Office 2021 में सेव न किए गए दस्तावेज़ों को कैसे पुनर्प्राप्त करें

संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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तेजी से बदलती डिजिटल दुनिया में, सेव न किए गए दस्तावेज़ों का खो जाना सबसे निराशाजनक घटनाओं में से एक हो सकता है जिसका सामना कोई भी कर सकता है। चाहे वह अनियोजित पावर कट, सिस्टम क्रैश, या आकस्मिक शटडाउन के कारण हो, न सहेजे गए दस्तावेज़ हमेशा के लिए खो जाने जैसे लग सकते हैं। हालांकि, Microsoft Office 2021 उपयोगकर्ताओं को सेव न किए गए दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करने में सहायता के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करता है। यह गाइड आपको इन दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करने के तरीकों से परिचित कराएगी, सरल और स्पष्ट निर्देश प्रदान करती है।

समझें कि डेटा हानि क्यों होती है

पुनर्प्राप्ति विधियों में जाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि Microsoft Office में डेटा हानि क्यों हो सकती है। यहाँ कुछ आम कारण हैं:

• बिजली कटौती: अचानक बिजली कटौती सहेजने की प्रक्रिया में बाधा डाल सकती है।
• सॉफ़्टवेयर क्रैश: कभी-कभी, वर्ड, एक्सेल, पावरपॉइंट, या अन्य ऑफिस ऐप क्रैश हो सकते हैं।
• उपयोगकर्ता त्रुटि: कभी-कभी, उपयोगकर्ता गलती से दस्तावेज़ को बिना सहेजे बंद कर सकते हैं।
• सिस्टम विफलता: ऑपरेटिंग सिस्टम बग या विफलताएं भी सहेजे नहीं गए काम के नुकसान का कारण बन सकती हैं।

ऑटोरिकवरी और ऑटोसिव फीचर्स

Microsoft Office अनुप्रयोगों में उपयोगी सुविधा ऑटोरिकवर और ऑटोसिव शामिल हैं, जो डेटा हानि को कम करने का प्रयास करते हैं। यह ऐसे काम करते हैं:

ऑटोरिकवरी

ऑटोरिकवर एक सुविधा है जो आपके दस्तावेज़ की अस्थायी प्रतियों को समय-समय पर सहेजती है जैसे आप उस पर काम कर रहे होते हैं। इसका अर्थ है कि अगर प्रोग्राम बंद हो जाता है, तो आपके पास ऑटो-सहेजी गई संस्करण से अपने काम को पुनः प्राप्त करने का मौका होता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह सुविधा सक्षम होती है, जो आपके काम को हर दस मिनट में सहेजती है। यहाँ यह जांचने या समयांतराल को समायोजित करने का तरीका है:

1. Microsoft Office 2021 एप्लिकेशन (वर्ड, एक्सेल, आदि) खोलें।
2. फ़ाइल > विकल्प पर जाएं।
3. पॉप-अप विंडो में, बाएं साइडबार से सहेजें का चयन करें।
4. हर x मिनट में ऑटोरिकवर जानकारी सहेजें विकल्प की तलाश करें और आवश्यकता अनुसार समायोजित करें।

ऑटोसिव

ऑटोसिव सुविधा अधिक उन्नत है, क्योंकि यह आपके काम को स्वचालित रूप से सहेजती है। हालांकि, यह केवल उपलब्ध होती है यदि आपका ऑफ़िस दस्तावेज़ OneDrive या SharePoint पर संग्रहीत होता है। जब सक्रिय होती है, तो परिवर्तन तुरंत क्लाउड में सहेजे जाते हैं, जिससे नुकसान रोका जा सकता है। सुनिश्चित करें कि ऑटोसिव सक्रिय हो, अपनी विंडो के शीर्ष बाएँ में फ़ाइल नाम के पास टॉगल जांचें।

ऑफिस 2021 में सेव न की गई फाइल्स को पुनर्प्राप्त करें

अब, आइए सीखते हैं कि Microsoft Office 2021 द्वारा प्रदान की गई विभिन्न विधियों का उपयोग करके अपने सेव न किए गए दस्तावेज़ों को वास्तव में कैसे पुनर्प्राप्त करें।

विधि 1: हाल की फ़ाइलों का उपयोग करके सेव न किए गए दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करें

अधिकांश ऑफिस ऐप्लिकेशन आपकी हाल की फ़ाइलों को ट्रैक करते हैं और इस सूची से सेव न किए गए परिवर्तनों या फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने का एक विकल्प प्रदान करते हैं। इसे करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. ऑफिस एप्लिकेशन खोलें जहां दस्तावेज़ सेव नहीं हुआ था (वर्ड, एक्सेल, या पावरपॉइंट)।
2. फ़ाइल पर क्लिक करें।
3. पैनल में खोलें का चयन करें।
4. हाल में खोली गई दस्तावेज़ों की सूची देखने के लिए हाल में खोली गई दस्तावेज़ों की सूची पर क्लिक करें।
5. सूची के नीचे, सेव न किए गए दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त करें की तलाश करें। गैर-सेव की गई फ़ाइलें देखने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।
6. वह फ़ाइल चुनें जिसे आप पुनः प्राप्त करना चाहते हैं, फिर खोलें पर क्लिक करें।
7. इसे फिर से खोने से बचाने के लिए इसे तुरंत सहेजना याद रखें!

विधि 2: ऑटोरिकवर फ़ाइल स्थान की जाँच करें

यदि उपरोक्त विधि काम नहीं करती है, तो आप सीधे ऑटोरिकवर फ़ाइल स्थान की जाँच कर सकते हैं:

1. संबंधित एप्लिकेशन खोलें।
2. फ़ाइल > विकल्प पर जाएं।
3. मेनू से सहेजें का चयन करें।
4. विंडो में, ऑटोरिकवर फ़ाइल स्थान खोजें।
5. फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग करके इस स्थान पर जाएं।
6. इस फ़ोल्डर में, वर्ड दस्तावेजों के लिए .asd जैसी एक्सटेंशन वाली मौजूदा ऑटोरिकवर फ़ाइलों की तलाश करें।
7. डेटा हानि को रोकने के लिए फ़ाइलों को खोलें और सहेजें।

विधि 3: दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति फलक का उपयोग करें

यदि आपका प्रोग्राम अभी क्रैश हुआ, तो जब आप अगली बार ऑफिस एप्लिकेशन खोलेंगे तो आप दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति फलक देख सकते हैं:

1. जांचें कि जब आप अपने ऑफिस विंडो को फिर से खोलते हैं तो क्या किसी फलक को बाईं ओर दिखाई देती है।
2. यहाँ, Microsoft Office दस्तावेज़ों को पुनर्प्राप्त जैसे नामों के तहत सूचीबद्ध कर सकता है।
3. फ़ाइलों का चयन करें और सुरक्षा के लिए उन्हें अपनी पसंदीदा जगह पर सहेज लें।

अतिरिक्त सुझाव और सर्वोत्तम प्रथाएँ

हालांकि उपरोक्त चरण मुख्यतः पुनर्प्राप्ति को कवर करते हैं, अच्छी सहेजने की प्रथाओं को लागू करना भी आपको इन्हें करने की परेशानी से बचा सकता है:

• क्लाउड सेविंग: हमेशा महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक क्लाउड सेवा पर सहेजें। OneDrive जैसी क्लाउड स्टोरेज में फ़ाइलें रखने से सुनिश्चित होता है कि वे सुरक्षित हैं और किसी भी डिवाइस से एक्सेस की जा सकती हैं।
• नियमित बैकअप: अपनी दस्तावेज़ों का नियमित रूप से बैकअप बनाएँ, जैसे कि एक बाहरी हार्ड ड्राइव के साथ।
• बार-बार सहेजना: हर कुछ मिनटों में Ctrl+S (Mac पर Cmd+S) दबाने की आदत बनाएं।
• ऑटोसिव को सक्षम करें: सक्रिय दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति के लिए हमेशा ऑटोसिव चालू रखें, विशेष रूप से Office 365 का उपयोग करते समय।

निष्कर्ष

Microsoft Office 2021 में सेव न किए गए दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करना ऑटोरिकवरी और विभिन्न इनबिल्ट फीचर्स के साथ आसान हो गया है। इन फीचर्स को समझना, साथ ही सक्रिय सहेजने की आदतें, उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलों का प्रभावी प्रबंधन करने और संभावित डेटा हानि को कम करने में सक्षम बना सकती हैं। हमेशा याद रखें कि अप्रत्याशित शटडाउन के अनुभव के तुरंत बाद पुनर्प्राप्ति विकल्पों की जाँच करें और ऐसे उदाहरणों से बचने के लिए अपना सॉफ़्टवेयर अपडेट रखें। इसके अलावा, कभी भी अपने बहुमूल्य डेटा को खोने के लिए अपने काम को सहेजने और बैकअप करने की आदत डालें।

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