Como gerenciar notificações do Teams

Editado 3 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Teams tornou-se uma ferramenta central para comunicação e colaboração em locais de trabalho remotos e híbridos. Ele ajuda as equipes a se manterem conectadas por meio de chat, videoconferências e ferramentas de colaboração. No entanto, com essa riqueza de recursos vem uma constante enxurrada de notificações. Gerenciar essas notificações de maneira eficaz é a chave para manter o foco e a produtividade. Neste guia, vamos explorar em detalhes como você pode gerenciar suas notificações do Microsoft Teams para atender ao seu estilo de trabalho e necessidades individuais.

Compreendendo os tipos de notificação

Antes de mergulhar nas opções de personalização, é essencial entender os diferentes tipos de notificação disponíveis no Microsoft Teams. Saber quais tipos de notificações existem ajudará você a decidir quais são necessárias para o seu fluxo de trabalho.

• Notificações de banner: Estes são pop-ups que aparecem na sua área de trabalho e notificam você sobre novas atividades. Eles informam sobre mensagens ou menções sem a necessidade de abrir o aplicativo.
• Notificações de feed: Estas são capturadas em seu feed de atividades no aplicativo Teams. Você pode visualizá-las quando for conveniente.
• Notificações por e-mail: Para pessoas que não estão sempre ativas no Teams, é possível optar por receber notificações por e-mail resumindo as atividades perdidas.
• Notificações push: Estas são notificações enviadas para o seu dispositivo móvel para mantê-lo informado enquanto está em movimento.

Personalizar configurações de notificação

Agora que você está familiarizado com os tipos de notificações, vamos aprender a personalizar suas configurações de notificação no Microsoft Teams. Você vai querer personalizar essas configurações de modo a minimizar distrações e também garantir que não perca atualizações importantes.

1. Acessando as configurações de notificação

Para começar a personalizar suas notificações do Teams, siga estas etapas:

1. Abra o aplicativo Microsoft Teams.
2. Clique em sua foto de perfil no canto superior direito da janela.
3. Selecione Configurações no menu suspenso.
4. Selecione a guia Notificações no lado esquerdo da janela.

Aqui, você encontrará diferentes categorias de notificações que pode ajustar, como Menções, Mensagens, Outros e E-mail.

2. Personalizando notificações para mensagens de chat

Na categoria Mensagens, você pode personalizar notificações para chats. Considere com que frequência você precisa ser alertado sobre mensagens de chat e ajuste conforme necessário:

• Banners e feeds: Para receber alertas em tempo real na sua área de trabalho e registrá-los em seu feed.
• Mostrar apenas no feed: Suprime notificações de banner, o que significa que você verá as mensagens apenas no Feed de Atividades.
• Desativado: Nenhuma notificação será recebida. Use isso com cautela para evitar perder mensagens importantes.

3. Gerenciamento de menções de equipe e canal

Ser notificado sobre menções garante que você esteja ciente de discussões que precisam de sua atenção. Na categoria Menções, você pode ajustar as configurações para:

• Menções pessoais: Escolha receber notificações de banner e feed sempre que for mencionado em um contexto.
• Menções de equipe: Receba alertas quando sua equipe ou canal for mencionado, o que pode indicar uma discussão mais ampla que precisa de sua opinião.

4. Controlar notificações para chamadas e reuniões

As notificações de reuniões e chamadas podem ser ajustadas na categoria Outros. Aqui, você pode gerenciar o seguinte:

• Notificações de reunião: Escolha se deseja exibir notificações para reuniões futuras.
• Som de toque para chamadas recebidas: Decida se você quer um alerta sonoro para chamadas recebidas.

5. Notificações por e-mail

Se você não está monitorando constantemente o Teams, as notificações por e-mail podem ser ótimas para atualizações sobre informações passadas. Você pode optar por:

• Receber notificações por e-mail uma vez por dia ou assim que uma atividade for perdida ou uma alteração for feita.
• Se parecerem desnecessárias ou incômodas, mantenha-as desativadas.

Modo não perturbe

Às vezes, você precisa se concentrar sem interrupções. Ativar o status Não Perturbe no Teams interrompe todas as notificações durante esse modo. Veja como iniciá-lo:

1. Clique na sua foto de perfil.
2. Escolha seu status de presença e selecione Não Perturbe.

Quando esse status está ativo, nenhuma notificação irá incomodá-lo, permitindo que você se concentre totalmente em suas tarefas. Você também pode definir exceções para receber notificações de contatos prioritários.

Gerenciamento de notificações móveis

Se você usa o aplicativo Teams em um dispositivo móvel, gerenciar notificações push garante que você receba as atualizações de que precisa no celular, sem complicações. Veja como você pode fazer isso:

1. Abra o aplicativo Microsoft Teams no seu celular.
2. Toque no ícone Menu (geralmente representado por três linhas horizontais).
3. Selecione Notificações. Aqui você pode personalizar notificações de mensagens, notificações de fluxo de trabalho e mais.

Você pode preferir configurações diferentes para celular do que para desktop. Por exemplo, alguns usuários preferem menos notificações relacionadas ao trabalho em seu smartphone durante o horário de folga.

Exemplos e casos de uso

Vamos dar uma olhada em exemplos práticos de como diferentes profissionais ou usuários podem personalizar suas notificações:

Exemplo 1: Gerente de projeto

Um gerente de projeto geralmente tem várias tarefas a executar simultaneamente. Ele precisa de colaboração em equipe e atualizações em tempo real sobre marcos do projeto. Aqui está uma configuração possível:

• Receber notificações de banner e feed para todas as menções de equipe.
• Ativar notificações de reunião para nunca perder alterações de agenda.
• Configurar um resumo diário por e-mail para atividades perdidas para receber quaisquer atualizações enquanto estiver ausente.

Exemplo 2: Desenvolvedor

Um desenvolvedor de software precisa de sprints colaborativos e também de tempo focado. Ele pode preferir:

• Mostrar a maioria das mensagens de chat apenas no feed, o que reduzirá as interrupções.
• Ativar o recurso Não Perturbe para minimizar interrupções durante as sessões de codificação.
• Reduzir a frequência de notificações móveis durante o horário não comercial.

Exemplo 3: Membro de equipe remota

Um membro de equipe remoto pode gostar de receber notificações oportunas para se manter conectado. Suas configurações podem incluir:

• Ativar notificações de banner para mensagens de chat durante o horário de trabalho.
• Você será notificado por e-mail de qualquer atividade noturna perdida.
• Ajustar as notificações móveis para receber apenas atualizações de alta prioridade.

Melhores práticas e dicas

Considere algumas práticas recomendadas ao gerenciar notificações do Teams para que suas configurações possam funcionar de forma eficaz para você:

• Reveja suas configurações regularmente para fazer ajustes que atendam às mudanças de prioridades de trabalho ou demandas de projetos.
• Incentive sua equipe ou colegas a usar @menções de forma criteriosa para evitar notificações desnecessárias.
• Para garantir que as notificações não interrompam o tempo pessoal, use a configuração de Horas Silenciosas no seu celular.
• Use o feed de atividades de forma eficiente, marcando itens como lidos ou usando filtros para priorizar informações importantes.

Conclusão

Gerenciar as notificações do Microsoft Teams de forma eficaz envolve compreendê-las e personalizá-las de acordo com suas necessidades de trabalho e preferências pessoais. Ao personalizar suas configurações de notificação, você pode minimizar as interrupções enquanto se mantém informado e responsivo a atualizações importantes. Lembre-se de que o objetivo é encontrar um equilíbrio entre se manter conectado e manter a produtividade. Avaliar e otimizar constantemente suas configurações de notificação pode levar a um fluxo de trabalho mais estruturado e eficiente.

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