Excel वर्कबुक को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर कार्यक्रमों में से एक है जिसका उपयोग डेटा प्रबंधन और जटिल गणनाएँ करने के लिए किया जाता है। यह व्यवसाय, शैक्षणिक और व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। चूंकि एक्सेल वर्कबुक में बहुत सारा संवेदनशील और मूल्यवान डेटा संग्रहीत होता है, इसलिए यह सुनिश्चित करना आवश्यक हो जाता है कि आपका डेटा सुरक्षित है। अपने एक्सेल वर्कबुक की सुरक्षा के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है पासवर्ड सेट करना। पासवर्ड सुरक्षा आपकी फ़ाइलों तक पहुंच को प्रतिबंधित करने में मदद करती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि केवल अधिकृत व्यक्ति ही उन्हें देख या संपादित कर सकें। इस गाइड में, हम आपको पासवर्ड के साथ एक्सेल वर्कबुक की सुरक्षा की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे।

एक्सेल पासवर्ड सुरक्षा को समझना

आगे बढ़ने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप एक्सेल वर्कबुक पर विभिन्न प्रकार के सुरक्षा स्तर लागू कर सकते हैं:

• वर्कबुक पासवर्ड: यह पासवर्ड वर्कबुक खोलने के लिए आवश्यक है। इसके बिना, उपयोगकर्ता किसी भी सामग्री तक पहुंच नहीं सकते।
• राइट प्रोटेक्शन पासवर्ड: यह उपयोगकर्ताओं को वर्कबुक को केवल पढ़ने के लिए खोलने की अनुमति देता है। यदि उपयोगकर्ता परिवर्तन करने का प्रयास करता है, तो उससे पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा।
• वर्कशीट या वर्कबुक संरचना सुरक्षा: उपयोगकर्ताओं को वर्कशीट या वर्कबुक संरचना में कोई परिवर्तन करने से रोकता है, जैसे शीट जोड़ना या हटाना।

एक्सेल वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए चरण

अपने एक्सेल वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए, आपको कुछ सरल चरणों का पालन करना होगा। ये चरण माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2016, 2019, 2021 और ऑफिस 365 संस्करणों पर लागू होते हैं:

एक्सेल वर्कबुक खोलें

पहला कदम उस एक्सेल वर्कबुक को खोलना है जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं। एक्सेल फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें, और यह एक्सेल एप्लिकेशन में खुल जाएगी।

फ़ाइल मेनू तक पहुँचें

एक बार जब आपका वर्कबुक खुला हो, तो अपनी एक्सेल एप्लिकेशन विंडो के ऊपरी-बाएँ कोने में जाएँ और फ़ाइल पर क्लिक करें। यह क्रिया फ़ाइल मेनू खोलेगी, जो आपके वर्कबुक से संबंधित विभिन्न विकल्प प्रदान करती है।

जानकारी विकल्प का चयन करें

फ़ाइल मेनू में, आपको बाएँ साइडबार में विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी। जानकारी पर क्लिक करें, जो आमतौर पर पहला विकल्प होता है। जानकारी अनुभाग आपको दस्तावेज़ और फ़ाइल सेटिंग्स के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

वर्कबुक विकल्प सुरक्षित करें

एक बार जब आप जानकारी अनुभाग में हों, तो आपको एक बटन दिखाई देगा जिस पर वर्कबुक सुरक्षित करें लिखा हुआ है। अपने वर्कबुक के लिए उपलब्ध सुरक्षा विकल्पों को देखने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।

पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें का चयन करें

वर्कबुक सुरक्षित करें विकल्प के तहत, पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें पर क्लिक करें। यह विकल्प आपको अपने वर्कबुक को एन्क्रिप्ट करने की अनुमति देता है, जिससे इसे केवल उन लोगों के लिए सुलभ बनाया जाता है जो पासवर्ड जानते हैं।

अपना पासवर्ड सेट करें

जब आप पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें का चयन करते हैं, तो एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जो आपको पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहेगा। एक मजबूत पासवर्ड चुनें जो अनुमान लगाना मुश्किल हो लेकिन आपको याद रखने में आसान हो। पाठ बॉक्स में अपना चुना हुआ पासवर्ड दर्ज करें।

सुरक्षा कारणों से, एक्सेल आपसे अपना पासवर्ड दोबारा दर्ज करके इसकी पुष्टि करने के लिए कहेगा। सुनिश्चित करें कि आप ठीक वही पासवर्ड टाइप करें और ठीक है पर क्लिक करें।

अपने परिवर्तन सहेजें

पासवर्ड सेट करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए आपके दस्तावेज़ को सहेजना महत्वपूर्ण है कि सुरक्षा सेटिंग्स लागू हों। ऐसा करने के लिए, बस Ctrl+S दबाएं या क्विक एक्सेस टूलबार में सहेजें आइकन पर क्लिक करें।

सुरक्षित पासवर्ड बनाने के लिए सुझाव

अपने एक्सेल वर्कबुक की प्रभावी ढंग से रक्षा करने के लिए एक मजबूत पासवर्ड बनाना महत्वपूर्ण है। सुरक्षित पासवर्ड सेट करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• बड़े और छोटे अक्षरों, संख्याओं और प्रतीकों का संयोजन का उपयोग करें।
• सामान्य शब्दों या आसानी से अनुमान लगाई जा सकने वाली जानकारी जैसे जन्मदिन का उपयोग करने से बचें।
• पासवर्ड की लंबाई कम से कम 12 वर्ण रखें।
• पासफ्रेज का उपयोग करने पर विचार करें, जो शब्दों का एक अनुक्रम है जिसे केवल आप समझ सकते हैं।

एक्सेल वर्कबुक से पासवर्ड कैसे हटाएं

यदि आपको अब अपने वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित करने की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे आसानी से हटा सकते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. वर्तमान पासवर्ड दर्ज करके पासवर्ड-सुरक्षित वर्कबुक खोलें।
2. फ़ाइल मेनू पर जाएं और जानकारी का चयन करें।
3. वर्कबुक सुरक्षित करें पर क्लिक करें और फिर पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें पर क्लिक करें।
4. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जो आपसे वर्तमान पासवर्ड के लिए पूछेगा। पासवर्ड को हाइलाइट करें और इसे हटा दें, जिससे फ़ील्ड खाली हो जाएगा।
5. ठीक है पर क्लिक करें और अपने वर्कबुक को सहेजें।

एक्सेल में पासवर्ड सुरक्षा सक्षम करने का उदाहरण

मान लीजिए कि आप एक वित्तीय रिपोर्ट प्रबंधित करते हैं जिसमें संवेदनशील क्लाइंट जानकारी होती है। गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए, आप एक्सेल वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित रखने का निर्णय लेते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. एक्सेल में अपनी वित्तीय रिपोर्ट खोलें।
2. ऊपरी-बाएँ कोने में फ़ाइल पर क्लिक करें।
3. जानकारी का चयन करें।
4. वर्कबुक सुरक्षित करें पर क्लिक करें और पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें चुनें।
5. एक मजबूत पासवर्ड दर्ज करें, जैसे "F!n4nc3Rpt2023", और इसकी पुष्टि करें।
6. ठीक है दबाएं और फिर Ctrl+S दबाकर अपना दस्तावेज़ सहेजें।

इन चरणों के साथ, आपकी वित्तीय रिपोर्ट अब पासवर्ड से सुरक्षित होगी, और केवल वे लोग जो पासवर्ड जानते हैं, उन्हें एक्सेस कर सकेंगे।

अतिरिक्त सुरक्षा उपाय

पासवर्ड सुरक्षा एक मजबूत सुरक्षा सुविधा है, लेकिन यह आपके एक्सेल वर्कबुक को सुरक्षित करने का केवल एक हिस्सा है। इन अतिरिक्त उपायों पर विचार करें:

• अपने वर्कबुक का बैकअप लें: हमेशा अपने महत्वपूर्ण वर्कबुक का बैकअप एक सुरक्षित स्थान पर रखें।
• फ़ाइल एन्क्रिप्शन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें: बढ़ी हुई सुरक्षा के लिए समर्पित फ़ाइल एन्क्रिप्शन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर विचार करें।
• अपने पासवर्ड को नियमित रूप से अपडेट करें: अनधिकृत पहुंच के जोखिम को कम करने के लिए अपने पासवर्ड को नियमित रूप से अपडेट करें।

निष्कर्ष

एक्सेल वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित करना आपके डेटा की सुरक्षा में एक महत्वपूर्ण कदम है। इस गाइड में उल्लिखित सरल चरणों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी संवेदनशील जानकारी सुरक्षित और गोपनीय बनी रहे। हमेशा मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड का उपयोग करना याद रखें और बेहतर सुरक्षा के लिए अतिरिक्त सुरक्षा उपायों पर विचार करें। सतर्क रहकर, आप अपने एक्सेल वर्कबुक को अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित रख सकते हैं।

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