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Cómo proteger un libro en Excel 2016
Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 2 Hace unas semanas
Microsoft Excel 2016 es una herramienta poderosa utilizada para gestionar, analizar y visualizar datos. Ofrece una amplia gama de funciones que los usuarios pueden utilizar para trabajar eficazmente con sus datos. Una función importante que ofrece Excel es la capacidad de proteger libros. Proteger un libro es esencial para mantener la integridad y confidencialidad de los datos que contiene. Ya sea que estés trabajando con datos sensibles o en un proyecto colaborativo, puede ser importante entender cómo proteger tu libro de Excel. A continuación, exploraremos en detalle cómo puedes proteger un libro en Excel 2016, por qué es necesario hacerlo y los diferentes métodos disponibles para la protección.
Entendiendo la protección del libro
Antes de profundizar en el cómo, es importante entender qué significa la protección de libros en el contexto de Excel 2016. La protección de libros es una función que impide que otros realicen cambios en la estructura de tu libro o accedan al contenido. Excel 2016 te permite proteger tu libro en diferentes niveles, desde proteger todo el libro hasta proteger solo hojas específicas o rangos de celdas dentro del libro.
Tipos de protección
- Proteger la estructura del libro: Este tipo de protección evita que los usuarios realicen cambios en la estructura del libro, como mover, ocultar, eliminar o agregar hojas. Esto es útil cuando deseas conservar el diseño existente del libro.
- Proteger una hoja de cálculo: Esto implica proteger el contenido de una hoja de cálculo, previniendo que los usuarios editen, formateen o eliminen datos. Esto es especialmente útil cuando datos específicos en una hoja deben permanecer sin cambios.
- Proteger rangos: Cuando necesitas proteger solo rangos específicos de celdas dentro de una hoja de cálculo, puedes aplicar protección a esos rangos. Esto te da un control más detallado sobre lo que los usuarios pueden editar.
Pasos para proteger un libro en Excel 2016
Ahora que entendemos la importancia de proteger un libro, discutamos los pasos que puedes seguir para proteger tu libro de Excel 2016. Puedes usar las funciones integradas de Excel para establecer diferentes niveles de protección. Veremos cada método paso a paso.
Protegiendo toda la estructura del libro
- Abre el libro de Excel que deseas proteger.
- Haz clic en la pestaña Revisar en la cinta de opciones de Excel.
- En la pestaña Revisar, encuentra el botón Proteger libro. Haz clic en él.
- Aparecerá un cuadro de diálogo mostrando las opciones de "Proteger estructura y ventanas".
- Asegúrate de que esté seleccionada la casilla Estructura. También puedes optar por proteger las ventanas, pero esto es opcional.
- Si lo deseas, introduce una contraseña para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan desactivar la protección. Al hacerlo, deberás confirmar introduciendo tu contraseña nuevamente cuando se te pida.
- Haz clic en Aceptar para aplicar la protección.
Una vez que la estructura del libro está protegida, los usuarios no podrán agregar, eliminar o reorganizar hojas en el libro.
Protegiendo una hoja de cálculo
- Selecciona la hoja de cálculo que deseas proteger.
- Ve a la pestaña Revisar en la cinta de opciones de Excel.
- En el grupo Cambios, haz clic en Proteger hoja.
- En el cuadro de diálogo que aparece, puedes establecer opciones específicas para la protección. Puede que quieras permitir a los usuarios seleccionar celdas bloqueadas, seleccionar celdas desbloqueadas o realizar otras operaciones como ordenar o formatear celdas.
- Introduce una contraseña si lo deseas y confírmala cuando se te pida.
- Haz clic en Aceptar para aplicar la protección.
Al proteger una hoja de cálculo, solo el formato y las operaciones que permitas en el cuadro de diálogo podrán ser realizadas por los usuarios que accedan a la hoja.
Protección de rangos específicos
- Comienza seleccionando el rango de celdas que deseas proteger.
- Haz clic derecho sobre la selección y elige Formato de celdas.
- En el cuadro de diálogo Formato de celdas, ve a la pestaña Protección.
- Si deseas proteger celdas, asegúrate de que esté marcada la opción Bloqueada. Por defecto, todas las celdas están bloqueadas; sin embargo, esto solo es efectivo cuando la hoja está protegida.
- A continuación, ve a la pestaña Revisar y haz clic en Permitir a los usuarios editar rangos.
- Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo, haz clic en Nuevo para permitir que los usuarios editen categorías específicas si es necesario.
- Establece límites, configura permisos y protégelo con contraseña si lo deseas.
- Después de establecer los permisos, haz clic en Aplicar.
- Finalmente, guarda la hoja como se describe en la sección anterior para aplicar estos ajustes.
Con estos pasos, solo los usuarios autorizados podrán editar los rangos especificados, mientras que las otras partes de tu hoja de cálculo permanecen protegidas.
Opciones avanzadas de seguridad
Excel 2016 también permite a los usuarios utilizar configuraciones de seguridad avanzadas para proteger sus libros, como encriptación con una firma digital y contraseña. Vamos a echar un vistazo a estas opciones avanzadas:
Encriptar un libro con una contraseña
- Abre el libro que deseas encriptar.
- Ve al menú Archivo, luego elige Información.
- Haz clic en Proteger libro para expandir el menú.
- Selecciona Encriptar con contraseña.
- Introduce la contraseña en el cuadro de diálogo de Encriptación y confírmala cuando se te pida.
- Haz clic en Aceptar para encriptar el libro.
Encriptar un libro con una contraseña asegura que solo los usuarios con la contraseña correcta puedan abrir el archivo. Es importante recordar la contraseña o guardarla de manera segura, porque perderla significa perder el acceso al libro.
Agregar una firma digital
Agregar una firma digital a tu libro de Excel es otra forma de proteger y verificar la autenticidad de tu documento. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
- Ve al menú Archivo, luego haz clic en Información.
- Selecciona Proteger libro, y luego selecciona Agregar firma digital.
- Aparecerá un cuadro de diálogo. Sigue las indicaciones para agregar un certificado digital. Puede que necesites un certificado digital antes de completar este paso.
- Una vez hecho eso, guarda tu libro para conservar la firma digital.
Las firmas digitales proporcionan una capa adicional de seguridad al asegurar que no se realicen cambios en el documento después de haber sido firmado.
Mejores prácticas para la protección de libros
Además de los pasos mencionados anteriormente, aquí tienes algunas prácticas adicionales para garantizar la máxima seguridad para tus libros de Excel:
- Haz copias de seguridad de los datos regularmente: Tener una copia de seguridad garantiza que no perderás datos debido a corrupciones o cambios no autorizados.
- Usa contraseñas complejas: Cuando protejas tu libro con una contraseña, utiliza contraseñas fuertes y complejas que sean difíciles de adivinar.
- Controla el acceso: Comparte tu libro solo con personas de confianza y establece controles de acceso claros.
- Mantén el software actualizado: Asegúrate de que tu software de Excel 2016 y sus funciones de seguridad asociadas estén actualizadas.
Siguiendo estas prácticas, puedes aumentar sustancialmente la seguridad de tus libros de Excel.
Conclusión
La protección de libros es una función invaluable de Excel 2016 que ayuda a mantener tus datos seguros y mantener su integridad. Ya sea protegiendo la estructura del libro, hojas de cálculo específicas o rangos predefinidos, entender cómo aplicar estas protecciones asegura que tus datos permanezcan seguros. Al usar opciones avanzadas como encriptación y firmas digitales, puedes mejorar aún más la confidencialidad y autenticidad de tus documentos de Excel.
En última instancia, implementar estos métodos y mejores prácticas no solo protege tu trabajo, sino que también proporciona tranquilidad al saber que tus datos están protegidos contra accesos no autorizados y modificaciones. Saber cómo mantener seguros los libros de Excel es una habilidad esencial, especialmente en entornos donde se manejan y comparten datos sensibles con frecuencia.
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