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如何在 Office 2021 中打印文档和演示文稿
已编辑 3 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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翻译更新 3 几周前
自从桌面打印机变得普遍以来，打印文档和演示文稿已成为办公室工作的基本需求。Microsoft Office 2021 在其打印功能中带来了新的变化以及一些熟悉的功能。本文旨在帮助您了解如何轻松地使用 Office 2021 打印文档和演示文稿，并详细讨论打印过程的各个方面。
准备您的文档以进行打印
在进入打印过程之前，我们来讨论一下您应该如何准备文档或演示文稿以获得最佳打印效果。您可以遵循以下一些初步步骤：
- 检查内容： 确保文档或演示文稿中的所有文本、图像和其他内容都是您想要的。检查内容是否有任何错别字或错误。
- 使用打印预览： Microsoft Office 2021 提供打印预览选项。查看文档或演示文稿在打印时的外观将帮助您避免意外。您可以通过打印选项访问此功能；它将向您展示分页和布局的小型查看器。
- 考虑布局： 如果您的文档或演示文稿跨越多个页面或幻灯片，请考虑顺序和布局。
- 设置页面边距和方向： 调整页面边距并选择最佳适合您文档最佳可读性的方向（纵向或横向）。
从 Microsoft Word 2021 打印
Microsoft Word 是最广泛使用的文字处理器之一。以下是如何从 Word 2021 打印文档的方法：
基本打印步骤
- 转到左上角的文件菜单。
- 从选项列表中选择打印。
- 打印窗格将打开。在这里您会看到几个选项：
- 在打印机标题下，从下拉菜单中选择要使用的打印机。
- 要决定要打印多少份文档，请选择份数。
- 如果要打印整个文档，请选择打印所有页面，或者如果只想打印某些页面，请选择特定选项。
- 根据需要调整其他设置，如页面范围、分类、方向、边距和缩放。
- 设置完所有内容后，点击打印按钮。
高级选项
Word 2021 还具有许多高级打印选项，以满足更特定的需求：
- 打印质量： 此选项允许您选择打印质量，具体可能取决于您的打印机的功能。
- 手动双面打印： 如果您的打印机不支持自动双面打印，您可以选择手动双面打印。
- 自定义打印质量： 您可以调整打印质量以获得最佳输出，考虑到图形和文本等因素。
从 Microsoft Excel 2021 打印
Excel 表格通常包含表格、图表和各种类型的数据，需要特定的打印设置：
打印工作表
- 点击文件菜单。
- 选择打印。您将看到打印窗格。
- 在打印机下拉菜单中选择您的打印机。
- 默认情况下，Excel 会打印活动工作表，但您可以通过调整设置来指定打印范围。
- 如果您的数据跨越多个页面，请使用视图选项卡下的页面布局来调整和决定要在每页上打印的数据。
- 选择页面方向、页面大小和其他符合您需求的设置。
- 点击打印以开始打印工作表。
打印整个工作簿
如果需要打印整个工作簿或特定的工作表，您可以：
- 如前所述打开打印菜单，并在打印窗格中的设置部分下，您将找到诸如打印整个工作簿或打印选定工作表的选项。
- 确保您要打印的所有工作表都已根据您的偏好设置。
- 再次调整与打印质量和页面布局相关的设置。常见调整可能包括缩放选项，以确保数据更好地适合页面。
从 Microsoft PowerPoint 2021 打印
PowerPoint 中的演示文稿通常是可视化的，打印它们可能需要仔细考虑。以下是如何从 PowerPoint 2021 打印幻灯片：
打印选项
- 转到文件菜单并点击打印。
- 首先，在打印机部分选择您的打印机。
- 决定是打印全页幻灯片、每页多张幻灯片、讲义还是备注页。这些选项在设置部分中可以找到。
- 设置您要打印的幻灯片。默认情况下，所有幻灯片都被选择，但如果需要，可以调整范围。
- 根据需要选择彩色、灰度或纯黑白。
- 最后，按打印按钮开始打印过程。
其他 PowerPoint 打印功能
- 打印布局： PowerPoint 允许您选择打印布局，例如讲义和备注页，在需要提供指导或除幻灯片之外的信息时非常有用。
- 收集副本： 如果您要打印多份，点击收集选项将创建多个完整集合。
解决常见的打印问题
有时打印并不像计划的那样进行。以下是常见问题以及解决它们的提示：
常见问题
- 找不到打印机： 确保您的打印机已正确连接并被计算机识别。确认打印机驱动程序是否安装正确。
- 打印质量差： 查看打印选项中的打印质量设置。如有必要，请确保打印机的墨水或碳粉输送没有中断。
- 纸张卡纸： 确保纸张被正确加载到打印机中，并确保纸张没有折痕或撕裂，以防止卡纸。
- 打印输出与预期不一致： 确保边距、方向和布局设置等所有方面都符合预期结果。
确保打印顺利的提示
- 定期更新打印机驱动程序： 更新的驱动程序可确保计算机与打印机之间的最佳兼容性和性能。
- 定期进行打印机维护： 遵循打印机的推荐维护程序将保持其良好状态。
- 使用正确的纸张和碳粉： 确保使用符合您打印需求的纸张和碳粉或墨水，以获得高质量的打印效果。
结论
了解如何在 Office 2021 中打印文档和演示文稿对于创建数字文件的纸质副本至关重要。无论您是学生、专业人士还是商务用户，了解可用的不同打印选项有助于您选择最适合您特定需求的方法。我们希望本指南已澄清涉及的过程，提供了一些常见问题的解决方案，并提高了您对使用 Office 2021 打印的整体理解。
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