Como organizar tarefas no Todoist usando projetos e etiquetas

Editado 3 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Organizar tarefas de maneira eficiente é um alicerce da produtividade, seja para objetivos pessoais ou projetos profissionais. O Todoist é uma das ferramentas de gerenciamento de tarefas mais populares disponíveis hoje e oferece um sistema robusto de organização por meio de projetos e etiquetas. Isso permite que você divida sistematicamente seu trabalho em unidades gerenciáveis, garantindo que nada fique pelo caminho.

Este artigo apresentará o processo de configuração de tarefas no Todoist usando projetos e etiquetas para que você possa maximizar sua eficiência e manter sua vida organizada. Ao final deste guia, você terá uma compreensão clara de como criar um sistema que funcione para você, adaptado às suas necessidades específicas.

Compreendendo o básico: O que são projetos?

No Todoist, um projeto é essencialmente uma coleção de tarefas relacionadas. Por exemplo, se você está trabalhando no lançamento de um novo site, "Lançamento do Site" poderia ser um projeto. Cada projeto atua como um contêiner que abriga as várias tarefas que você precisa concluir. Os projetos também podem ser agrupados em categorias mais amplas ou subprojetos, permitindo uma organização mais hierárquica.

Uma maneira simples de entender projetos é esta: pense neles como pastas no seu computador, cada uma contendo arquivos (tarefas) relacionadas a um tópico ou objetivo específico.

Criar um projeto: Quando você cria um projeto no Todoist, está configurando um espaço de trabalho para uma tarefa específica. Você pode escolher um nome de projeto que indique claramente seu propósito, o que ajuda a identificá-lo rapidamente mais tarde. Você também pode dar uma cor ao seu projeto para que ele se destaque visualmente.

Exemplo:

Vamos supor que você está planejando umas férias. Você poderia criar um projeto chamado "Planejar Férias". Neste projeto, você poderia ter tarefas como "Comprar Passagem", "Fazer Reserva em Hotel", "Criar um Itinerário" e "Comprar Seguro Viagem". Agrupar essas tarefas em um único projeto torna mais fácil monitorar o progresso e gerenciar prazos.

O poder das etiquetas: O que são etiquetas?

As etiquetas no Todoist servem como marcadores que podem ser aplicados a diferentes projetos, fornecendo uma visão seccional das suas tarefas. Embora uma única tarefa pertença apenas a um projeto, ela pode ter várias etiquetas que refletem diferentes contextos ou características.

Pense nas etiquetas como notas adesivas que você pode anexar a qualquer tarefa para definir atributos adicionais, como nível de prioridade, hora do dia para completar a tarefa, ou mesmo localização. Dessa forma, você pode procurar ou filtrar tarefas com base nessas etiquetas, mesmo que elas sejam de projetos diferentes.

Criando e usando etiquetas: Criar e atribuir etiquetas é simples. Quando você clica em uma tarefa, há uma opção para adicionar uma etiqueta. Você pode digitar uma nova etiqueta ou escolher entre as etiquetas existentes.

Exemplo:

Vamos considerar etiquetas como "@urgente", "@escritório", "@casa", ou "@fimdeSemana". Uma tarefa intitulada "Revisar relatório" poderia ser etiquetada com "@escritório" e "@urgente", enquanto outra tarefa como "Fazer compras" poderia ser etiquetada com "@casa" e "@fimdeSemana". Isso permite que você filtre tarefas com base no contexto necessário para completá-las.

Organizando tarefas dentro dos projetos

Agora que você entende os projetos e etiquetas, vamos discutir como usá-los efetivamente para organizar suas tarefas no Todoist. O objetivo principal é criar projetos para cada área importante da sua vida, enquanto usa etiquetas para filtrar tarefas através de diferentes perspectivas e contextos.

Passos para criar um projeto:

1. Abra o aplicativo Todoist no seu dispositivo.
2. Vá para o painel que mostra seus projetos atuais.
3. Encontre e clique no botão “Adicionar Projeto”.
4. Digite um nome para seu novo projeto que o descreva brevemente.
5. Selecione uma cor que você sinta que se relaciona com o tema ou a natureza do projeto.
6. Salve o projeto.

Você deve organizar as tarefas dentro de seus projetos de uma maneira que reflita a prioridade e os prazos associados a cada tarefa. Você pode organizar manualmente as tarefas em ordem de importância ou data de vencimento, ou usar os marcadores de prioridade fornecidos pelo Todoist, onde as tarefas podem ser marcadas de prioridade 1 (maior) a prioridade 4 (menor).

Passos para usar etiquetas:

1. Selecione a tarefa à qual deseja adicionar a etiqueta.
2. Clique na opção “Adicionar Etiqueta”.
3. Selecione uma etiqueta existente ou digite o nome da nova etiqueta que deseja criar.
4. Repita o processo para etiquetas adicionais, se necessário.
5. Salve a tarefa.

Uso estratégico de projetos e etiquetas

A combinação de projetos e etiquetas no Todoist fornece uma maneira dinâmica de gerenciar tarefas. Enquanto os projetos proporcionam clareza e organização, as etiquetas podem adicionar outra camada de classificação estratégica. Veja como você pode usar esses recursos estrategicamente juntos:

Estratégia baseada em projetos:

Comece categorizando as áreas gerais de responsabilidade na sua vida em projetos individuais. Organize as tarefas dentro de cada projeto de acordo com suas respectivas prioridades e prazos. Use subprojetos para dividir projetos maiores em partes gerenciáveis.

Por exemplo, se você trabalha em vendas, seus projetos podem incluir "aquisição de clientes", "treinamento de produtos" e "relatórios de vendas". Em "aquisição de clientes", você pode ter tarefas mais detalhadas, como entrar em contato com leads, preparar apresentações e agendar reuniões.

Estratégia baseada em etiquetas:

Use as etiquetas para adicionar informações contextuais que ajudam você a decidir quando realizar certas tarefas. Isso significa atribuir etiquetas com base no contexto, e não no conteúdo. Exemplos de etiquetas podem incluir "@manhã", "@precisa_computador", "@reunião", etc.

Exemplo:

Vamos supor que seu nível de energia pela manhã seja bastante alto, você pode procurar por tarefas etiquetadas com "@manhã", independentemente de a qual projeto elas pertençam, e realizá-las primeiro.

Alternativamente, quando você estiver planejando fazer compra, pode procurar tarefas etiquetadas com "@compras", garantindo um movimento suave entre os locais.

Combine projetos e etiquetas para a máxima produtividade

O verdadeiro poder do Todoist vem do uso combinado de projetos e etiquetas para criar um fluxo de trabalho coerente. Isso permite que você se adapte fluidamente às mudanças nas prioridades ou no contexto:

• Projetos multiníveis: Especifique projetos em diferentes níveis para separar tarefas relacionadas ao trabalho de tarefas pessoais. Cada projeto pode ser um projeto principal que pode ter subprojetos para metas mais detalhadas ou eventos recorrentes.
• Etiquetas contextuais: Use etiquetas para criar atalhos para modos de ação. Por exemplo, use a etiqueta “@foco” para tarefas que exigem pensamento profundo, permitindo que você dedique blocos de tempo para trabalho profundo sem interrupções.
• Flexibilidade e fluidez: Tenha um sistema que possa mudar dinamicamente de acordo com suas necessidades. As tarefas podem ser rapidamente reclassificadas, e o escopo do projeto pode ser ajustado à medida que a vida evolui.

Sempre que você se sentir sobrecarregado, pode revisar e refinar o uso dos projetos e etiquetas, garantindo que seus esforços organizacionais aumentem a produtividade em vez de atrapalhá-la.

Conclusão

Os projetos e etiquetas do Todoist são ferramentas poderosas, fornecendo uma abordagem de duas camadas para o gerenciamento de tarefas que pode melhorar muito suas habilidades organizacionais. Os projetos ajudam a compartimentalizar diferentes aspectos da sua vida, enquanto as etiquetas permitem que você visualize suas tarefas sob diferentes contextos e ângulos.

A chave para o sucesso é a personalização. Use projetos e etiquetas para atender às demandas únicas da sua vida e esteja sempre disposto a evoluir seu sistema. Adote esta estratégia, e com dedicação a uma plataforma Todoist otimizada, você aumentará sua eficiência, se manterá mais organizado e ficará calmo diante de uma vida agitada.

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