Cómo gestionar las notificaciones de Teams

Editado 3 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta central para la comunicación y colaboración en lugares de trabajo remotos e híbridos. Ayuda a los equipos a mantenerse conectados a través del chat, videoconferencias y herramientas de colaboración. Sin embargo, con esta riqueza de funciones viene un flujo constante de notificaciones. Gestionar estas notificaciones de manera efectiva es la clave para mantener el enfoque y la productividad. En esta guía, exploraremos en detalle cómo puedes gestionar tus notificaciones de Microsoft Teams para adaptarlas a tu estilo de trabajo y necesidades individuales.

Comprendiendo los tipos de notificaciones

Antes de profundizar en las opciones de personalización, es esencial entender los diferentes tipos de notificaciones disponibles en Microsoft Teams. Saber qué tipos de notificaciones existen te ayudará a decidir cuáles son necesarias para tu flujo de trabajo.

• Notificaciones de banner: Estas son ventanas emergentes que aparecen en tu escritorio y te notifican sobre nueva actividad. Te informan sobre mensajes o menciones sin necesidad de abrir la aplicación.
• Notificaciones de feed: Estas se capturan en tu feed de actividad en la aplicación Teams. Puedes verlas en tu conveniencia.
• Notificaciones por correo electrónico: Para las personas que no siempre están activas en Teams, puedes optar por recibir notificaciones por correo electrónico que resumen la actividad perdida.
• Notificaciones push: Estas son notificaciones enviadas a tu dispositivo móvil para mantenerte informado mientras te desplazas.

Personalizar la configuración de notificaciones

Ahora que estás familiarizado con los tipos de notificaciones, aprendamos cómo personalizar tu configuración de notificaciones en Microsoft Teams. Querrás personalizar estas configuraciones de tal manera que minimices las distracciones y también asegures que no pierdas actualizaciones importantes.

1. Acceder a la configuración de notificaciones

Para comenzar a personalizar tus notificaciones de Teams, sigue estos pasos:

1. Abre la aplicación de Microsoft Teams.
2. Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de la ventana.
3. Selecciona Configuración del menú desplegable.
4. Selecciona la pestaña Notificaciones en el lado izquierdo de la ventana.

Aquí encontrarás diferentes categorías de notificaciones que puedes ajustar, tales como Menciones, Mensajes, Otros y Correo electrónico.

2. Personalizar las notificaciones para mensajes de chat

Bajo la categoría Mensajes, puedes personalizar las notificaciones para los chats. Considera con qué frecuencia necesitas que te alerten sobre mensajes de chat y ajusta en consecuencia:

• Banners y Feeds: Para recibir alertas en tiempo real en tu escritorio y registrarlas en tu feed.
• Mostrar solo en el feed: Supresión de notificaciones de banner, lo que significa que solo verás mensajes en el Feed de Actividad.
• Desactivado: No se reciben notificaciones. Usa esto con precaución para evitar perder mensajes importantes.

3. Gestión de menciones de equipos y canales

Ser notificado sobre menciones asegura que estés al tanto de las discusiones que requieren tu atención. Bajo la categoría Menciones, puedes ajustar la configuración para:

• Menciones personales: Elige recibir notificaciones de banner y feed cada vez que te mencionen en un contexto.
• Menciones de equipo: Recibe alertas cuando se menciona a tu equipo o canal, lo que significa que una discusión más amplia podría necesitar tu aporte.

4. Controlar las notificaciones para llamadas y reuniones

Las notificaciones de reuniones y llamadas se pueden ajustar en la categoría Otros. Aquí puedes gestionar lo siguiente:

• Notificaciones de reuniones: Elige si mostrar notificaciones para las próximas reuniones.
• Sonido de timbre para llamadas entrantes: Decide si quieres una alerta audible para las llamadas entrantes.

5. Notificaciones por correo electrónico

Si no estás monitoreando constantemente Teams, las notificaciones por correo electrónico pueden ser excelentes para las actualizaciones de la información pasada. Puedes elegir:

• Recibir notificaciones por correo electrónico una vez al día o tan pronto como se pierda una actividad o se realice un cambio.
• Si parecen innecesarios o engorrosos, mantenlos cerrados.

Modo No molestar

A veces, necesitas concentrarte sin interrupciones. Activar el estado No Molestar en Teams detiene todas las notificaciones durante este modo. Aquí te mostramos cómo iniciarlo:

1. Haz clic en tu foto de perfil.
2. Elige tu estado de presencia y selecciona No Molestar.

Cuando este estado está activo, ninguna notificación te molestará, permitiéndote concentrarte completamente en tus tareas. También puedes establecer excepciones para recibir notificaciones de contactos prioritarios.

Gestión de notificaciones móviles

Si usas la aplicación Teams en un dispositivo móvil, gestionar las notificaciones push asegura que obtienes las actualizaciones que necesitas en el móvil, sin ningún inconveniente. Así es como puedes hacerlo:

1. Abre la aplicación Microsoft Teams en tu móvil.
2. Toca el icono Menú (generalmente representado por tres líneas horizontales).
3. Selecciona Notificaciones. Aquí puedes personalizar las notificaciones de mensajes, notificaciones de flujo de trabajo y más.

Puedes preferir diferentes configuraciones para el móvil que para el escritorio. Por ejemplo, algunos usuarios prefieren menos notificaciones relacionadas con el trabajo en su smartphone durante horas no laborales.

Ejemplos y casos de uso

Echemos un vistazo a ejemplos prácticos de cómo diferentes profesionales o usuarios pueden personalizar las notificaciones:

Ejemplo 1: Gerente de proyectos

Un gerente de proyectos generalmente tiene varias tareas para realizar simultáneamente. Necesitan colaboración en equipo y actualizaciones en tiempo real sobre hitos del proyecto. Aquí tienes una posible configuración:

• Recibe notificaciones de banner y feed para todas las menciones de equipo.
• Habilita las notificaciones de reuniones para no perder cambios en el cronograma.
• Configura un resumen diario por correo electrónico para actividades pérdidas para recibir actualizaciones mientras estás ausente.

Ejemplo 2: Desarrollador

Un desarrollador de software necesita sprints colaborativos así como tiempo de concentración. Podrían preferir:

• Mostrar la mayoría de los mensajes de chat solo en el feed, lo que reducirá las interrupciones.
• Activar la función No Molestar para minimizar las interrupciones durante las sesiones de codificación.
• Reducir la frecuencia de las notificaciones móviles durante horas no laborales.

Ejemplo 3: Miembro de equipo remoto

Un miembro de equipo remoto puede preferir recibir notificaciones oportunas para mantenerse conectado. Sus configuraciones pueden incluir:

• Habilitar notificaciones de banner para mensajes de chat durante horas de trabajo.
• Serás notificado por correo electrónico para cualquier actividad nocturna perdida.
• Ajusta las notificaciones móviles para recibir solo actualizaciones de alta prioridad.

Mejores prácticas y consejos

Considera algunas mejores prácticas al gestionar las notificaciones de Teams para que tu configuración funcione efectivamente para ti:

• Revisa tu configuración regularmente para hacer ajustes que se adapten a las prioridades cambiantes del trabajo o demandas del proyecto.
• Anima a tu equipo o colegas a usar las @menciones con prudencia para evitar notificaciones innecesarias.
• Para asegurarte de que las notificaciones no interrumpan el tiempo personal, usa la configuración de Horas de Silencio en tu móvil.
• Usa el feed de actividad de manera eficiente marcando elementos como leídos o usando filtros para priorizar información importante.

Conclusión

Gestionar efectivamente las notificaciones de Microsoft Teams implica entenderlas y personalizarlas para tus necesidades de trabajo y preferencias personales. Al personalizar tu configuración de notificaciones, puedes minimizar interrupciones mientras te mantienes informado y receptivo a actualizaciones importantes. Recuerda, el objetivo es alcanzar un equilibrio entre permanecer conectado y mantener la productividad. Evaluar y optimizar constantemente tu configuración de notificaciones puede llevar a un flujo de trabajo más estructurado y eficiente.

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