Cómo guardar una presentación como PDF en PowerPoint 2016

Editado 1 hace un día por ExtremeHow Equipo Editorial

Microsoft OfficePowerPointPDFExportarGuardarFormato de ArchivoPresentaciónWindowsMacCompartirAccesibilidad

Guardar una presentación como PDF en PowerPoint 2016 es una habilidad útil que te permite compartir tus diapositivas con otras personas en un formato ampliamente accesible. Se sabe que los PDFs preservan el diseño, la formateado y las fuentes de tu documento, lo cual ayuda a garantizar que tu presentación se vea consistente en todos los dispositivos. Esta guía te lleva a través del proceso de guardar tu presentación de PowerPoint como un PDF con instrucciones claras y detalladas, permitiéndote usar esta función de manera efectiva.

¿Por qué guardar una presentación como un PDF?

Antes de proceder con el proceso de guardar tu presentación como un PDF, es importante entender por qué querrías hacerlo. Aquí hay varias razones por las que convertir una presentación de PowerPoint al formato PDF puede ser beneficioso:

• Compatibilidad: Los PDFs son legibles universalmente y pueden abrirse en casi cualquier dispositivo y sistema operativo. A diferencia de los archivos de PowerPoint, no necesitas un software especial para ver PDFs, ya que muchas aplicaciones y navegadores lo soportan.
• Seguridad: Los archivos PDF pueden ser protegidos con contraseña, lo que añade una capa extra de seguridad a tu presentación y hace que sea más seguro compartir información sensible.
• Integridad: La conversión a PDF asegura que tu presentación se verá igual para todos, y no habrá cambios en la fuente, diseño o diseño.
• Reducción de tamaño: Los archivos PDF a menudo ocupan menos espacio de almacenamiento que los archivos de PowerPoint, lo que los hace más fáciles de compartir por correo electrónico u otros servicios en la nube.

Una guía paso a paso para guardar una presentación como un PDF

Ahora, veamos el proceso paso a paso sobre cómo puedes guardar tu presentación de PowerPoint 2016 como un documento PDF. Sigue estas instrucciones para una conversión exitosa:

Paso 1: Abre tu presentación

El primer paso es abrir tu aplicación de PowerPoint 2016. Inicia el programa desde tu computadora y luego abre el archivo de presentación que deseas convertir a PDF. Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas para acceder a la vista Backstage, donde puedes gestionar tus archivos.

Paso 2: Elige la opción “Guardar como”

Una vez que estás en la vista Backstage, busca la opción Guardar como. Esta opción te permite guardar una copia de tu archivo en un formato diferente, como PDF. Después de hacer clic en Guardar como, se te mostrarán diferentes ubicaciones donde puedes guardar tu archivo. Elige una ubicación que se ajuste mejor a tus necesidades, como tu computadora o una opción de almacenamiento en la nube.

Paso 3: Selecciona el formato de archivo PDF

Después de elegir la ubicación, necesitarás elegir el formato en el que deseas guardar tu archivo. En este caso, lo estás guardando como un PDF. En el cuadro de diálogo que aparece, verás un menú desplegable junto al campo Guardar como tipo:. Haz clic en este menú y desplázate hacia abajo para encontrar y seleccionar PDF de la lista de tipos de archivos.

Paso 4: Ajusta la configuración si es necesario

Antes de guardar el archivo, tienes la opción de ajustar algunas configuraciones. Notarás que el cuadro de diálogo Guardar como tiene un botón de Opciones. Al hacer clic en esto, puedes personalizar aún más tu PDF. Por ejemplo:

• Puedes elegir guardar todas las diapositivas o solo la diapositiva actual.
• Puedes elegir incluir cualquier diapositiva oculta en el PDF.
• Puedes decidir si deseas incluir páginas de notas y documentos en tu PDF.

Ajusta estas configuraciones de acuerdo a tus necesidades específicas. Una vez que hayas hecho tus elecciones, haz clic en OK para regresar al cuadro de diálogo Guardar como.

Paso 5: Guarda tu archivo

Después de ajustar las configuraciones, estás listo para guardar tu archivo como un PDF. Simplemente haz clic en el botón Guardar. PowerPoint ahora convertirá tu presentación en un archivo PDF, manteniendo el aspecto de tus diapositivas igual que en el formato original.

Paso 6: Verifica el archivo PDF

Después de guardar, ve a la ubicación donde guardaste el archivo PDF. Ábrelo usando un lector de PDF para asegurarte de que el documento aparezca como se esperaba. Querrás verificar que el diseño, las fuentes y cualquier contenido incrustado, como gráficos o imágenes, se visualicen correctamente, tal como en tu presentación de PowerPoint inicial.

Consejos e ideas adicionales

Aunque los pasos básicos anteriores cubren el proceso de guardar tu presentación como un PDF, aquí hay algunos consejos e ideas adicionales para mejorar tu experiencia de conversión a PDF:

• Mantén el archivo original: Siempre es prudente mantener tu archivo de PowerPoint original sin alterar, especialmente si planeas realizar alguna edición o actualización en el futuro. El PDF puede compartirse para fines de visualización, mientras que el PPT original sirve como tu versión editable.
• Convenciones de nomenclatura de archivos: Presta atención a cómo nombrar tu PDF final. Elige un nombre claro y descriptivo para encontrar fácilmente tus archivos más tarde. Si se necesitan múltiples versiones, considera incluir una fecha o número de versión.
• Verifica problemas de compatibilidad: Aunque es raro, a veces pueden ocurrir discrepancias en las fuentes o en el formato. Revisa el archivo PDF a fondo para asegurar la completa precisión y consistencia con tu presentación original.

Conclusión

Como se muestra en esta guía, guardar una presentación como un PDF en PowerPoint 2016 es un proceso sencillo. Al convertir tus diapositivas a este formato aceptado universalmente, la presentación se hace fácilmente compartible mientras se preserva su diseño original y estructuras de contenido. El PDF proporciona una forma confiable para que los destinatarios vean la presentación tal como se pretendía, sin importar qué plataforma o herramienta utilicen. Usando estos pasos, puedes fácilmente convertir tu presentación de PowerPoint en un documento PDF mientras mantienes el profesionalismo y garantizas la accesibilidad.

  Comparte este artículo

Si encuentras algo incorrecto en el contenido del artículo, puedes solicitar una actualización