Как защитить книгу в Excel 2016

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelРабочая тетрадьЗащитаБезопасностьПарольДанныеЭлектронная таблицаWindowsMacНастройки

Microsoft Excel 2016 — это мощный инструмент для управления, анализа и визуализации данных. Он предлагает широкий спектр функций, которые пользователи могут использовать для эффективной работы с данными. Одна из важных функций Excel — это возможность защиты книг. Защита книги важна для поддержания целостности и конфиденциальности данных, которые она содержит. Независимо от того, работаете ли вы с конфиденциальными данными или над совместным проектом, важно понимать, как защитить свою книгу Excel. Ниже мы подробно рассмотрим, как можно защитить книгу в Excel 2016, почему это необходимо и какие методы защиты доступны.

Понимание защиты книги

Прежде чем углубляться в подробности, важно понять, что такое защита книги в контексте Excel 2016. Защита книги — это функция, которая предотвращает внесение изменений в структуру вашей книги или доступ к содержимому. Excel 2016 позволяет защищать вашу книгу на разных уровнях, от защиты всей книги до защиты только отдельных листов или диапазонов ячеек в книге.

Типы защиты

• Защита структуры книги: Этот тип защиты предотвращает пользователей от внесения изменений в структуру книги, таких как перемещение, скрытие, удаление или добавление листов. Это полезно, когда вы хотите сохранить существующую компоновку книги.
• Защита рабочего листа: Этот процесс включает защиту содержимого рабочего листа, предотвращая редактирование, форматирование или удаление данных пользователями. Это особенно важно, когда определенные данные на листе должны оставаться неизменными.
• Защита диапазонов: Если вам нужно защитить только определенные диапазоны ячеек в рабочем листе, вы можете применить защиту к этим диапазонам. Это дает более детальный контроль над тем, что могут редактировать пользователи.

Шаги по защите книги в Excel 2016

Теперь, когда мы понимаем важность защиты книги, давайте обсудим шаги, которые вы можете выполнить, чтобы защитить книгу Excel 2016. Вы можете использовать встроенные функции Excel для установки различных уровней защиты. Мы рассмотрим каждый метод пошагово.

Защита всей структуры книги

1. Откройте книгу Excel, которую хотите защитить.
2. Щелкните вкладку Обзор на ленте Excel.
3. На вкладке Обзор найдите кнопку Защитить книгу. Щелкните ее.
4. Появится диалоговое окно, показывающее параметры "Защита структуры и окон".
5. Убедитесь, что флажок Структура установлен. Вы также можете выбрать защиту окон, но это необязательный шаг.
6. При необходимости введите пароль, чтобы только авторизованные пользователи могли отключить защиту. При этом вам потребуется ввести пароль еще раз для подтверждения.
7. Нажмите ОК, чтобы применить защиту.

После защиты структуры книги пользователи не смогут добавлять, удалять или изменять порядок листов в книге.

Защита рабочего листа

1. Выберите рабочий лист, который хотите защитить.
2. Перейдите на вкладку Обзор на ленте Excel.
3. В группе Изменения щелкните Защитить лист.
4. В появившемся диалоговом окне можно установить определенные параметры защиты. Вы можете разрешить пользователям выбирать заблокированные ячейки, выбирать разблокированные ячейки или выполнять другие операции, такие как сортировка или форматирование ячеек.
5. При необходимости введите пароль и подтвердите его при запросе.
6. Нажмите ОК, чтобы применить защиту.

Защитив рабочий лист, вы можете разрешить только те операции, которые вы указали в диалоговом окне, чтобы пользователи могли выполнять действия на листе.

Защита отдельных диапазонов

1. Начните с выделения диапазона ячеек, который хотите защитить.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделению и выберите Формат ячеек.
3. В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Защита.
4. Если вы хотите защитить ячейки, убедитесь, что опция Заблокировано отмечена. По умолчанию все ячейки заблокированы, однако это становится эффективным только при защите листа.
5. Далее перейдите на вкладку Обзор и нажмите Разрешить пользователям редактировать диапазоны.
6. Откроется новое диалоговое окно, нажмите Новый, чтобы разрешить пользователям редактировать определенные категории, если это необходимо.
7. Установите ограничения, установите разрешения и, если хотите, защитите паролем.
8. После установки разрешений нажмите Применить.
9. Наконец, сохраните рабочий лист, как описано в предыдущем разделе, чтобы применить эти настройки.

С помощью этих шагов только авторизованные пользователи смогут редактировать указанные диапазоны, в то время как другие части вашего рабочего листа останутся защищенными.

Расширенные параметры безопасности

Excel 2016 также позволяет пользователям использовать расширенные настройки безопасности для защиты своих книг, такие как шифрование с помощью цифровой подписи и пароля. Давайте посмотрим на эти расширенные параметры:

Шифрование книги с паролем

1. Откройте книгу, которую хотите зашифровать.
2. Перейдите в меню Файл, затем выберите Сведения.
3. Нажмите Защитить книгу, чтобы развернуть меню.
4. Выберите Зашифровать с помощью пароля.
5. Введите пароль в диалоговом окне Шифрование и подтвердите его при запросе.
6. Нажмите ОК, чтобы зашифровать книгу.

Шифрование книги с паролем гарантирует, что только пользователи с правильным паролем могут открыть файл. Важно помнить пароль или хранить его в надежном месте, так как его потеря означает потерю доступа к книге.

Добавление цифровой подписи

Добавление цифровой подписи в книгу Excel — это еще один способ защитить и подтвердить подлинность вашего документа. Вот как это сделать:

1. Перейдите в меню Файл, затем нажмите Сведения.
2. Выберите Защитить книгу, затем выберите Добавить цифровую подпись.
3. Появится диалоговое окно. Следуйте указаниям, чтобы добавить цифровой сертификат. Возможно, вам потребуется цифровой сертификат, прежде чем вы сможете завершить этот шаг.
4. После этого сохраните книгу, чтобы сохранить цифровую подпись.

Цифровые подписи обеспечивают дополнительный уровень защиты, гарантируя, что в документ не внесены изменения после его подписания.

Лучшие практики для защиты книг

В дополнение к вышеупомянутым шагам, вот некоторые дополнительные рекомендации для обеспечения максимальной безопасности ваших книг Excel:

• Регулярно создавайте резервные копии данных: Наличие резервной копии гарантирует, что вы не потеряете данные из-за повреждения или несанкционированных изменений.
• Используйте сложные пароли: При защите книги паролем используйте надежные, сложные пароли, которые сложно угадать.
• Контролируйте доступ: Делитесь книгой только с надежными людьми и устанавливайте четкие параметры доступа.
• Поддерживайте программное обеспечение в актуальном состоянии: Убедитесь, что ваше программное обеспечение Excel 2016 и связанные с ним функции безопасности обновлены.

Следуя этим рекомендациям, вы можете значительно повысить безопасность ваших книг Excel.

Заключение

Защита книг — это бесценная функция Excel 2016, которая помогает обеспечить безопасность данных и поддерживает их целостность. Независимо от того, защищаете ли вы структуру книги, конкретные рабочие листы или предопределенные диапазоны, понимание применения этих защит обеспечивает безопасность ваших данных. Используя расширенные функции, такие как шифрование и цифровые подписи, вы можете еще больше повысить конфиденциальность и подлинность ваших документов Excel.

В конечном итоге, внедрив эти методы и лучшие практики, вы не только защитите свою работу, но и получите спокойствие, зная, что ваши данные защищены от несанкционированного доступа и изменений. Знание, как обеспечивать безопасность книг Excel, является важным навыком, особенно в средах, где часто обрабатываются и передаются конфиденциальные данные.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление