Как управлять уведомлениями Teams

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft TeamsУведомленияНастройкиПродуктивностьОповещенияНастройкаПрограммное обеспечениеПользовательский опытСвязьИнструменты

Microsoft Teams стал основным инструментом для общения и совместной работы в удаленных и гибридных рабочих условиях. Он помогает командам оставаться на связи через чаты, видеоконференции и инструменты для совместной работы. Однако с таким богатством функций приходит постоянный поток уведомлений. Эффективное управление этими уведомлениями – ключ к поддержанию концентрации и продуктивности. В этом руководстве мы детально рассмотрим, как вы можете настроить уведомления Microsoft Teams в соответствии с вашим индивидуальным стилем работы и потребностями.

Понимание типов уведомлений

Прежде чем углубиться в варианты настройки, важно понимать различные типы уведомлений, доступные в Microsoft Teams. Знание того, какие типы уведомлений существуют, поможет вам решить, какие из них необходимы для вашего рабочего процесса.

• Уведомления-баннеры: Это всплывающие окна, которые появляются на вашем компьютере и уведомляют о новой активности. Они сообщают вам о сообщениях или упоминаниях, не требуя открытия приложения.
• Уведомления в ленте: Они сохраняются в ленте активности в приложении Teams. Вы можете просматривать их в удобное для вас время.
• Уведомления по электронной почте: Для людей, которые не всегда активны в Teams, вы можете выбрать получение уведомлений по электронной почте с резюме пропущенной активности.
• Push-уведомления: Это уведомления, отправляемые на ваше мобильное устройство, чтобы держать вас в курсе дел, пока вы в движении.

Настройка параметров уведомлений

Теперь, когда вы знакомы с типами уведомлений, давайте узнаем, как настраивать параметры уведомлений в Microsoft Teams. Вам нужно настроить эти параметры так, чтобы минимизировать отвлекающие моменты и в то же время не пропустить важные обновления.

1. Доступ к параметрам уведомлений

Чтобы начать настройку уведомлений Teams, следуйте этим шагам:

1. Откройте приложение Microsoft Teams.
2. Нажмите на изображение вашего профиля в правом верхнем углу окна.
3. Выберите Параметры из выпадающего меню.
4. Выберите вкладку Уведомления на левой стороне окна.

Здесь вы найдете различные категории уведомлений, которые можно отрегулировать, такие как Упоминания, Сообщения, Другое и Электронная почта.

2. Настройка уведомлений для чата

В категории Сообщения вы можете настроить уведомления для чатов. Подумайте, как часто вам нужно получать уведомления о сообщениях в чате, и настройте их соответствующим образом:

• Баннеры и лента: получать оповещения в реальном времени на рабочем столе и регистрировать их в ленте.
• Показывать только в ленте: подавляет уведомления-баннеры, то есть вы увидите сообщения только в ленте активности.
• Выключить: Уведомления не поступают. Используйте это с осторожностью, чтобы не пропустить важные сообщения.

3. Управление упоминаниями команд и каналов

Быть уведомленным об упоминаниях гарантирует, что вы в курсе обсуждений, которые требуют вашего внимания. В категории Упоминания вы можете настроить параметры для:

• Личных упоминаний: Выберите получение уведомлений-баннеров и ленты, когда вас упоминают в каком-либо контексте.
• Упоминания команд: Получать уведомления, когда вашу команду или канал упоминают, что может означать, что вам нужно вмешаться в более широкое обсуждение.

4. Управление уведомлениями для звонков и встреч

Уведомления о встречах и звонках можно настроить в категории Другое. Здесь можно управлять следующими параметрами:

• Уведомления о встречах: Выберите, показывать ли уведомления о предстоящих встречах.
• Звонок для входящих звонков: Решите, хотите ли вы получать звуковой сигнал для входящих звонков.

5. Уведомления по электронной почте

Если вы не постоянно следите за Teams, уведомления по электронной почте могут быть полезны для получения информации об обновлениях в прошлом. Вы можете выбрать:

• Получать уведомления по электронной почте один раз в день или как только активность будет пропущена или будут внесены изменения.
• Если они кажутся лишними или неудобными, оставьте их закрытыми.

Режим "Не беспокоить"

Иногда вам нужно сосредоточиться без прерываний. Активация статуса Не беспокоить в Teams останавливает все уведомления в этом режиме. Вот как его включить:

1. Нажмите на изображение своего профиля.
2. Выберите свой статус присутствия и выберите Не беспокоить.

Когда этот статус активен, никакие уведомления не будут вас беспокоить, позволяя полностью сосредоточиться на своих задачах. Вы также можете установить исключения, чтобы получать уведомления от приоритетных контактов.

Управление уведомлениями на мобильном устройстве

Если вы используете приложение Teams на мобильном устройстве, управление push-уведомлениями гарантирует получение необходимых обновлений на мобильном устройстве без лишних усилий. Вот как это сделать:

1. Откройте приложение Microsoft Teams на своем мобильном устройстве.
2. Нажмите на Меню (обычно представлено тремя горизонтальными линиями).
3. Выберите Уведомления. Здесь вы можете настроить уведомления для сообщений, рабочие уведомления и другое.

Возможно, вам потребуется установить разные параметры для мобильного устройства и настольного компьютера. Например, некоторые пользователи предпочитают меньше рабочих уведомлений на смартфоне в нерабочее время.

Примеры и сценарии использования

Рассмотрим практические примеры того, как разные профессионалы или пользователи могут настроить уведомления:

Пример 1: Проект-менеджер

Проект-менеджер обычно выполняет несколько задач одновременно. Им нужна командная работа и обновления в реальном времени по этапам проекта. Вот возможная настройка:

• Получать баннеры и ленты уведомлений для всех упоминаний команд.
• Включить уведомления о встречах, чтобы никогда не пропустить изменения расписания.
• Настройте ежедневное резюме по электронной почте для пропущенных действий, чтобы получать обновления, пока вас нет.

Пример 2: Разработчик

Разработчику программного обеспечения необходимы совместные спринты, а также время для сосредоточенной работы. Он может предпочесть:

• Показывать большинство сообщений чата только в ленте, что снизит количество прерываний.
• Включить функцию "Не беспокоить", чтобы минимизировать отвлечения во время программирования.
• Уменьшить частоту уведомлений на мобильном устройстве в нерабочее время.

Пример 3: Удаленный сотрудник

Удаленный сотрудник может хотеть получать своевременные уведомления, чтобы оставаться на связи. Его настройки могут включать:

• Включить баннеры уведомлений для сообщений в чате в рабочее время.
• Вы будете уведомлены по электронной почте о любой пропущенной ночной активности.
• Настроить уведомления на мобильном устройстве, чтобы получать только важные обновления.

Лучшие практики и советы

Рассмотрите некоторые лучшие практики управления уведомлениями Teams, чтобы ваши настройки работали эффективно для вас:

• Регулярно пересматривайте свои настройки, чтобы вносить изменения в соответствии с меняющимися рабочими приоритетами или требованиями проекта.
• Поощряйте свою команду или коллег использовать @упоминания разумно, чтобы избежать ненужных уведомлений.
• Чтобы уведомления не прерывали личное время, используйте настройку "Тихие часы" на мобильном устройстве.
• Эффективно используйте ленту активности, отмечая элементы как прочитанные или используя фильтры для приоритизации важной информации.

Заключение

Эффективное управление уведомлениями Microsoft Teams включает в себя понимание и настройку их в соответствии с вашими рабочими нуждами и личными предпочтениями. Настроив параметры уведомлений, вы можете минимизировать прерывания, оставаясь при этом информированным и отзывчивым на важные обновления. Помните, что цель – найти баланс между поддержанием связи и поддержанием продуктивности. Постоянная оценка и оптимизация настроек уведомлений может привести к более структурированному и эффективному рабочему процессу.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление