Как управлять стоимостью проекта в Microsoft Project

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft ProjectУправление затратамиБюджетированиеУправление проектамиWindowsФинансыПланированиеОтслеживаниеУправлениеРесурсыЭффективность

Управление стоимостью проекта — это критически важный аспект работы любого менеджера проекта, так как он напрямую влияет на финансовый успех проекта. Используя Microsoft Project, широко используемый инструмент управления проектами, разработанный корпорацией Microsoft, вы можете эффективно планировать, отслеживать и контролировать расходы проекта. Ниже представлен комплексный гид по управлению стоимостью проекта в Microsoft Project, изложенный простыми словами, чтобы вы могли понимать и применять эти принципы к своим проектам эффективно.

Понимание основных концепций

Прежде чем погрузиться в управление стоимостью в Microsoft Project, важно понять некоторые основные понятия:

• Стоимость проекта: Это общая стоимость, которую предполагается понести в течение жизненного цикла проекта. Она включает трудозатраты, стоимость материалов, стоимость оборудования и другие ресурсы, требующие финансовых затрат.
• Управление стоимостью: Это включает в себя планирование, оценку, составление бюджета, финансирование, управление и контроль расходов так, чтобы проект был завершен в пределах утвержденного бюджета.
• Microsoft Project: Это программное обеспечение, разработанное корпорацией Microsoft, специально предназначенное для помощи менеджерам проектов в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса, управлении бюджетами и анализе рабочих нагрузок.

Настройка управления стоимостью в Microsoft Project

1. Определение и понимание ресурсов

Начните с определения всех ресурсов, необходимых для вашего проекта. Ресурсы могут быть людьми, оборудованием или материалами, которые требуются для выполнения задач проекта. Каждый из этих ресурсов будет иметь связанную с ним стоимость:

• Ресурсы работы: Обычно это человеческие ресурсы, которые имеют стоимость, основанную на почасовой ставке. Например, у вас может быть инженер, который берет $100 в час.
• Материальные ресурсы: Это расходуемые материалы или элементы, которые потребляются по мере выполнения проекта; стоимость связана с единицей потребленного материала.
• Костовые ресурсы: Это ресурсы, назначенные задаче, которые стоят фиксированную сумму (например, расходы на проезд, лицензионные сборы и т.д.).

2. Ввод стоимости ресурсов

После того как вы определили список ресурсов, можно ввести информацию о стоимости:

1. Переключитесь на вид Лист ресурсов в Microsoft Project.
2. Для каждого ресурса укажите стоимость в поле Стандартная ставка или Ставка за сверхурочную работу, если это необходимо.
3. При необходимости назначьте костовые ресурсы конкретным задачам для отражения предполагаемых расходов.

3. Назначение ресурсов задачам

После того как ваши ресурсы настроены с информацией о стоимости, назначьте их задачам в вашем проекте.

1. Переключитесь на вид Диаграмма Ганта. Здесь задачи запланированы со сроками, и вы можете назначать ресурсы каждой задаче.
2. Для каждой задачи используйте диалоговое окно Сведения о задаче или кнопку Назначить ресурсы для выбора соответствующих ресурсов.

Оценка стоимости проекта

После того как ресурсы назначены, Microsoft Project автоматически рассчитывает стоимость каждой задачи на основе информации о ресурсах.

1. Обзор стоимости работы

Чтобы видеть расчетную стоимость каждой работы:

• Переключитесь на вид Использование задач или Использование ресурсов.
• В любом виде затраты будут отображаться в колонке Стоимость рядом с каждой задачей или ресурсом.

2. Расчет общей стоимости проекта

Чтобы получить общую стоимость проекта, сложите все затраты по задачам или переключитесь на задачу Сводка проекта в верхней части списка задач в виде Диаграмма Ганта для быстрого ознакомления.

Создание бюджета в Microsoft Project

1. Определение базовой стоимости

После того как вы утвердили свою оценку стоимости и расписание, сохраните базу, чтобы сохранить детали исходного плана. Это важно для сравнения стоимости в будущем:

1. Перейдите в Проект > Установить базу > снова Установить базу.
2. Выберите текущий проект и нажмите OK для сохранения базы.

Отслеживание и контроль затрат проекта

1. Обновление статуса проекта

Для эффективного управления затратами важно регулярно отслеживать прогресс:

• Обновляйте задачи фактическими датами начала и окончания.
• Вводите фактические затраты или действительно выполненные рабочие часы.
• Используйте Обновить проект на вкладке Проекты для отражения любых изменений.

2. Сравнение фактических затрат с базой

Чтобы понять, насколько вы соответствуете бюджету, необходимо изучать отклонения затрат относительно базы:

• Переключитесь на вид Отслеживающая диаграмма Ганта, где вы можете видеть разницу между планированным и фактическим прогрессом проекта.
• Чтобы увидеть результаты затрат, перейдите в таблицу Затраты на вкладке Вид для просмотра детальной информации об отклонении затрат.

Расширенные функции управления затратами

1. Использование отчетов о затратах

Microsoft Project предоставляет множество инструментов отчетности, чтобы помочь вам анализировать данные о затратах:

• Доступ к встроенным отчетам о затратах можно получить, щелкнув вкладку Отчеты и выбрав опции, такие как Обзор затрат или Отчет о полученной стоимости.

2. Использование анализа полученной стоимости

Управление полученной стоимостью (EVM) — это техника управления проектами, которая интегрирует объем, расписание и затраты для оценки производительности проекта:

• Убедитесь, что ваш проект четко оформлен и его статус обновлен.
• Просмотрите показатели полученной стоимости, перейдя в таблицу Полученной стоимости на вкладке Вид.
• Анализируйте ключевые показатели, такие как отклонение по стоимости (CV), отклонение по расписанию (SV) и индекс производительности по стоимости (CPI).

Советы по улучшению управления затратами

Улучшение управления затратами в Microsoft Project требует внимания к деталям и активного управления. Рассмотрите эти советы:

• Регулярно обновляйте фактические затраты и статусы, чтобы обеспечить своевременное выявление отклонений.
• Сохраняйте детальную документацию по всем транзакциям затрат и распределению ресурсов для лучшего аудита.
• Проверяйте и оптимизируйте распределение ресурсов, чтобы снизить ненужные расходы.
• Проводите регулярные совещания о статусе, чтобы обсуждать финансовые вопросы проекта и корректирующие действия.
• Вовлекайте заинтересованные стороны в финансовую оценку для получения дополнительной информации и поддержки.

Заключение

Эффективное управление затратами проекта с помощью Microsoft Project требует понимания настройки и манипулирования ресурсами, тщательного процесса оценки и составления бюджета, постоянного отслеживания и внимания к анализу отклонений. Хотя платформа предоставляет ряд сложных инструментов и отчетов для помощи в этой задаче, окончательный успех в управлении затратами зависит от внимательного отношения к деталям проекта, регулярного мониторинга и оперативной корректировки ресурсов и активностей. Используя полный спектр возможностей управления затратами Microsoft Project, менеджеры проектов способны завершать проекты вовремя и в рамках бюджета, способствуя общему успеху и удовлетворению проекта.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление