टिप्पणियाँ
टीम्स सूचनाओं का प्रबंधन कैसे करें
संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
माइक्रोसॉफ्ट टीम्ससूचनाएंसेटिंग्सउत्पादकताअलर्टअनुकूलनसॉफ्टवेयरउपयोगकर्ता अनुभवसंचारउपकरण
अनुवाद अपडेट किया गया 3 सप्ताह पहले
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स दूरस्थ और संकर कार्यस्थलों में संचार और सहयोग के लिए एक केंद्रीय उपकरण बन गया है। यह चैट, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और सहयोग उपकरणों के माध्यम से टीमों को जुड़े रहने में मदद करता है। हालांकि, इन विशेषताओं की समृद्धि के साथ सूचनाओं की एक लगातार धारा भी आती है। इन सूचनाओं का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करना ध्यान और उत्पादकता बनाए रखने की कुंजी है। इस गाइड में, हम विस्तार से बताएंगे कि आप अपने व्यक्तिगत कार्य शैली और जरूरतों के अनुसार माइक्रोसॉफ्ट टीम्स सूचनाओं का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं।
सूचना प्रकारों को समझना
अनुकूलन विकल्पों में गोता लगाने से पहले, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में उपलब्ध विभिन्न सूचना प्रकारों को समझना आवश्यक है। यह जानना कि कौन-कौन सी सूचनाएँ मौजूद हैं, आपको यह तय करने में मदद करेगा कि आपके कार्यप्रवाह के लिए कौन-सी सूचनाएँ आवश्यक हैं।
- बैनर सूचनाएँ: ये आपकी डेस्कटॉप पर पॉप-अप होती हैं और आपको नई गतिविधि के बारे में सूचित करती हैं। ये आपकी ऐप को खोले बिना संदेश या उल्लेख के बारे में सूचित करती हैं।
- फीड सूचनाएँ: ये टीम्स ऐप में आपकी गतिविधि फीड में कैप्चर की जाती हैं। आप इन्हें अपनी सुविधा के अनुसार देख सकते हैं।
- ईमेल सूचनाएँ: उन लोगों के लिए जो हमेशा टीम्स पर सक्रिय नहीं रहते, आप छोड़ी गई गतिविधि का सारांश प्राप्त करने के लिए ईमेल सूचनाएँ प्राप्त कर सकते हैं।
- पुश सूचनाएँ: ये सूचनाएँ आपके मोबाइल डिवाइस पर भेजी जाती हैं ताकि आप चलते-फिरते जानकारी प्राप्त कर सकें।
सूचना सेटिंग्स को अनुकूलित करें
अब जब आप सूचना प्रकारों से परिचित हैं, तो आइए जानें कि आप माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में अपनी सूचना सेटिंग्स को कैसे अनुकूलित कर सकते हैं। आप इन सेटिंग्स को इस तरह से अनुकूलित करना चाहेंगे कि यह विक्षेप को कम करे और यह भी सुनिश्चित करे कि आप महत्वपूर्ण अपडेट न चूकें।
1. सूचना सेटिंग्स तक पहुंच बनाना
अपनी टीम्स सूचनाओं को अनुकूलित करना शुरू करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एप्लिकेशन खोलें।
- खिड़की के ऊपरी-दाएँ कोने में अपनी प्रोफ़ाइल चित्र पर क्लिक करें।
- ड्रॉपडाउन मेनू से सेटिंग्स का चयन करें।
- खिड़की के बाईं ओर सूचनाएँ टैब चुनें।
यहाँ, आपको सूचनाओं के विभिन्न श्रेणियाँ मिलेंगी जिन्हें आप समायोजित कर सकते हैं, जैसे उल्लेख, संदेश, अन्य, और ईमेल।
2. चैट संदेशों के लिए सूचनाएँ अनुकूलित करना
संदेश श्रेणी के अंतर्गत, आप चैट के लिए सूचनाएँ अनुकूलित कर सकते हैं। इस पर विचार करें कि आपको चैट संदेशों के बारे में कितनी बार सूचित किए जाने की आवश्यकता है और इसके अनुसार समायोजित करें:
- बैनर और फीड: अपने डेस्कटॉप पर वास्तविक समय के अलर्ट प्राप्त करने के लिए और अपनी फीड में उन्हें लॉग करने के लिए।
- केवल फीड में दिखाएं: बैनर सूचनाओं को दबा देता है, जिसका अर्थ है कि आप केवल गतिविधि फीड में संदेश देखेंगे।
- बंद: कोई सूचनाएँ प्राप्त नहीं होतीं। महत्वपूर्ण संदेशों से चूकने से बचने के लिए इसे सावधानी से उपयोग करें।
3. टीम और चैनल में उल्लेख के प्रबंधन
उल्लेख के बारे में सूचित किया जाना सुनिश्चित करता है कि आप उन चर्चाओं के बारे में जानते हैं जिन पर आपका ध्यान आवश्यक है। उल्लेख श्रेणी के अंतर्गत, आप समायोजन कर सकते हैं:
- व्यक्तिगत उल्लेख: जब आपको किसी संदर्भ में उल्लेख किया जाता है, तो बैनर और फीड सूचनाएँ प्राप्त करने के लिए चुनें।
- टीम उल्लेख: जब आपकी टीम या चैनल का उल्लेख किया जाता है, तो आपके इनपुट की आवश्यकता हो सकती है, तो अलर्ट प्राप्त करें।
4. कॉल और बैठकों के लिए सूचनाओं का नियंत्रण
बैठक और कॉल सूचनाएँ अन्य श्रेणी के तहत समायोजित की जा सकती हैं। यहाँ, आप निम्नलिखित का प्रबंधन कर सकते हैं:
- बैठक सूचनाएँ: आगामी बैठकों के लिए सूचनाएँ दिखाने का चयन करें या नहीं।
- अगमन कॉल के लिए रिंगिंग ध्वनि: तय करें कि आप आने वाली कॉल के लिए श्रव्य अलर्ट चाहते हैं या नहीं।
5. ईमेल सूचनाएँ
यदि आप लगातार टीम्स की निगरानी नहीं करते हैं, तो ईमेल सूचनाएँ पिछले जानकारी पर अद्यतन प्राप्त करने के लिए सहायक हो सकती हैं। आप चुन सकते हैं:
- दैनिक एक ईमेल सूचना प्राप्त करें या जैसे ही कोई गतिविधि छूट जाती है या कोई बदलाव होता है।
- यदि वे अनावश्यक हैं या बोझिल लगते हैं, तो उन्हें बंद रखें।
डू नॉट डिस्टर्ब मोड
कभी-कभी, आपको बिना विघ्न के ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। टीम्स में डू नॉट डिस्टर्ब स्थिति को सक्रिय करने से इस मोड के दौरान सभी सूचनाओं को रोक दिया जाता है। इसे कैसे चलाना है:
- अपनी प्रोफ़ाइल चित्र पर क्लिक करें।
- अपनी उपस्थिति की स्थिति चुनें और डू नॉट डिस्टर्ब का चयन करें।
जब यह स्थिति सक्रिय होती है, तो कोई सूचनाएँ आपको परेशान नहीं करेंगी, जिससे आप अपने कार्यों पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। आप प्राथमिकता संपर्कों से सूचनाएँ प्राप्त करने के लिए अपवाद भी सेट कर सकते हैं।
मोबाइल सूचना प्रबंधन
यदि आप मोबाइल डिवाइस पर टीम्स ऐप का उपयोग करते हैं, तो पुश सूचनाओं का प्रबंधन करना सुनिश्चित करता है कि आप मोबाइल पर आपको आवश्यक अद्यतन प्राप्त करते हैं, बिना किसी परेशानी के। इसे कैसे कर सकते हैं:
- अपने मोबाइल पर माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप खोलें।
- मेनू आइकॉन (आमतौर पर तीन क्षैतिज रेखाओं द्वारा प्रदर्शित) पर टैप करें।
- सूचनाएँ का चयन करें। यहाँ आप संदेश सूचनाएँ, कार्यप्रवाह सूचनाएँ और अधिक को अनुकूलित कर सकते हैं।
आप मोबाइल के लिए डेस्कटॉप से भिन्न सेटिंग्स पसंद कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ उपयोगकर्ता ऑफ-ऑवर्स के दौरान अपने स्मार्टफोन पर काम से संबंधित सूचनाओं को कम पसंद करते हैं।
उदाहरण और उपयोग के मामले
चलो देखते हैं कि कैसे विभिन्न पेशेवर या उपयोगकर्ता सूचनाओं को अनुकूलित कर सकते हैं:
उदाहरण 1: परियोजना प्रबंधक
एक परियोजना प्रबंधक को आमतौर पर कई कार्य एक साथ करने होते हैं। उन्हें टीम सहयोग और परियोजना के मील के पत्थर पर वास्तविक समय का अपडेट चाहिए। यहाँ एक संभावित सेटअप है:
- सभी टीम उल्लेखों के लिए बैनर और फीड सूचनाएँ प्राप्त करें।
- कार्यक्रमों में बदलावों को कभी न चूकें, इसके लिए बैठक सूचनाएँ चालू करें।
- जिन गतिविधियों को आपने छोड़ दिया है, उनके लिए दैनिक ईमेल डाइजेस्ट कॉन्फिगर करें ताकि आप अनुपस्थित रहने पर कोई अपडेट प्राप्त कर सकें।
उदाहरण 2: डेवलपर
एक सॉफ्टवेयर डेवलपर को सहयोगात्मक स्प्रिंट के साथ-साथ केंद्रित समय की आवश्यकता होती है। उन्हें पसंद हो सकता है:
- ज्यादातर चैट संदेशों को फीड में दिखाएं, इससे बाधाएँ कम होंगी।
- कोडिंग सत्रों के दौरान डू नॉट डिस्टर्ब फीचर को चालू करें ताकि बाधाएँ न्यूनतम हो सकें।
- गैर-कार्य समय के दौरान मोबाइल सूचनाओं की आवृत्ति को कम करें।
उदाहरण 3: दूरस्थ टीम सदस्य
एक दूरस्थ टीम सदस्य समय पर सूचनाएँ प्राप्त करना पसंद कर सकता है ताकि वे जुड़े रहें। उनकी सेटिंग्स में शामिल हो सकते हैं:
- कार्य घंटों के दौरान चैट संदेशों के लिए बैनर सूचनाएँ सक्षम करें।
- आपको रात्रि में छोड़ी गई गतिविधियों के लिए ईमेल द्वारा सूचित किया जाएगा।
- केवल उच्च-प्राथमिकता अपडेट प्राप्त करने के लिए मोबाइल सूचनाएँ समायोजित करें।
श्रेष्ठ प्रथाएँ और सुझाव
टीम्स सूचनाओं का प्रबंधन करते समय कुछ श्रेष्ठ प्रथाओं पर विचार करें ताकि आपकी सेटिंग्स आपके लिए प्रभावी रूप से काम कर सकें:
- अपनी सेटिंग्स की नियमित रूप से समीक्षा करें ताकि बदलती कार्य प्राथमिकताओं या परियोजना की आवश्यकताओं के अनुकूल समायोजन कर सकें।
- अपने टीम या सहकर्मियों को अनावश्यक सूचनाओं से बचने के लिए @उल्लेखों का विवेकपूर्ण उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें।
- व्यक्तिगत समय में सूचनाओं को बाधित होने से रोकने के लिए अपने मोबाइल पर शांत घंटे सेटिंग का उपयोग करें।
- आइटम को पढ़ने के रूप में या प्रमुख जानकारी को प्राथमिकता देने के लिए फिल्टर का उपयोग करके अपनी गतिविधि फीड को कुशलतापूर्वक उपयोग करें।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट टीम्स सूचनाओं का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करना उनके कार्य की जरूरतों और व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के अनुसार गतिमान और अनुकूलित करना है। अपनी सूचना सेटिंग्स को अनुकूलित करके, आप महत्वपूर्ण अपडेट की जानकारी रखते हुए विक्षेप को कम कर सकते हैं। याद रखें, उद्देश्य जुड़े रहने और उत्पादकता बनाए रखने के बीच संतुलन बनाने का है। अपनी सूचना सेटिंग्स का लगातार मूल्यांकन और अनुकूलन करना एक अधिक संरचित और कुशल कार्यप्रवाह की ओर ले जा सकता है।
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं