распечатка выше в высоту, чем в ширину. Однако для широких наборов данных режим альбомной (горизонтальной) ориентации (где распечатка шире, чем в высоту) может быть более подходящим. Чтобы изменить ориентацию, перейдите на вкладку «Макет страницы» и выберите «Ориентация». Выберите «Портрет» или «Ландшафт» в соответствии с вашими предпочтениями.

Настройка полей

Если ваша область печати широкая и вам необходимо больше места на листе, вы можете настроить поля. Перейдите на вкладку «Макет страницы», выберите «Поля» и выберите один из предопределенных наборов или выберите «Пользовательские поля», чтобы задать собственные поля для вашей распечатки.

Измерение области печати

Если вы обнаружите, что область печати немного велика или мала для страницы, Excel предоставляет возможность масштабирования результата печати, чтобы он лучше соответствовал размеру страницы. Перейдите на вкладку «Макет страницы» и в группе «Масштабирование» вы можете отрегулировать ширину, высоту и процент масштабирования. Эта функция полезна для того, чтобы ваша область печати аккуратно умещалась на страницах без ненужных разрывов.

Пример установки области печати на практике

Вот несколько сценариев, которые помогут проиллюстрировать, как можно использовать настройку области печати в практических ситуациях:

Пример 1: Печать резюме отчета

Представьте, что у вас есть большой лист Excel с множеством колонок и строк, содержащих детализированные бизнес-данные, включая данные по продажам, записи сотрудников и многое другое. Однако вам необходимо распечатать только отдельный раздел с кратким отчетом для совместного использования с вашей командой. Вместо того, чтобы печатать весь рабочий лист, просто выберите область резюме, установите область печати, используя вышеописанные шаги, и напечатайте ваш краткий отчет.

Пример 2: Создание списка учеников

Предположим, вы учитель, у которого есть рабочий лист с данными обо всех ваших учениках, включая их оценки, записи посещаемости и личные данные. Для родительского собрания вам нужно распечатать список классов, содержащий только имена и оценки. Просто выберите эти колонки, установите область печати и используйте настройки печати, чтобы правильно ее отформатировать для собрания.

Устранение проблем с областью печати

Пользователи могут столкнуться с трудностями при установке или печати областей в Excel 2016. Вот некоторые из проблем и их решения:

Область печати не охватывает выбранные ячейки

Если область печати не охватывает выбранные ячейки или распечатка непредсказуема, убедитесь, что объединенные ячейки обрабатываются должным образом, так как они могут нарушить выбор. По возможности разделите объединенные ячейки или создайте выбор вокруг них.

Область печати слишком велика для страницы

Если ваша область печати охватывает слишком много страниц, используйте описанные выше параметры масштабирования, чтобы изменить размер распечатки для лучшего соответствия на меньшем количестве страниц.

Неправильное поле

Неправильные поля часто могут вызвать разрывы страниц или усеченные данные. Всегда дважды проверяйте пользовательские поля на этапе предварительного просмотра печати и при необходимости корректируйте.

В заключение отметим, что настройка области печати в Excel 2016 — это простая, но мощная функция, которая может помочь вам поддерживать продуктивность и сосредоточенность, распечатывая только актуальные данные из ваших рабочих листов. Следуя указанным шагам и советам, вы сможете эффективно управлять и оптимизировать выходные данные печати, повышая общую полезность использования Excel. Будь то для личных отчетов или командных презентаций, освоение искусства настройки области печати позволит сэкономить время и ресурсы в вашем профессиональном арсенале.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление