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Word for Macでのメール マージの方法
編集済み 1 1週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
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翻訳が更新されました 1 1週間前
メールマージは、Microsoft Wordの重要な機能であり、各受信者に合わせてカスタマイズされた手紙、封筒、ラベルなどの文書を作成するために使用されます。 定型文書と、名前、住所、またはカスタマイズが必要なその他のデータなどの可変情報を含むデータ ソースを組み合わせることができます。 このガイドでは、Word for Macでメールマージを理解し実行する方法について説明します。
メールマージを理解する
メールマージは、ドキュメントを自動的にパーソナライズできるプロセスです。主に3つのコンポーネントで構成されています：
- メイン ドキュメント: これは、各出力アイテムで同じままのテキストを含む標準ドキュメントです。フォームレター、メール、封筒、ラベルなどの例があります。
- データ ソース: これには、メイン ドキュメントにマージするカスタマイズされたデータが含まれています。一般的なデータ ソースには、Excel スプレッドシート、Access データベース、Word テーブルなどがあります。
- マージ ドキュメント: これは、メインドキュメントとデータソースを組み合わせた後の最終製品です。 データベース内の各エントリには一意のドキュメントが含まれています。
Word for Mac でメール マージを実行する手順
以下に、Word for Macでメールマージを実行する手順を示します：
ステップ 1: データ ソースを準備する
メール マージを開始する前に、十分に準備されたデータ ソースがあることを確認してください。 これには、Excel ファイル、連絡先リスト、またはデータが保存されている任意のファイルを使用できます。 ファイルが一貫しており、見出しが明確であることを確認してください。たとえば、受信者のリストを作成する場合、見出しには「名前」、「苗字」、「住所」、「メール」などを設定できます。 データが正確である必要があるため、メールマージはこの情報に依存して、各受信者の出力を適切にカスタマイズします。
ステップ 2: メイン ドキュメントを作成する
次に、Mac用Microsoft Wordを開いて新しい文書を作成します。 ドキュメントの構造を設計します。手紙の場合、文書のすべてのバージョンで同じままにしたいテキストを入力します。 個人情報を文書内のどこに配置するかを特定します。これらの特定された場所は、最終的にメール マージ フィールドを配置する場所になります。
ステップ 3: メール マージを開始する
データソースとメインドキュメントの準備が整ったら、メールマージのプロセスを開始する時が来ました。次の手順に従ってください：
- メニューバーのツールに移動します。
- メール マージ マネージャーを選択します。 文書の横にパネルが表示されます。
- 文書タイプの選択の下で、ニーズに合った文書タイプを選択します。 これには、手紙、宛名ラベル、封筒、またはディレクトリがあります。
ステップ 4: データ ソースを接続する
次に、データ ソースをメインドキュメントに接続する必要があります:
- 受信者リストの選択 という名前のステップの下で、リストを取得 をクリックし、データソースファイルを見つけます。
- ファイルを選択し、開くをクリックします。
- ファイルが開いたら、データを含むシートまたはテーブルを選択し、OKをクリックします。
データ ソースが接続され、ドキュメントのパーソナライズに使用できるようになりました。
ステップ 5: マージ フィールドを挿入する
マージ フィールドは、データ ソースからのパーソナライズされた情報が挿入されるメイン ドキュメント内のプレースホルダーです。 マージ フィールドを挿入するには：
- プレースホルダーの挿入の下にデータの見出しが表示されます。
- ドキュメント内で個人情報を表示する場所にカーソルを置きます。
- 適切なプレースホルダーをクリックして文書に挿入します。たとえば、個人的な挨拶について「親愛なる[名前]さん、」と書くことができます。
ステップ 6: マージ後のドキュメントをプレビューする
メールマージを完了する前に、各個別の文書がどのように表示されるかをプレビューすることが重要です:
- メール マージ マネージャーで、結果のプレビューの下で、ソースからのデータが文書にマージされる様子を確認できます。
- 左矢印と右矢印を使用して、各マージされたレコードをスクロールして、すべてが正しく表示されていることを確認します。
ステップ 7: メール マージを完了する
最後に、最終出力を準備することでメールマージを完了できます:
- マージ ステップを完了する で、マージされたドキュメントを印刷するか、メール マージから新しいドキュメントを作成するかを選択します。
- ドキュメントを印刷 を選択して直接印刷するか、さらに編集または保存するために新しいファイルを作成する場合は 新しいドキュメントにマージ を選択します。
使用例
ワークショップを企画しており、すべての参加者にパーソナライズされた招待状を送りたいと考えているとします。次のようにメール マージを使用することで作業が簡単になります:
データ ソース (Excel スプレッドシートとしましょう) には、「名」、「姓」、「メール」、「ワークショップの詳細」などのラベルが付けられた列とその他の関連情報があります。メインドキュメントはおおよそ次のような招待状です：
ようこそ、親愛なる [名] [姓] 様、[ワークショップの詳細] というタイトルのワークショップにご招待できることを嬉しく思います。 2023年3月3日に開催されます。ご参加を心よりお待ちしております。 敬具、ワークショップ チームようこそ、親愛なる [名] [姓] 様、[ワークショップの詳細] というタイトルのワークショップにご招待できることを嬉しく思います。 2023年3月3日に開催されます。ご参加を心よりお待ちしております。 敬具、ワークショップ チーム
メールマージを使用すると、各受信者に次のようなパーソナライズされた招待状が送信されます：
ようこそ、親愛なるジョン ドウ様、"高度なデータ分析"というタイトルのワークショップにご招待できることを嬉しく思います。 2023年3月3日に開催されます。ご参加を心よりお待ちしております。 敬具、ワークショップ チームようこそ、親愛なるジョン ドウ様、"高度なデータ分析"というタイトルのワークショップにご招待できることを嬉しく思います。 2023年3月3日に開催されます。ご参加を心よりお待ちしております。 敬具、ワークショップ チーム
高度な提案
メールマージは、多くの方法で拡張およびカスタマイズできる強力なツールです。 その潜在能力を最大限に活用するための追加のヒントを以下に示します：
- 条件付きフィールド: データ ソース情報に基づいてドキュメントの一部をカスタマイズする条件付きフィールドの使用を検討してください。 これは、動的出力を作成するのに非常に役立ちます。
- 優れたデータ管理を実践する: ソースファイルが正しくフォーマットされていることを常に確認してください。 データの一貫性と正確性は、メールマージを成功させるために重要です。
- 最終化する前にテストする: 大規模なメールマージを完了する前にテストマージをいくつか実行して、最終制作の前にエラーを検出して修正します。
結論
Word for Macのメールマージ機能は、大量のパーソナライズされたドキュメントを作成し、手動入力に関連するエラーを節約し、削減するための貴重なツールです。 このガイドで説明した手順に従うことで、誰でも効率的にメール マージを実行し、ニーズに合わせたカスタマイズされた出力を作成できます。
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