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如何管理Teams通知
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翻译更新 3 几周前
Microsoft Teams已成为远程和混合工作场所中通信和协作的核心工具。它通过聊天、视频会议和协作工具帮助团队保持联系。然而，伴随着丰富的功能而来的是不断的通知流。有效管理这些通知是保持专注和提高生产力的关键。在本指南中，我们将详细探讨如何根据您的个人工作风格和需求管理Microsoft Teams通知。
了解通知类型
在深入了解定制选项之前，了解Microsoft Teams中可用的不同通知类型是必不可少的。知道有哪些类型的通知，将帮助您决定哪些是您的工作流程所必需的。
- 横幅通知：这些是弹出的桌面通知，告知您新的活动。它们让您无需打开应用程序即可知道消息或提及。
- 信息流通知：这些被捕捉到您的Teams应用程序的活动信息流中。您可以在方便时查看它们。
- 电子邮件通知：对于不常使用Teams的人，您可以选择接收电子邮件通知，汇总错过的活动。
- 推送通知：这些是发送到您移动设备的通知，让您在移动中及时了解信息。
自定义通知设置
现在您已经熟悉了通知类型，让我们来了解如何在Microsoft Teams中自定义通知设置。您需要以一种既能减少干扰又能确保您不错过重要更新的方式来自定义这些设置。
1. 访问通知设置
要开始自定义您的Teams通知，请按以下步骤操作：
- 打开Microsoft Teams应用程序。
- 单击窗口右上角的个人资料图片。
- 从下拉菜单中选择设置。
- 选择窗口左侧的通知选项卡。
在这里，您会发现不同类别的通知，您可以调整，例如提及、消息、其他和电子邮件。
2. 自定义聊天消息的通知
在消息类别下，您可以自定义聊天的通知。考虑您需要多频繁地收到聊天消息提醒并做出相应调整：
- 横幅和信息流：在桌面上接收实时提醒并在信息流中记录它们。
- 仅在信息流中显示：抑制横幅通知，意味着您只能在活动信息流中看到消息。
- 关闭：未接收通知。谨慎使用，以避免错过重要消息。
3. 管理团队和频道提及
关于提及的通知确保您了解需要您关注的讨论。在提及类别下，您可以调整以下设置：
- 个人提及：选择在上下文中提及您时接收横幅和信息流通知。
- 团队提及：当提及您的团队或频道时接收提醒，意味着更广泛的讨论可能需要您的输入。
4. 控制通话和会议的通知
会议和通话通知可以在其他类别下进行调整。这里，您可以管理以下内容：
- 会议通知：选择是否显示即将举行的会议的通知。
- 来电的响铃声：决定是否需要来电的声音提醒。
5. 电子邮件通知
如果您没有持续监控Teams，电子邮件通知可以很好地用于过去信息的更新。您可以选择：
- 每天或一旦错过活动或更改发生时接收电子邮件通知。
- 如果它们显得不必要或麻烦，请将其关闭。
勿扰模式
有时，您需要在无干扰的情况下专注。在Teams中激活请勿打扰状态可在此模式下停止所有通知。以下是启动它的方法：
- 点击您的个人资料图片。
- 选择您的状态并选择请勿打扰。
当该状态激活时，没有通知会打扰您，从而使您能够完全专注于任务。您还可以设置例外情况以接收来自优先联系人的通知。
移动通知管理
如果您在移动设备上使用Teams应用程序，管理推送通知可以确保您在移动端获得所需的更新而无任何麻烦。以下是您可以如何做到：
- 在您的移动设备上打开Microsoft Teams应用程序。
- 点击菜单图标（通常由三条横线表示）。
- 选择通知。在这里您可以自定义消息通知、工作流通知等。
您可能希望在移动设备上进行的设置与桌面不同。例如，有些用户在非工作时间内更喜欢减少工作相关的通知。
示例和用例
让我们看看不同专业人士或用户如何自定义通知的实际例子：
示例1：项目经理
项目经理通常需要同时执行多个任务。他们需要团队协作和实时更新项目里程碑。以下是可能的设置：
- 接收所有团队提及的横幅和信息流通知。
- 启用会议通知以从不遗漏日程变更。
- 将错过活动配置为每日电子邮件摘要，以接收您离开期间的任何更新。
示例2：开发人员
软件开发人员需要协作冲刺和专注时间。他们可能更喜欢：
- 将大多数聊天消息仅显示在信息流中，从而减少干扰。
- 启用请勿打扰功能，以较少打扰进行编码。
- 在非工作时间降低手机通知频率。
示例3：远程团队成员
远程团队成员可能会希望及时收到通知以保持联系。他们的设置可能包括：
- 在工作时间内启用聊天消息的横幅通知。
- 您将会被通过电子邮件通知任何错过的夜间活动。
- 调整手机通知以仅接收高优先级更新。
最佳实践和技巧
在管理Teams通知时考虑一些最佳实践，以便您的设置能够有效地为您工作：
- 定期检查您的设置，以根据工作优先级或项目需求变化进行调整。
- 鼓励您的团队或同事谨慎使用@提及，以避免不必要的通知。
- 为确保通知不会打扰个人时间，在手机上使用安静时段设置。
- 通过将项目标记为已读或使用过滤器以优先处理重要信息，有效地使用活动信息流。
结论
有效管理Microsoft Teams通知需要了解和根据您的工作需求和个人偏好自定义它们。通过自定义通知设置，您可以尽量减少干扰，同时保持对重要更新的了解和响应性。记住，目标是在保持联系和提高生产力之间取得平衡。不断评估和优化您的通知设置可以带来更有结构和效率的工作流程。
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