Как распечатать раздаточные материалы в Microsoft PowerPoint

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

MicrosoftPowerPointWindowsMacПечатьРаздаточные материалыПрезентацииАудиторияЗаметкиСлайдыФорматированиеНастройкаМакетыНастройка

Создание и печать раздаточных материалов в Microsoft PowerPoint — полезный навык, особенно если вам нужно поделиться слайды с аудиторией или предоставить информацию из вашей презентации. В этом руководстве мы шаг за шагом расскажем вам, как печатать раздаточные материалы. Мы охватим все, начиная с основ настройки ваших слайдов для печати, выбирая наиболее подходящий формат и макет в соответствии с вашими нуждами, до последнего шага — эффективного использования вашего принтера. Это руководство будет полезно как для начинающих, так и для опытных пользователей, которые хотят улучшить свои презентационные инструменты. Давайте приступим к подробному изучению того, как печатать раздаточные материалы в Microsoft PowerPoint.

Понимание раздаточных материалов в PowerPoint

Прежде чем приступить к деталям, важно понять, что такое раздаточные материалы PowerPoint. Раздаточный материал в PowerPoint — это печатная версия ваших слайдов, которая предоставляет вашей аудитории удобный способ следовать за презентацией, делать заметки или позднее просматривать информацию. Раздаточные материалы можно настроить так, чтобы включать несколько слайдов на страницу, что делает их эффективным способом представления детальной информации, не перегружая аудиторию избыточным количеством информации одновременно.

Пошаговый процесс печати раздаточных материалов

Шаг 1: Откройте свою презентацию PowerPoint

Первый шаг для печати вашего раздаточного материала — открыть файл презентации. Убедитесь, что все слайды окончательно подготовлены, потому что любые изменения, которые вы внесете после этого, не будут отражены в распечатанном раздаточном материале, если вы не распечатаете их заново.

Шаг 2: Получите доступ к меню печати

В PowerPoint перейдите в меню. В зависимости от версии PowerPoint, это будет либо вкладка Файл, либо Кнопка Office в верхнем левом углу экрана. Нажмите на нее и выберите Печать из выпадающего списка.

Шаг 3: Выберите макет печати

В меню печати вы увидите выпадающее меню с выбором макета печати или похожим. Нажмите это меню, чтобы увидеть доступные параметры для печати слайдов. Обычно эти параметры включают "Слайды", "Раздаточные материалы", "Страница заметок" и "Контур". Для раздаточных материалов выберите Раздаточные материалы.

Шаг 4: Выберите опцию раздаточного материала

После выбора "Раздаточные материалы" станут доступны дополнительные параметры. Вы можете выбрать количество слайдов для печати на каждой странице. Обычно выбираются следующие параметры:

• 1 слайд на страницу
• 2 слайда на страницу
• 3 слайда на страницу (это наиболее распространенный вариант для раздаточных материалов, предоставляющий место для рукописных заметок)
• 4, 6 или 9 слайдов на страницу

Выберите те слайды, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Если слайды содержат много информации, меньшее количество слайдов на странице может быть более читабельным. Напротив, если на слайдах мало контента, большее количество слайдов на страницу может сэкономить бумагу и чернила.

Шаг 5: Настройте раздаточные материалы (по желанию)

Перед печатью PowerPoint позволяет вам сделать дополнительные настройки раздаточного материала, включая добавление заголовков, нижних колонтитулов или номеров страниц. Это может быть необходимо для организации, особенно если презентация будет использоваться снова или ссылаться на нее позднее. Вы также можете настроить, будут ли слайды печататься в цвете или в градациях серого.

Для доступа к этим опциям найдите что-то вроде Редактировать заголовок/нижний колонтитул. Откроется диалоговое окно, где вы сможете сделать эти изменения.

Шаг 6: Установите свойства принтера

Далее убедитесь, что ваши настройки принтера настроены правильно. В меню печати будут доступны параметры выбора принтера по умолчанию, указания количества копий и настройки других параметров печати.

Если вам нужно корректировать настройки качества, дважды проверьте параметры размера бумаги и подавайте бумагу вручную, если необходимо. Настройте их в соответствии с вашими потребностями в печати, чтобы максимизировать качество, сохраняя при этом ресурсы.

Шаг 7: Печать

После того, как все настроено — ваш макет, настройки и настройки принтера — пришло время печатать! Нажмите Печать в меню Печать. Ваш принтер начнет печатать ваши раздаточные материалы в соответствии с вашими настройками.

Лучшие методы печати раздаточных материалов

Теперь, когда вы знаете, как печатать раздаточные материалы, давайте обсудим некоторые лучшие методы:

• Пересмотрите слайды: Перед печатью убедитесь, что все слайды окончательны. Перепечатки могут привести к трате бумаги.
• Используйте обе стороны: Если ваш принтер поддерживает двустороннюю печать, рассмотрите возможность печати с двух сторон, чтобы сэкономить бумагу.
• Печать в градациях серого: Сохраните цветные чернила, печатая в градациях серого, если только цвет не критичен для понимания содержимого слайда.
• Выберите соответствующий макет: Подумайте о вашей аудитории и контексте, чтобы выбрать наиболее эффективный макет для ваших раздаточных материалов.
• Используйте раздел заметок: Когда используете макет с 3-мя слайдами на странице, стимулируйте вовлеченность, выделяя раздел для заметок в ваших раздаточных материалах.

Приложения и преимущества печати раздаточных материалов

Использование раздаточных материалов может значительно улучшить вашу презентацию. Вот некоторые из основных преимуществ:

• Участие аудитории: Раздаточные материалы с разделом для заметок поощряют слушателей записывать свои мысли и вопросы, что приводит к более глубокой вовлеченности.
• Справочный материал: После презентации раздаточные материалы служат отличным справочным материалом, позволяя аудитории возвращаться к содержимому позднее без необходимости в цифровом устройстве.
• Доступность: Не все презентационные залы могут иметь или поддерживать цифровые экраны. Раздаточные материалы обеспечивают доступ к содержанию слайдов для всех, независимо от технических ограничений.

Устранение распространенных проблем

Хотя печать раздаточных материалов обычно проста, могут возникнуть проблемы. Вот некоторые из общих проблем и их возможные решения:

• Принтер не отвечает: Убедитесь, что ваше устройство правильно подключено к принтеру. Проверьте кабель, конфигурацию сети и перезагрузите, если это необходимо.
• Плохое качество печати: Убедитесь, что уровень чернил или тонера в вашем принтере достаточно, и что настройки принтера установлены на высокое качество, если есть проблемы с четкостью.
• Неправильный макет: Дважды проверьте параметры макета перед печатью. Иногда настройки возвращаются к значениям по умолчанию, и вам придется повторно выбрать нужный макет.
• Застревание бумаги: Убедитесь, что правильно загружен бумажный формат и что никакая бумага не блокирует путь подачи.

Заключение

Печать раздаточных материалов в PowerPoint — это бесценный инструмент для предоставления профессиональных презентаций и увеличения взаимодействия с аудиторией. Освоив функцию печати, докладчики могут убедиться, что их сообщения ясно переданы, а аудитория получает полезные ресурсы. Следуя предоставленным пошаговым инструкциям, а также лучшим методам и советам по устранению неполадок, вы теперь хорошо усвоили, как создавать эффективные, профессиональные раздаточные материалы для любой презентации. Помните, что раздаточные материалы следует настраивать в соответствии с потребностями вашей аудитории, и наслаждайтесь дополнительной глубиной и доступностью, которые предоставляют печатные раздаточные материалы.

Независимо от того, преподаете ли вы урок, проводите тренинг или выступаете на конференции, раздаточные материалы являются важным компонентом, обеспечивающим ясную коммуникацию и максимальную пользу вашей аудитории от ваших презентаций.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление