Office 2021 में दस्तावेज़ और प्रस्तुतियाँ कैसे प्रिंट करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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जब से डेस्कटॉप प्रिंटर आम हो गए हैं, दस्तावेज़ और प्रस्तुतियाँ प्रिंट करना कार्यालय के काम के लिए एक मौलिक आवश्यकता बन गई है। Microsoft Office 2021 अपने प्रिंटिंग क्षमताओं में कुछ परिचित विशेषताओं के साथ नए बदलाव लाता है। यह लेख आपको यह समझने में मदद करने के लिए समर्पित है कि आप Office 2021 का उपयोग करके दस्तावेज़ और प्रस्तुतियाँ कैसे आसानी से प्रिंट कर सकते हैं, और हम प्रिंटिंग प्रक्रिया के विभिन्न पहलुओं पर विस्तार से चर्चा करेंगे।

प्रिंटिंग के लिए अपने दस्तावेज़ की तैयारी करना

प्रिंटिंग प्रक्रिया में आने से पहले, आइए चर्चा करते हैं कि सर्वोत्तम प्रिंटिंग परिणामों के लिए आपको अपना दस्तावेज़ या प्रस्तुति कैसे तैयार करना चाहिए। यहां कुछ प्रारंभिक कदम दिए गए हैं जिनका आप पालन कर सकते हैं:

• सामग्री की जाँच करें: सुनिश्चित करें कि आपके दस्तावेज़ या प्रस्तुति में सभी टेक्स्ट, चित्र और अन्य सामग्री वह है जो आप चाहते हैं। टाइपो या त्रुटियों के लिए अपनी सामग्री की समीक्षा करें।
• प्रिंट प्रीव्यू का उपयोग करें: Microsoft Office 2021 में प्रिंट प्रीव्यू विकल्प है। यह देखने से कि आपका दस्तावेज़ या प्रस्तुति मुद्रित होने पर कैसी दिखेगी, आपको आश्चर्य से बचने में मदद मिलेगी। आप इसे प्रिंट विकल्प के माध्यम से एक्सेस कर सकते हैं; यह आपको न्यूनीकरण और लेआउट का एक छोटा दृश्यदर्शक दिखाएगा।
• लेआउट पर विचार करें: यदि आपका दस्तावेज़ या प्रस्तुति कई पृष्ठों या स्लाइडों में फैला हुआ है, तो अनुक्रम और लेआउट के बारे में सोचें।
• पृष्ठ सीमाएँ और अभिविन्यास सेट करें: पृष्ठ सीमाएँ समायोजित करें और वह अभिविन्यास (पोर्ट्रेट या लैंडस्केप) चुनें जो आपके दस्तावेज़ के इष्टतम पठनीयता के लिए सबसे उपयुक्त हो।

Microsoft Word 2021 से प्रिंटिंग

Microsoft Word सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले वर्ड प्रोसेसर में से एक है। यहां बताया गया है कि आप Word 2021 से दस्तावेज़ कैसे प्रिंट कर सकते हैं:

मूलभूत प्रिंटिंग चरण

1. शीर्ष बाएँ कोने में फ़ाइल मेनू पर जाएँ।
2. विकल्पों की सूची से प्रिंट चुनें।
3. प्रिंट फलक खुल जाएगा। यहां आपको कई विकल्प दिखाई देंगे:
4. प्रिंटर शीर्षक के अंतर्गत ड्रॉपडाउन मेनू से उस प्रिंटर का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
5. आप कितने दस्तावेज़ की प्रतिलिपियाँ प्रिंट करना चाहते हैं, यह तय करने के लिए प्रतियाँ चुनें।
6. यदि आप संपूर्ण दस्तावेज़ प्रिंट करना चाहते हैं तो सभी पृष्ठ प्रिंट करें चुनें, या यदि आप केवल कुछ विशेष पृष्ठ प्रिंट करना चाहते हैं तो किसी विशिष्ट विकल्प का चयन करें।
7. आवश्यकतानुसार पृष्ठ रेंज, श्रृंखला, अभिविन्यास, मुद्राएँ, और स्केलिंग जैसी अन्य सेटिंग्स समायोजित करें।
8. एक बार आपके पास सब कुछ सेट हो जाने के बाद, प्रिंट बटन पर क्लिक करें।

उन्नत विकल्प

Word 2021 में विशेष आवश्यकताओं के अनुकूल कई उन्नत प्रिंटिंग विकल्प भी हैं:

• प्रिंट गुणवत्ता: यह विकल्प आपको प्रिंट गुणवत्ता चुनने की अनुमति देता है, जो आपके प्रिंटर की क्षमताओं के आधार पर भिन्न हो सकती है।
• मैनुअल डुप्लेक्स प्रिंटिंग: यदि आपका प्रिंटर स्वचालित डुप्लेक्स प्रिंटिंग का समर्थन नहीं करता है, तो आप मैन्युअल रूप से दोनों पक्षों पर प्रिंट करने का विकल्प चुन सकते हैं।
• कस्टम प्रिंट गुणवत्ता: आप ग्राफिक्स और टेक्स्ट जैसे कारकों को ध्यान में रखते हुए सर्वोत्तम आउटपुट प्राप्त करने के लिए प्रिंट गुणवत्ता समायोजित कर सकते हैं।

Microsoft Excel 2021 से प्रिंटिंग

Excel स्प्रेडशीट में अक्सर विशेष प्रिंटिंग सेटिंग्स की आवश्यकता वाले टेबल, चार्ट और विभिन्न प्रकार के डेटा होते हैं:

वर्कशीट प्रिंट करना

1. फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
2. प्रिंट चुनें। आपको प्रिंट फलक दिखाई देगा।
3. प्रिंटर ड्रॉपडाउन के अंतर्गत अपने प्रिंटर का चयन करें।
4. डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel सक्रिय कार्यपत्रिका प्रिंट करता है, लेकिन आप सेटिंग्स समायोजित करके प्रिंट रेंज निर्दिष्ट कर सकते हैं।
5. यदि आपका डेटा कई पृष्ठों में फैला हुआ है, तो प्रत्येक पृष्ठ पर आपके डेटा का विवरण और मात्रा को समायोजित और निर्णय लेने के लिए दृश्य टैब के अंतर्गत पृष्ठ लेआउट का उपयोग करें।
6. अपने आवश्यकताओं के अनुसार पृष्ठ अभिविन्यास, पृष्ठ आकार और अन्य सेटअप चुनें।
7. अपनी वर्कशीट प्रिंट करने के लिए प्रिंट क्लिक करें।

वर्कबुक प्रिंट करना

यदि आपको पूरी कार्यपुस्तिका या विशेष शीट प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो आप कर सकते हैं:

• ऊपर वर्णित प्रिंट मेनू खोलें और प्रिंट फलक में सेटिंग्स खंड के अंतर्गत, आपको पूरे वर्कबुक या चयनित शीट प्रिंट करें जैसे विकल्प मिलेंगे।
• सुनिश्चित करें कि आप जो शीट प्रिंट करना चाहते हैं वे अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार सेट हैं।
• फिर से, प्रिंट गुणवत्ता और पृष्ठ लेआउट से संबंधित सेटिंग्स समायोजित करें। सामान्य समायोजन में पृष्ठ पर डेटा को बेहतर तरीके से फिट सुनिश्चित करने के लिए स्केलिंग विकल्प शामिल हो सकते हैं।

Microsoft PowerPoint 2021 से प्रिंटिंग

PowerPoint में प्रस्तुतीकरण अक्सर दृश्य होते हैं और उन्हें प्रिंट करने के लिए सावधानीपूर्वक विचार-विमर्श की आवश्यकता हो सकती है। यहां बताया गया है कि आप PowerPoint 2021 से स्लाइड कैसे प्रिंट कर सकते हैं:

प्रिंटिंग विकल्प

1. फ़ाइल मेनू पर जाएँ और प्रिंट पर क्लिक करें।
2. पहले, प्रिंटर अनुभाग के अंतर्गत अपने प्रिंटर का चयन करें।
3. फुल पेज स्लाइड्स, प्रति पृष्ठ कई स्लाइड्स, हैंडआउट्स, या नोट्स पृष्ठ प्रिंट करने का निर्णय लें। ये विकल्प सेटिंग्स अनुभाग में मिलेंगे।
4. वे स्लाइड्स सेट करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी स्लाइड्स को चुना जाता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो आप रेंज समायोजित कर सकते हैं।
5. अपनी आवश्यकताओं के अनुसार रंग, ग्रेयस्केल, या शुद्ध काली और सफेद चुनें।
6. अंत में, प्रिंटिंग प्रक्रिया शुरू करने के लिए प्रिंट बटन दबाएं।

अतिरिक्त PowerPoint प्रिंटिंग सुविधाएँ

• प्रिंट लेआउट: PowerPoint आपको हैंडआउट्स और नोट्स पृष्ठ जैसे प्रिंट लेआउट चुनने की अनुमति देता है, जो बहुत उपयोगी होते हैं जब आपको स्लाइड्स के अलावा दिशा-निर्देश या अन्य जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होती है।
• एकत्रित प्रतियाँ: यदि आप एक से अधिक प्रतिलिपियाँ प्रिंट कर रहे हैं, तो इकट्ठा विकल्प पर क्लिक करने से कई पूरी सेट बन जाएंगे।

सामान्य प्रिंटिंग समस्याओं का निवारण

कभी-कभी प्रिंटिंग योजना के अनुसार नहीं होती है। यहाँ सामान्य समस्याएँ और उनके निवारण के लिए सुझाव दिए गए हैं:

सामान्य समस्याएं

• प्रिंटर नहीं मिला: सुनिश्चित करें कि आपका प्रिंटर ठीक से जुड़ा हुआ है और आपके कंप्यूटर द्वारा मान्यता प्राप्त है। पुष्टि करें कि प्रिंटर ड्राइवर सही तरीके से इंस्टॉल किए गए हैं।
• प्रिंट की गुणवत्ता खराब है: प्रिंट विकल्पों में प्रिंट गुणवत्ता सेटिंग जांचें। यदि आवश्यक हो तो सुनिश्चित करें कि आपके प्रिंटर की स्याही या टोनर वितरण में कोई रुकावट नहीं है।
• पेपर जाम: सुनिश्चित करें कि पेपर को प्रिंटर में ठीक से लोड किया गया है, और सुनिश्चित करें कि पेपर में कोई मोड़ या आंसू नहीं है, जो जाम का कारण बन सकता है।
• मुद्रित आउटपुट में असंगतियाँ: सुनिश्चित करें कि सभी पहलू जैसे सीमाएँ, अभिविन्यास और लेआउट सेटिंग्स आपके अपेक्षित परिणामों से मेल खाती हैं।

सुचारू प्रिंटिंग सुनिश्चित करने के लिए टिप्स

• प्रिंटर ड्राइवर नियमित रूप से अपडेट करें: अपडेटेड ड्राइवर आपके कंप्यूटर और प्रिंटर के बीच सर्वश्रेष्ठ संगतता और प्रदर्शन सुनिश्चित करते हैं।
• प्रिंटर का नियमित रखरखाव करें: आपके प्रिंटर की अनुशंसित रखरखाव दिनचर्या का पालन करने से यह अच्छी स्थिति में कार्य करता रहेगा।
• सही पेपर और टोनर का उपयोग करें: सुनिश्चित करें कि आप उस पेपर और टोनर या स्याही का उपयोग कर रहे हैं जो उच्च प्रिंट गुणवत्ता के लिए आपकी प्रिंटिंग आवश्यकताओं से मेल खाता हो।

निष्कर्ष

Office 2021 में दस्तावेज़ और प्रस्तुतियाँ प्रिंट करना जानना आपके डिजिटल फ़ाइलों की हार्ड प्रतियाँ बनाने के लिए आवश्यक है। चाहे आप छात्र हों, पेशेवर हों, या व्यापारिक उपयोगकर्ता हों, आपके लिए उपलब्ध विभिन्न प्रिंटिंग विकल्पों को समझना आपकी विशेष आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छा तरीका चुनने में आपकी मदद करता है। हमें उम्मीद है कि इस गाइड ने शामिल प्रक्रियाओं को स्पष्ट किया है, सामान्य समस्याओं के कुछ समाधान प्रदान किए हैं, और Office 2021 के साथ प्रिंटिंग की आपकी समग्र समझ को बढ़ाया है।

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