Como fazer uma mala direta no Word para Mac

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A mala direta é um recurso importante do Microsoft Word usado para criar documentos, como cartas, envelopes e etiquetas que são personalizados para cada destinatário. Ela permite combinar um documento padrão com uma fonte de dados que contém informações variáveis, como nomes, endereços ou qualquer outro dado que precise ser personalizado. Este guia ajudará você a entender e realizar a mala direta no Word para Mac.

Entendendo a mala direta

A mala direta é um processo que permite personalizar documentos automaticamente. Envolve três componentes principais:

1. Documento principal: Este é o seu documento padrão que contém texto que permanece o mesmo para cada item de saída. Exemplos incluem cartas padrão, e-mails, envelopes ou etiquetas.
2. Fonte de dados: Esta contém os dados personalizados que você deseja mesclar no documento principal. Fontes de dados comuns incluem uma planilha do Excel, um banco de dados do Access ou uma tabela do Word.
3. Documento mesclado: Este é o produto final após a combinação do documento principal com a fonte de dados. Cada entrada no banco de dados contém um documento único.

Passos para realizar uma mala direta no Word para Mac

Abaixo estão os passos para realizar uma mala direta no Word para Mac:

Passo 1: Prepare sua fonte de dados

Antes de iniciar a mala direta, certifique-se de ter uma fonte de dados bem preparada. Isso pode ser um arquivo do Excel, uma lista de contatos ou qualquer arquivo onde seus dados estejam armazenados. Certifique-se de que seu arquivo seja consistente, com cabeçalhos claros. Por exemplo, se você estiver criando uma lista de destinatários, seus cabeçalhos podem ser "Nome", "Sobrenome", "Endereço", "E-mail", etc. Os dados devem ser precisos porque a mala direta depende dessas informações para personalizar corretamente a saída para cada destinatário.

Passo 2: Crie seu documento principal

Em seguida, abra o Microsoft Word para Mac e crie um novo documento. Desenhe a estrutura do seu documento. Se for uma carta, digite o texto que deseja manter o mesmo em todas as versões do documento. Identifique onde em seu documento você deseja que apareçam informações pessoais. Esses locais identificados serão onde você colocará seus campos de mala direta.

Passo 3: Inicie a mala direta

Uma vez que a fonte de dados e o documento principal estejam prontos, é hora de iniciar o processo de mala direta. Siga estes passos:

1. Vá para Ferramentas na barra de menu.
2. Selecione Gerenciador de Mala Direta. Um painel aparecerá ao lado do seu documento.
3. Em Selecionar tipo de documento, escolha o tipo de documento que atende às suas necessidades. Isso pode ser cartas, etiquetas de correspondência, envelopes ou diretórios.

Passo 4: Conecte a fonte de dados

Em seguida, você precisa conectar sua fonte de dados ao documento principal:

1. Na etapa chamada Selecionar Lista de Destinatários, clique em Obter Lista e localize seu arquivo de fonte de dados.
2. Selecione o arquivo e clique em Abrir.
3. Uma vez que o arquivo estiver aberto, selecione a planilha ou tabela que contém seus dados e clique em OK.

Sua fonte de dados agora está conectada, e você pode começar a usá-la para personalizar seu documento.

Passo 5: Insira os campos de mesclagem

Os campos de mesclagem são marcadores de posição dentro do seu documento principal onde serão inseridas informações personalizadas da sua fonte de dados. Para inserir um campo de mesclagem:

1. Em Inserir Marcadores de posição, você verá os cabeçalhos dos seus dados.
2. Coloque o cursor no local do documento onde deseja que as informações personalizadas apareçam.
3. Clique no marcador de posição apropriado para inseri-lo no documento. Por exemplo, para uma saudação pessoal, você pode escrever, "Prezado [nome],".

Passo 6: Pré-visualize os documentos mesclados

Antes de concluir a mala direta, é importante pré-visualizar como cada documento individual ficará:

1. No Gerenciador de Mala Direta, em Pré-visualizar Resultados, você pode ver como os dados da sua fonte estão sendo mesclados ao seu documento.
2. Use as setas para esquerda e direita para navegar por cada registro mesclado para garantir que tudo está exibido corretamente.

Passo 7: Conclua a mala direta

Finalmente, você pode concluir a mala direta preparando a saída final:

1. Em Concluir etapas de mesclagem, escolha imprimir os documentos mesclados ou criar um novo documento a partir da mala direta.
2. Escolha Imprimir Documentos para imprimir diretamente, ou selecione Mesclar em Novo Documento se quiser criar um novo arquivo para edição ou armazenamento posterior.

Exemplo de uso

Imagine que você está planejando um workshop e deseja enviar convites personalizados a todos os participantes. A mala direta simplifica sua tarefa da seguinte maneira:

Você tem uma fonte de dados (digamos, uma planilha Excel) que possui colunas rotuladas como "Nome", "Sobrenome", "Email", "Detalhes do Workshop" e outras informações relevantes. Seu documento principal é um convite que se parece com isso:

Bem-vindo, Prezado [Nome] [Sobrenome], Estamos empolgados em convidá-lo para o nosso workshop intitulado [Detalhes do Workshop]. Será realizado em 3 de março de 2023. Esperamos ansiosamente pela sua participação. Atenciosamente, Equipe do Workshop
Bem-vindo, Prezado [Nome] [Sobrenome], Estamos empolgados em convidá-lo para o nosso workshop intitulado [Detalhes do Workshop]. Será realizado em 3 de março de 2023. Esperamos ansiosamente pela sua participação. Atenciosamente, Equipe do Workshop

Usando a mala direta, cada destinatário receberá um convite personalizado, como este:

Bem-vindo, Prezado John Doe, Estamos empolgados em convidá-lo para o nosso workshop intitulado "Análise de Dados Avançada". Será realizado em 3 de março de 2023. Esperamos ansiosamente pela sua participação. Atenciosamente, Equipe do Workshop
Bem-vindo, Prezado John Doe, Estamos empolgados em convidá-lo para o nosso workshop intitulado "Análise de Dados Avançada". Será realizado em 3 de março de 2023. Esperamos ansiosamente pela sua participação. Atenciosamente, Equipe do Workshop

Sugestões avançadas

A mala direta é uma ferramenta poderosa que pode ser estendida e personalizada de várias maneiras. Aqui estão algumas dicas adicionais para aproveitar ao máximo seu potencial:

• Campos Condicionais: Explore o uso de campos condicionais para personalizar partes do seu documento com base em informações da fonte de dados. Isso é muito útil para criar saídas dinâmicas.
• Pratique boa gestão de dados: Sempre certifique-se de que o arquivo de origem esteja formatado corretamente. Consistência e precisão dos dados são cruciais para uma mala direta bem-sucedida.
• Teste antes de finalizar: Realize vários testes de mesclagem antes de concluir uma grande mala direta para encontrar e corrigir erros antes da produção final.

Conclusão

O recurso de mala direta no Word para Mac é uma ferramenta inestimável para criar documentos personalizados em massa, economizando tempo e reduzindo erros associados à entrada manual. Seguindo os passos descritos neste guia, qualquer pessoa pode realizar eficientemente uma mala direta e produzir saídas personalizadas que atendam às suas necessidades.

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