टिप्पणियाँ
Mac के लिए वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें
संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसमैक के लिए वर्डमेल मर्जएप्पलमैकबुकबल्क मेलिंगनिजीकरणडाक्यूमेंट स्वचालनऑफिस उत्पादकताडेटा मर्जिंगटेम्पलेट निर्माणसंचारमेलिंग सूचियां
अनुवाद अपडेट किया गया 1 सप्ताह पहले
मेल मर्ज माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में एक महत्वपूर्ण फ़ीचर है जिसका उपयोग पत्र, लिफाफे और लेबल जैसी दस्तावेज़ बनाने के लिए किया जाता है जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए व्यक्तिगत होते हैं। यह आपको एक मानक दस्तावेज़ को डेटा स्रोत के साथ संयोजित करने की अनुमति देता है जिसमें नाम, पते या अन्य कोई भी डेटा शामिल होता है जिसे व्यक्तिगत बनाने की आवश्यकता होती है। यह गाइड आपको Mac के लिए वर्ड में मेल मर्ज को समझने और करने में मदद करेगी।
मेल मर्ज को समझना
मेल मर्ज एक प्रक्रिया है जो आपको दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से व्यक्तिगत बनाने में सक्षम बनाती है। इसमें तीन प्राथमिक घटक शामिल हैं:
- मुख्य दस्तावेज़: यह आपका मानक दस्तावेज़ होता है जिसमें वह टेक्स्ट शामिल होता है जो प्रत्येक आउटपुट आइटम के लिए समान रहता है। उदाहरणों में फ़ॉर्म पत्र, ईमेल, लिफाफे और लेबल शामिल हैं।
- डेटा स्रोत: इसमें वह व्यक्तिगत डेटा शामिल होता है जिसे आप मुख्य दस्तावेज़ में मर्ज करना चाहते हैं। सामान्य डेटा स्रोतों में एक एक्सेल स्प्रेडशीट, एक एक्सेस डेटाबेस, या एक वर्ड टेबल शामिल हैं।
- मर्ज किया हुआ दस्तावेज़: यह डेटा स्रोत के साथ मुख्य दस्तावेज़ को संयोजित करने के बाद अंतिम उत्पाद होता है। डेटाबेस में प्रत्येक प्रविष्टि एक अद्वितीय दस्तावेज़ होती है।
Mac के लिए वर्ड में मेल मर्ज करने के चरण
नीचे Mac के लिए वर्ड में मेल मर्ज करने के चरण दिए गए हैं:
चरण 1: अपने डेटा स्रोत को तैयार करें
मेल मर्ज शुरू करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक अच्छी तरह से तैयार डेटा स्रोत है। यह एक एक्सेल फाइल, एक संपर्क सूची, या कोई भी फाइल हो सकती है जहां आपका डेटा संग्रहीत होता है। सुनिश्चित करें कि आपकी फाइल संगत है, स्पष्ट शीर्षकों के साथ। उदाहरण के लिए, यदि आप प्राप्तकर्ताओं की सूची बना रहे हैं, तो आपके शीर्षक "पहला नाम", "अंतिम नाम", "पता", "ईमेल", आदि हो सकते हैं। डेटा सही होना चाहिए क्योंकि मेल मर्ज इस जानकारी पर निर्भर करता है ताकि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के आउटपुट को ठीक से व्यक्तिगत किया जा सके।
चरण 2: अपना मुख्य दस्तावेज़ बनाएं
इसके बाद, Mac के लिए माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड खोलें और एक नया दस्तावेज़ बनाएं। अपने दस्तावेज़ की संरचना डिज़ाइन करें। यदि यह एक पत्र है, तो उस टेक्स्ट को टाइप करें जिसे आप दस्तावेज़ के सभी संस्करणों में समान रखना चाहते हैं। अपने दस्तावेज़ में उन स्थानों की पहचान करें जहाँ आप व्यक्तिगत जानकारी चाहते हैं। ये पहचाने गए स्थान आपके मेल मर्ज फिल्ड्स को अंततः रखने की जगह होंगे।
चरण 3: मेल मर्ज शुरू करें
एक बार डेटा स्रोत और मुख्य दस्तावेज़ तैयार हो जाने के बाद, मेल मर्ज प्रक्रिया शुरू करने का समय आ गया है। इन चरणों का पालन करें:
- मेनू बार पर टूल्स पर जाएं।
- मेल मर्ज मैनेजर चुनें। आपके दस्तावेज़ के किनारे पर एक पैनल दिखाई देगा।
- दस्तावेज़ प्रकार चुनें के अंतर्गत, अपनी आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ प्रकार चुनें। यह पत्र, मेलिंग लेबल, लिफाफे या निर्देशिकाएँ हो सकते हैं।
चरण 4: डेटा स्रोत कनेक्ट करें
इसके बाद, आपको अपने डेटा स्रोत को मुख्य दस्तावेज़ से कनेक्ट करना होगा:
- प्राप्तकर्ता सूची चुनें नामक चरण के तहत, सूची प्राप्त करें पर क्लिक करें और अपने डेटा स्रोत फ़ाइल को ढूंढें।
- फ़ाइल चुनें और खोलें पर क्लिक करें।
- एक बार फ़ाइल खुल जाने पर, उस शीट या टेबल को चुनें जिसमें आपका डेटा है और ओके पर क्लिक करें।
अब आपका डेटा स्रोत कनेक्ट हो गया है, और आप अपने दस्तावेज़ को व्यक्तिगत बनाने के लिए इसका उपयोग करना शुरू कर सकते हैं।
चरण 5: मर्ज फिल्ड्स डालें
मर्ज फिल्ड्स आपके मुख्य दस्तावेज़ में प्लेसहोल्डर होते हैं जहाँ आपके डेटा स्रोत से व्यक्तिगत जानकारी डाली जाती है। एक मर्ज फिल्ड डालने के लिए:
- प्लेसहोल्डर्स डालें के तहत, आपको अपने डेटा शीर्षक दिखाई देंगे।
- दस्तावेज़ में उस स्थान पर अपने कर्सर को रखें जहाँ आप व्यक्तिगत जानकारी दिखाना चाहते हैं।
- उपयुक्त प्लेसहोल्डर क्लिक करें ताकि उसे दस्तावेज़ में डाला जा सके। उदाहरण के लिए, एक व्यक्तिगत अभिवादन के लिए आप लिख सकते हैं, "प्रिय [पहला नाम],"।
चरण 6: मर्ज किए गए दस्तावेज़ की पूर्वावलोकन करें
मेल मर्ज को समाप्त करने से पहले, यह देखना महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ कैसा दिखाई देगा:
- मेल मर्ज मैनेजर में, रिजल्ट्स पूर्वावलोकन के अंतर्गत, आप देख सकते हैं कि आपके स्रोत से डेटा आपके दस्तावेज़ में कैसे मर्ज हो रहा है।
- प्रत्येक मर्ज रिकॉर्ड के माध्यम से सुनिश्चित करने के लिए बाएं और दाएं तीर का उपयोग करें कि सब कुछ ठीक से प्रदर्शित हो रहा है।
चरण 7: मेल मर्ज को पूरा करें
अंत में, आप अंतिम आउटपुट तैयार करके मेल मर्ज को पूरा कर सकते हैं:
- मर्ज चरणों को पूरा करें के तहत, मर्ज किए गए दस्तावेज़ प्रिंट करने या मेल मर्ज से नया दस्तावेज़ बनाने के लिए चुनें।
- प्रत्यक्ष रूप से प्रिंट करने के लिए प्रिंट दस्तावेज़ चुनें, या आगे संपादन या भंडारण के लिए नया फ़ाइल बनाने के लिए नए दस्तावेज़ में मर्ज का चयन करें।
उदाहरण उपयोग केस
कल्पना करें कि आप एक कार्यशाला की योजना बना रहे हैं और सभी प्रतिभागियों को व्यक्तिगत आमंत्रण भेजना चाहते हैं। मेल मर्ज आपके कार्य को निम्नलिखित तरीके से सरल बनाता है:
आपके पास एक डेटा स्रोत है (कहें कि एक एक्सेल स्प्रेडशीट है) जिसमें "पहला नाम", "अंतिम नाम", "ईमेल", "कार्यशाला विवरण", और अन्य संबंधित जानकारी लेबल वाले स्तंभ हैं। आपका मुख्य दस्तावेज़ एक आमंत्रण होता है जो कुछ इस तरह दिखता है:
स्वागत है, प्रिय [पहला नाम] [अंतिम नाम], हम आपको अपनी कार्यशाला के लिए आमंत्रित करने के लिए उत्सुक हैं जिसका शीर्षक [कार्यशाला विवरण] है। यह 3 मार्च, 2023 को आयोजित होगा। हम आपकी भागीदारी की प्रतीक्षा करते हैं। सादर, कार्यशाला टीमस्वागत है, प्रिय [पहला नाम] [अंतिम नाम], हम आपको अपनी कार्यशाला के लिए आमंत्रित करने के लिए उत्सुक हैं जिसका शीर्षक [कार्यशाला विवरण] है। यह 3 मार्च, 2023 को आयोजित होगा। हम आपकी भागीदारी की प्रतीक्षा करते हैं। सादर, कार्यशाला टीम
मेल मर्ज का उपयोग करने से, प्रत्येक प्राप्तकर्ता एक व्यक्तिगत आमंत्रण प्राप्त करेगा, जैसे:
स्वागत है, प्रिय जॉन डो, हम आपको अपनी कार्यशाला के लिए आमंत्रित करने के लिए उत्सुक हैं जिसका शीर्षक "उन्नत डेटा विश्लेषण" है। यह 3 मार्च, 2023 को आयोजित होगा। हम आपकी भागीदारी की प्रतीक्षा करते हैं। सादर, कार्यशाला टीमस्वागत है, प्रिय जॉन डो, हम आपको अपनी कार्यशाला के लिए आमंत्रित करने के लिए उत्सुक हैं जिसका शीर्षक "उन्नत डेटा विश्लेषण" है। यह 3 मार्च, 2023 को आयोजित होगा। हम आपकी भागीदारी की प्रतीक्षा करते हैं। सादर, कार्यशाला टीम
उन्नत सुझाव
मेल मर्ज एक शक्तिशाली उपकरण है जिसे कई तरीकों से विस्तारित और अनुकूलित किया जा सकता है। इसकी पूरी क्षमता का लाभ उठाने के लिए यहां कुछ अतिरिक्त सुझाव दिए गए हैं:
- शर्तित फिल्ड्स: अपने दस्तावेज़ के कुछ भागों को डेटा स्रोत की जानकारी के आधार पर अनुकूलित करने के लिए शर्तित फिल्ड्स का उपयोग करने का पता लगाएं। यह गतिशील आउटपुट बनाने के लिए वास्तव में सहायक होता है।
- अच्छे डेटा प्रबंधन का अभ्यास करें: हमेशा सुनिश्चित करें कि स्रोत फ़ाइल सही ढंग से स्वरूपित है। मेल मर्ज की सफलता के लिए डेटा की संगति और सटीकता महत्वपूर्ण है।
- फाइनल से पहले परीक्षण करें: किसी बड़े मेल मर्ज को पूरा करने से पहले कई परीक्षण मर्ज चलाएं ताकि अंतिम उत्पादन से पहले त्रुटियों को पकड़ और ठीक किया जा सके।
निष्कर्ष
Mac के लिए वर्ड में मेल मर्ज फीचर एक अमूल्य उपकरण है जो बड़े पैमाने पर व्यक्तिगत दस्तावेज़ तैयार करने में समय बचाता है और मैनुअल प्रविष्टि से जुड़ी त्रुटियों को कम करता है। इस गाइड में उल्लिखित चरणों का पालन करके, कोई भी कुशलता से मेल मर्ज कर सकता है और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित आउटपुट तैयार कर सकता है।
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं