Como gerenciar subtarefas no Asana

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Asana é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos projetada para ajudar equipes a coordenar e gerenciar seu trabalho. Um dos principais recursos que melhora sua funcionalidade é o uso de subtarefas. Subtarefas no Asana permitem que você divida tarefas maiores em partes menores e mais gerenciáveis. Isso pode facilitar a organização de projetos complexos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso. Aqui, exploraremos como gerenciar efetivamente subtarefas no Asana.

Compreendendo subtarefas no Asana

Subtarefas são essencialmente tarefas dentro de uma tarefa. Elas permitem que você divida a tarefa principal em partes menores, que podem ser atribuídas e acompanhadas individualmente. Subtarefas são úteis para detalhar os passos necessários para completar a tarefa principal e garantir responsabilidade dentro da equipe.

Por exemplo, se sua tarefa principal é “lançar um novo site”, subtarefas podem incluir “finalizar o design”, “escrever o conteúdo”, “implementar o código” e “testar”. Cada uma dessas subtarefas pode ser atribuída a membros diferentes da equipe e receber prazos diferentes, tornando o grande projeto mais administrável.

Criando subtarefas no Asana

Criar subtarefas no Asana é simples:

1. Abra a tarefa à qual você deseja adicionar subtarefas.
2. Encontre a seção "Subtarefas" no painel de detalhes da tarefa.
3. Clique no botão "Adicionar Subtarefa".
4. Digite um nome para sua subtarefa.
5. Atribua uma subtarefa a um membro da equipe, defina uma data de vencimento e adicione quaisquer detalhes adicionais necessários.

É importante notar que subtarefas podem ter suas próprias datas de vencimento, responsáveis e anexos, assim como qualquer outra tarefa. Isso oferece muita flexibilidade no gerenciamento de seus projetos.

Melhores práticas para gerenciar subtarefas

Embora as subtarefas possam ser incrivelmente poderosas, elas são mais eficazes quando usadas corretamente. Aqui estão algumas melhores práticas para gerenciar subtarefas no Asana:

1. Defina claramente os objetivos das subtarefas

Cada subtarefa deve ter um objetivo claro e específico. Evite descrições vagas. Por exemplo, em vez de uma subtarefa etiquetada como “Trabalhar no conteúdo”, uma melhor subtarefa seria “Redigir um post de blog para a página Sobre Nós”.

2. Atribua subtarefas às pessoas certas

Certifique-se de que cada subtarefa seja atribuída ao membro apropriado da equipe, com as habilidades e conhecimentos corretos. Isso ajuda a garantir que o trabalho seja realizado de forma eficiente e eficaz.

3. Defina prazos realistas

Ao definir datas de vencimento para subtarefas, seja realista sobre o tempo necessário para completar essas tarefas. Considere a carga de trabalho e outros compromissos dos membros da equipe.

4. Use dependências de subtarefas

Se uma subtarefa não puder ser iniciada antes da conclusão de outra tarefa, configure uma relação de dependência. Isso ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho de forma eficiente.

5. Revise o progresso das subtarefas regularmente

Revise regularmente o progresso de cada subtarefa para garantir que tudo esteja se movendo na direção certa. Isso pode ser feito em uma reunião de equipe ou através dos recursos de acompanhamento de progresso do Asana.

Usando campos personalizados para subtarefas

Os campos personalizados no Asana permitem um nível adicional de especificidade ao gerenciar subtarefas. Por exemplo, você pode querer um campo personalizado para “prioridade” ou “fase” para fornecer mais contexto para cada subtarefa.

Para adicionar um campo personalizado:

1. Abra a tarefa principal à qual sua subtarefa está relacionada.
2. Clique em "Personalizar" no painel de detalhes da tarefa.
3. Selecione "Adicionar Campo" e escolha entre campos existentes ou crie um novo campo.
4. Personalize os campos conforme necessário.
5. Você verá então os campos personalizados disponíveis para suas subtarefas.

Dicas para colaboração eficaz usando subtarefas

A colaboração é vital em qualquer projeto. Aqui estão algumas dicas ao usar subtarefas:

1. Use comentários

Cada subtarefa tem uma seção de comentários. Use esse recurso para fornecer feedback ou instruções adicionais. Certifique-se de que todos os membros relevantes da equipe possam ver esses comentários para transparência e clareza.

2. Anexe arquivos

Se uma subtarefa exigir materiais de referência ou recursos, adicione-os diretamente à subtarefa. Isso facilita para os membros da equipe acessar todas as informações necessárias em um só lugar.

3. Incentive atualizações regulares

Peça aos membros da equipe que atualizem o progresso de suas subtarefas. Isso ajuda os gerentes de projeto a acompanhar o ritmo e identificar quaisquer gargalos.

Lidando com projetos complexos usando subtarefas

Para projetos maiores e mais complexos, subtarefas podem ser organizadas em estruturas aninhadas ou hierarquias. Embora o Asana não suporte subtarefas infinitamente aninhadas, a criação de um nível de subtarefas sob a tarefa principal geralmente é suficiente para a maioria das necessidades do projeto.

Para gerenciar a complexidade, considere usar outros recursos do Asana, como seções e marcos, juntamente com subtarefas. Seções podem agrupar tarefas no mesmo nível, enquanto marcos acompanham realizações importantes no seu cronograma de projeto.

Relatórios e análise de subtarefas

As ferramentas de relatório do Asana podem ajudá-lo a analisar o progresso de suas subtarefas:

• Use a "Visão de Progresso" para ver como as subtarefas contribuem para os objetivos gerais do projeto.
• Inclua campos personalizados em seus relatórios para obter insights detalhados sobre o gerenciamento de tarefas.
• Use a função "Pesquisa Avançada" para filtrar tarefas e subtarefas com base em vários critérios, como data de vencimento, responsável e status de conclusão.

Os relatórios podem ser personalizados para diferentes partes interessadas, como membros da equipe, gerentes de projeto ou executivos, garantindo que todos recebam as informações relevantes para eles.

Desafios e soluções com subtarefas

Embora as subtarefas sejam extremamente úteis, elas também podem apresentar alguns desafios.

Desafio: Falta de visibilidade

Subtarefas são menos visíveis nas visualizações principais do projeto. Solução: Revisar regularmente subtarefas no painel de detalhes da tarefa e usar filtros de pesquisa avançada para manter subtarefas visíveis.

Desafio: Duplicação de esforços

Se as tarefas e subtarefas não forem claramente definidas, pode ocorrer sobreposição. Solução: Garanta uma comunicação clara e descrições bem definidas de subtarefas.

Desafio: Tornar os projetos excessivamente complexos

Muitas subtarefas podem fazer um projeto parecer esmagador. Solução: Mantenha as subtarefas simples, focadas e diretamente relacionadas à tarefa em questão.

Conclusão

Gerenciar subtarefas no Asana pode transformar a forma como sua equipe lida com projetos, tornando-os mais organizados e eficientes. Ao dividir tarefas em subtarefas menores, você pode proporcionar clareza, atribuir responsabilidades e garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados. Lembre-se de revisar subtarefas regularmente, usar campos personalizados para detalhes adicionais e manter a comunicação aberta através de comentários e anexos de arquivos. Com essas práticas, você estará bem equipado para lidar com projetos de qualquer tamanho e complexidade no Asana.

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