コメント
Teamsの通知を管理する方法
編集済み 3 数週間前 によって ExtremeHow 編集チーム
マイクロソフトチームズ通知設定生産性アラートカスタマイズソフトウェアユーザーエクスペリエンスコミュニケーションツール
翻訳が更新されました 3 数週間前
Microsoft Teamsは、リモートやハイブリッドの職場において、コミュニケーションとコラボレーションの中心的なツールとなっています。チャット、ビデオ会議、コラボレーションツールを通じてチームがつながり続けるのを助けます。しかし、この豊富な機能には、絶え間ない通知のストリームが伴います。これらの通知を効果的に管理することが、集中力と生産性を維持する鍵です。このガイドでは、個々の作業スタイルやニーズに合わせてMicrosoft Teamsの通知を管理する方法について詳しく探ります。
通知タイプを理解する
カスタマイズオプションに進む前に、Microsoft Teamsで利用できるさまざまな通知タイプを理解することが重要です。どの種類の通知があるかを知ることで、自分のワークフローに必要なものを決定するのに役立ちます。
- バナー通知: デスクトップにポップアップで表示され、新しいアクティビティを通知します。アプリを開かなくてもメッセージやメンションについて知らせてくれます。
- フィード通知: Teamsアプリ内のアクティビティフィードにキャプチャされます。ご都合の良いときに表示できます。
- メール通知: 常にTeamsをアクティブにしていない人のために、見逃したアクティビティを要約したメール通知を受け取ることができます。
- プッシュ通知: モバイルデバイスに送信される通知で、外出中に情報を得ることができます。
通知設定をカスタマイズする
通知の種類を理解したので、Microsoft Teamsの通知設定をカスタマイズする方法を学びましょう。これらの設定をカスタマイズすることで、気を散らすことなく、重要な更新を見逃さないようにすることができます。
1. 通知設定にアクセスする
Teams通知のカスタマイズを開始するには、次の手順に従います:
- Microsoft Teamsアプリケーションを開きます。
- ウィンドウの右上隅にあるプロフィール画像をクリックします。
- ドロップダウンメニューから設定を選択します。
- ウィンドウ左側の通知タブを選択します。
ここでは、メンション、メッセージ、その他、メールなど、調整できる異なるカテゴリの通知を見つけることができます。
2. チャットメッセージの通知をカスタマイズする
メッセージカテゴリの下で、チャットの通知をカスタマイズできます。チャットメッセージについてどのくらい頻繁にアラートが必要かを考え、それに応じて調整してください:
- バナーとフィード: デスクトップにリアルタイムアラートを受け取り、それをフィードにログ化します。
- フィードのみに表示: バナー通知を抑制するため、アクティビティフィードでのみメッセージを見ることになります。
- オフ: 通知は受け取りません。重要なメッセージを見逃さないよう注意して使用してください。
3. チームとチャネルのメンションの管理
メンションについて通知されることで、注意が必要なディスカッションを把握できます。メンションカテゴリの下で、次の設定を調整できます:
- パーソナルメンション: コンテキストでメンションされたときにバナーとフィードの通知を受け取るよう選択します。
- チームメンション: チームやチャネルがメンションされたときにアラートを受け取ります。つまり、広範なディスカッションが必要な場合に役立ちます。
4. 通話および会議の通知を管理する
会議や通話の通知はその他カテゴリで調整できます。ここでは、次の項目を管理できます:
- 会議通知: 今後の会議の通知を表示するかどうかを選択します。
- 着信音: 着信コールのためのオーディブルアラートが必要かどうかを決定します。
5. メール通知
常にTeamsを監視しない場合、過去の情報の更新についてメール通知を利用できます。次のことを選択できます:
- アクティビティが見落とされたり変更があった場合に、1日1回または即座にメール通知を受け取ります。
- 不必要または面倒に思える場合は、閉じたままにしておきます。
おやすみモード
時には中断なしで集中する必要があります。Teamsでおやすみモードを有効にすると、このモード中はすべての通知が停止します。開始する方法は次のとおりです:
- プロフィール画像をクリックします。
- プレゼンスステータスを選択し、おやすみモードを選びます。
このステータスがアクティブな場合、通知が邪魔をしないため、タスクに完全に集中できます。優先連絡先からの通知を受け取るために例外を設定することもできます。
モバイル通知管理
モバイルデバイスでTeamsアプリを使用している場合、プッシュ通知を管理することで、煩わしさなくモバイルで必要な更新を受け取ることができます。方法は次のとおりです:
- モバイルでMicrosoft Teamsアプリを開きます。
- メニューアイコン（通常は三本の水平線で表されます）をタップします。
- 通知を選択します。ここでメッセージ通知、ワークフロー通知などをカスタマイズできます。
モバイル用にはデスクトップとは異なる設定を望むかもしれません。例えば、一部のユーザーはオフ時間中に仕事関連の通知をスマートフォンであまり受けたくないと思っています。
例とユースケース
異なるプロフェッショナルまたはユーザーが通知をカスタマイズする実践的な例を見てみましょう:
例1: プロジェクトマネージャー
プロジェクトマネージャーは通常、同時にいくつものタスクをこなします。彼らにはチームの協力とプロジェクトのマイルストーンに関するリアルタイムの更新が必要です。次のような設定が可能です:
- すべてのチームメンションに対してバナーとフィードの通知を受け取ります。
- 会議通知を有効にしてスケジュールの変更を逃さないようにします。
- 離れている間のいかなる更新も受け取るために、見逃したアクティビティのために日次メールダイジェストを設定します。
例2: 開発者
ソフトウェア開発者は、協力的なスプリントと集中時間の両方を必要とします。彼らは次のように選ぶことがあります:
- フィードのみに表示される大半のチャットメッセージ、これにより中断が減ります。
- コーディングセッション中の中断を最小限に抑えるためにおやすみモード機能をオンにします。
- オフ時間中のモバイル通知の頻度を低くします。
例3: リモートチームメンバー
リモートチームメンバーは接続を維持するためにタイムリーな通知を受け取ることを好みます。彼らの設定には次のものが含まれます:
- 就業時間中にチャットメッセージのバナー通知を有効にします。
- 夜間に見逃されたアクティビティにメールで通知されます。
- 優先度の高いアップデートのみを受け取るようにモバイル通知を調整します。
ベストプラクティスとヒント
Teams通知を管理する際のベストプラクティスを考慮して、設定が効果的に機能するようにしましょう:
- 設定を定期的に見直して、業務の優先順位の変化やプロジェクトのニーズに合わせて調整します。
- チームや同僚に@mentionsを効果的に使うよう促し、不必要な通知を避けます。
- 通知が個人の時間を中断しないように、モバイルのおやすみ時間設定を利用します。
- アクティビティフィードを効率的に利用して項目を既読にし、フィルターを使用して重要な情報を優先します。
結論
Microsoft Teamsの通知を効果的に管理することは、作業のニーズと個人の好みに合わせてカスタマイズすることを含みます。通知設定をカスタマイズすることで、中断を最小限にしながら、重要な更新に情報を得ることができます。つながりを保つことと生産性を維持することのバランスを取ることが目標です。通知設定を常に評価し最適化することで、より体系的で効率的なワークフローを生み出すことができます。
記事の内容に誤りがある場合, あなたは