Excel 2016 में एक वर्कबुक की सुरक्षा कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Excel 2016 एक शक्तिशाली उपकरण है जो डेटा प्रबंधन, विश्लेषण और दृश्यता के लिए उपयोग किया जाता है। यह उपयोगकर्ताओं को उनके डेटा के साथ प्रभावी ढंग से काम करने की सुविधा प्रदान करने के लिए सुविधाओं की एक विस्तृत श्रृंखला पेश करता है। Excel की एक महत्वपूर्ण विशेषता वर्कबुक की सुरक्षा करने की क्षमता है। वर्कबुक की सुरक्षा करने से इसमें निहित डेटा की अखंडता और गोपनीयता बनाए रखना जरूरी होता है। चाहे आप संवेदनशील डेटा के साथ काम कर रहे हों या सहयोगात्मक परियोजना पर, यह समझना महत्वपूर्ण हो सकता है कि आप अपने Excel वर्कबुक की सुरक्षा कैसे कर सकते हैं। नीचे हम विस्तार से बताएंगे कि आप Excel 2016 में एक वर्कबुक की सुरक्षा कैसे कर सकते हैं, ऐसा करना क्यों आवश्यक है, और सुरक्षा के लिए विभिन्न विधियाँ उपलब्ध हैं।

वर्कबुक सुरक्षा की समझ

कैसे करें में जाने से पहले, यह समझना जरूरी है कि Excel 2016 के संदर्भ में वर्कबुक सुरक्षा का मतलब क्या है। वर्कबुक सुरक्षा एक सुविधा है जो दूसरों को आपकी वर्कबुक की संरचना में बदलाव करने या सामग्री की पहुँच से रोकती है। Excel 2016 आपको अपनी वर्कबुक को अलग स्तरों पर सुरक्षित करने की अनुमति देता है, पूरी वर्कबुक की सुरक्षा से लेकर केवल वर्कबुक के भीतर की विशिष्ट शीट्स या सेल्स की श्रृंखला के सुरक्षा तक।

सुरक्षा के प्रकार

• वर्कबुक संरचना की सुरक्षा: यह सुरक्षा प्रकार उपयोगकर्ताओं को वर्कबुक की संरचना बदलने से रोकती है, जैसे कि शीट्स को स्थानांतरित करना, छिपाना, हटाना, या जोड़ना। यह तब उपयोगी होता है जब आप वर्कबुक के मौजूदा लेआउट को बनाए रखना चाहते हैं।
• वर्कशीट की सुरक्षा: इसमें वर्कशीट की सामग्री की सुरक्षा शामिल होती है, जिससे उपयोगकर्ता डेटा को संपादित, फ़ॉर्मेट या हटाने से रोका जाता है। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब एक शीट पर विशिष्ट डेटा अपरिवर्तित रहना आवश्यक होता है।
• श्रेणियों की सुरक्षा: जब आपको एक वर्कशीट में केवल विशिष्ट सेल्स की श्रेणियों की सुरक्षा करने की आवश्यकता होती है, तो आप उन श्रेणियों पर सुरक्षा लागू कर सकते हैं। यह उपयोगकर्ताओं के संपादन पर अधिक सूक्ष्म नियंत्रण प्रदान करता है।

Excel 2016 में एक वर्कबुक की सुरक्षा के कदम

अब जब हमने वर्कबुक की सुरक्षा के महत्व को समझ लिया है, चलिए उन कदमों पर चर्चा करते हैं जिनका अनुसरण करके आप अपने Excel 2016 वर्कबुक की सुरक्षा कर सकते हैं। आप Excel की बिल्ट-इन सुविधाओं का उपयोग करके विभिन्न स्तरों की सुरक्षा सेट कर सकते हैं। हम प्रत्येक विधि को चरण-दर-चरण देखेंगे।

पूरी वर्कबुक संरचना की सुरक्षा

1. उस Excel वर्कबुक को खोलें जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
2. Excel रिबन में रिव्यू टैब पर क्लिक करें।
3. रिव्यू टैब में, प्रोटेक्ट वर्कबुक बटन खोजें। इस पर क्लिक करें।
4. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा जिसमें "सुरक्षित संरचना और विंडो" विकल्प होंगे।
5. श्रृंखला चेकबॉक्स को सुनिश्चित करें। हालांकि यह वैकल्पिक है, आप विंडो को भी सुरक्षा कर सकते हैं।
6. अगर आप चाहते हैं, तो संरक्षण को अक्षम करने के लिए केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं को पासवर्ड डालें। ऐसा करते समय आपको संकेत पर अपना पासवर्ड पुनः डालकर पुष्टि करनी होगी।
7. सुरक्षा लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

एक बार वर्कबुक संरचना सुरक्षित हो जाने के बाद, उपयोगकर्ता वर्कबुक में शीट्स जोड़ने, हटाने या पुनः व्यवस्थित करने में सक्षम नहीं होंगे।

वर्कशीट की सुरक्षा

1. जिस वर्कशीट को आप सुरक्षित करना चाहते हैं उसे चुनें।
2. Excel रिबन में रिव्यू टैब पर जाएं।
3. चीजें समूह में, प्रोटेक्ट शीट पर क्लिक करें।
4. उस संवाद बॉक्स में जो प्रकट होता है, आप सुरक्षा के लिए विशिष्ट विकल्प सेट कर सकते हैं। आप उपयोगकर्ताओं को लॉक किए गए सेल्स चुनने, अनलॉक किए गए सेल्स चुनने, या अन्य ऑपरेशन जैसे कि सेल्स को संगठित या फ़ॉर्मेट करने की अनुमति दे सकते हैं।
5. अगर चाहें, तो पासवर्ड डालें और संकेत पर उसे पुनः पुष्टि करें।
6. सुरक्षा लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

एक वर्कशीट की सुरक्षा करके, केवल वे फ़ॉर्मेट और ऑपरेशन जिन्हें आप संवाद बॉक्स में अनुमति देते हैं, उपयोगकर्ता द्वारा एक्सेस की गई शीट पर किया जा सकेगा।

विशिष्ट श्रेणियों की सुरक्षा

1. सर्वप्रथम उन सेल्स की श्रेणियों का चयन करें जिन्हें आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
2. चयन पर राइट-क्लिक करें, और Format Cells चुनें।
3. Format Cells संवाद में, प्रोटेक्शन टैब पर जाएं।
4. अगर आप सेल्स की सुरक्षा करना चाहते हैं, तो Locked विकल्प को चेक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी सेल्स लॉक हैं; हालांकि, ये केवल जब वर्कशीट सुरक्षित होती है, तभी प्रभावी होता है।
5. अब, रिव्यू टैब पर जाएं और Allow users to edit ranges पर क्लिक करें।
6. एक नया संवाद खुलेगा, अगर आवश्यक हो तो उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट श्रेणियाँ संपादित करने की अनुमति देने के लिए New पर क्लिक करें।
7. सीमा सेट करें, अनुमतियाँ सेट करें, और चाहें तो उसे पासवर्ड से सुरक्षित करें।
8. अनुमतियाँ सेट करने के बाद, Apply पर क्लिक करें।
9. आखिर में, इन सेटिंग्स को लागू करने के लिए पिछले अनुभाग में वर्णित अनुसार वर्कशीट को बचाएं।

इन कदमों के द्वारा, केवल अधिकृत उपयोगकर्ता निर्दिष्ट श्रेणियों को संपादित कर सकते हैं, जबकि आपकी वर्कशीट के अन्य हिस्से सुरक्षित रहेंगे।

उन्नत सुरक्षा विकल्प

Excel 2016 उपयोगकर्ताओं को डिजिटल हस्ताक्षर और पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करके अपने वर्कबुक की सुरक्षा के लिए उन्नत सुरक्षा सेटिंग्स का उपयोग करने की अनुमति भी देता है। आइए इन उन्नत विकल्पों पर नज़र डालें:

पासवर्ड के साथ वर्कबुक को एन्क्रिप्ट करना

1. उस वर्कबुक को खोलें जिसे आप एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं।
2. फ़ाइल मेनू में जाएं, फिर जानकारी चुनें।
3. मेनू विस्तृत करने के लिए प्रोटेक्ट वर्कबुक पर क्लिक करें।
4. पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें चुनें।
5. एन्क्रिप्शन संवाद बॉक्स में पासवर्ड डालें और संकेत पर उसे पुनः पुष्टि करें।
6. वर्कबुक को एन्क्रिप्ट करने के लिए OK पर क्लिक करें।

पासवर्ड के साथ वर्कबुक एन्क्रिप्ट करना सुनिश्चित करता है कि केवल सही पासवर्ड वाले उपयोगकर्ता ही फाइल खोल सकते हैं। पासवर्ड को याद रखना या सुरक्षित रूप से स्टोर करना महत्वपूर्ण है क्योंकि इसे खोना वर्कबुक की पहुँच खोने का मतलब हो सकता है।

डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ना

अपने Excel वर्कबुक में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ना आपके दस्तावेज़ की सुरक्षा और प्रामाणिकता की पुष्टि करने का एक और तरीका है। इसे कैसे करें:

1. फ़ाइल मेनू में जाएं, फिर जानकारी पर क्लिक करें।
2. प्रोटेक्ट वर्कबुक चुनें, और फिर डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें चुनें।
3. एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा। एक डिजिटल प्रमाणपत्र जोड़ने के लिए संकेतों का पालन करें। इस चरण को पूरा करने के लिए आपको एक डिजिटल प्रमाणपत्र की आवश्यकता हो सकती है।
4. एक बार ये हो जाने पर, डिजिटल हस्ताक्षर को बनाए रखने के लिए अपनी वर्कबुक को सुरक्षित करें।

डिजिटल हस्ताक्षर, यह सुनिश्चित करते हुए अतिरिक्त सुरक्षा परत प्रदान करते हैं कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर होने के बाद कोई बदलाव नहीं किया गया।

वर्कबुक सुरक्षा के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

ऊपर दिए गए कदमों के अलावा, यहां कुछ अतिरिक्त सर्वोत्तम अभ्यास हैं जो आपके Excel वर्कबुक की अधिकतम सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए अपनाए जा सकते हैं:

• डेटा का नियमित बैकअप लें: बैकअप होने से यह सुनिश्चित होता है कि आप भ्रष्टाचार या अनधिकृत बदलावों के कारण डेटा नहीं खोएँगे।
• जटिल पासवर्ड का प्रयोग करें: अपनी वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित करते समय, मजबूत, जटिल पासवर्ड का उपयोग करें जिन्हें अनुमान लगाना कठिन हो।
• प्रवेश का नियंत्रण रखें: अपनी वर्कबुक केवल विश्वसनीय व्यक्तियों के साथ साझा करें और स्पष्ट प्रवेश नियंत्रण सेट करें।
• सॉफ़्टवेयर को अद्यतित रखें: सुनिश्चित करें कि आपका Excel 2016 सॉफ़्टवेयर और इससे जुड़े सुरक्षा सुविधाएँ अद्यतित हैं।

इन अभ्यासों का पालन करके, आप अपने Excel वर्कबुक के सुरक्षा को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकते हैं।

निष्कर्ष

वर्कबुक सुरक्षा Excel 2016 की एक अमूल्य विशेषता है जो आपके डेटा को सुरक्षित रखने और इसकी अखंडता बनाए रखने में मदद करती है। चाहे आप वर्कबुक संरचना, विशिष्ट वर्कशीट्स, या पूर्वनिर्धारित श्रेणियों की सुरक्षा कर रहे हों, इन सुरक्षा को कैसे लागू करें समझने से यह सुनिश्चित होता है कि आपका डेटा सुरक्षित रहता है। एन्क्रिप्शन और डिजिटल हस्ताक्षरों जैसी उन्नत विकल्पों का उपयोग करके, आप अपने Excel दस्तावेज़ों की गोपनीयता और प्रामाणिकता को और बढ़ा सकते हैं।

अंततः, इन विधियों और सर्वोत्तम अभ्यासों को लागू करने से न केवल आपके काम की सुरक्षा होती है, बल्कि यह मन की शांति भी प्रदान करता है यह जानते हुए कि आपका डेटा अनधिकृत पहुँच और परिवर्तनों से सुरक्षित है। Excel वर्कबुक को सुरक्षित रखने का ज्ञान एक आवश्यक कौशल है, विशेषकर उस वातावरण में जहाँ संवेदनशील डेटा का बार-बार संभालना और साझा किया जाता है।

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