Microsoft Project में परियोजना लागतों का प्रबंधन कैसे करें

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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परियोजना लागतों का प्रबंधन किसी भी परियोजना प्रबंधक की भूमिका का एक महत्वपूर्ण पहलू है क्योंकि यह सीधे परियोजना की वित्तीय सफलता को प्रभावित करता है। Microsoft द्वारा विकसित Microsoft Project, एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला परियोजना प्रबंधन उपकरण, का उपयोग करके आप प्रभावी ढंग से परियोजना लागतों की योजना बना सकते हैं, उनका ट्रैक कर सकते हैं और उन्हें नियंत्रित कर सकते हैं। नीचे Microsoft Project में परियोजना लागतों का प्रबंधन करने के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका दी गई है, जो साधारण शब्दों में वर्णित है ताकि आप इन सिद्धांतों को समझ सकें और उन्हें अपने परियोजनाओं में प्रभावी ढंग से लागू कर सकें।

मूल अवधारणाओं को समझना

Microsoft Project में लागत प्रबंधन में उतरने से पहले, कुछ बुनियादी अवधारणाओं को समझना आवश्यक है:

• परियोजना लागत: ये कुल लागत हैं जो परियोजना के जीवन चक्र के दौरान होने का अनुमान है। इनमें श्रमिक लागत, सामग्री लागत, उपकरण लागत और अन्य संसाधन शामिल हैं जो वित्तीय व्यय की आवश्यकता होती है।
• लागत प्रबंधन: इसमें लागतों की योजना बनाना, उनका अनुमान लगाना, बजट बनाना, वित्तपोषण करना, निधिकरण करना, प्रबंधित करना और नियंत्रित करना शामिल है ताकि परियोजना अनुमोदित बजट के भीतर पूरी हो जाए।
• Microsoft Project: यह Microsoft द्वारा विकसित एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद है, जिसे विशेष रूप से परियोजना प्रबंधकों को योजनाएं विकसित करने, कार्यों के लिए संसाधनों को आवंटित करने, प्रगति का ट्रैक रखने, बजट प्रबंधित करने और कार्यभार का विश्लेषण करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

Microsoft Project में लागत प्रबंधन स्थापित करें

1. संसाधनों को परिभाषित करें और समझें

अपने परियोजना के लिए आवश्यक सभी संसाधनों की पहचान करके शुरू करें। संसाधन लोग, उपकरण, या सामग्री हो सकते हैं जो परियोजना कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक होते हैं। इनमें से प्रत्येक संसाधन के साथ एक लागत जुड़ी होगी:

• कार्य संसाधन: ये सामान्यतः मानव संसाधन होते हैं जिनके पास एक घण्टे की दर के आधार पर संबंधित लागत होती है। उदाहरण के लिए, आपके पास एक इंजीनियर हो सकता है जो $100 प्रति घंटा चार्ज करता है।
• सामग्री संसाधन: इनमें उपभोग्य वस्तुएँ या आइटम शामिल होते हैं जो परियोजना के बढ़ने के साथ समाप्त हो जाते हैं; लागत का संबंध उपयोग की गई सामग्री की इकाई से होता है।
• लागत संसाधन: ये ऐसे संसाधन होते हैं जिन्हें एक निश्चित राशि में कार्य के लिए सौंपा जाता है (जैसे यात्रा लागत, लाइसेंस शुल्क, आदि)।

2. संसाधन लागतें दर्ज करें

अपने संसाधनों की सूची को परिभाषित करने के बाद, अब आप लागत जानकारी दर्ज कर सकते हैं:

1. Microsoft Project में संसाधन शीट दृश्य में स्विच करें।
2. प्रत्येक संसाधन के लिए, आवश्यकतानुसार मानक दर या ओवरटाइम दर क्षेत्र में लागत निर्दिष्ट करें।
3. यदि लागू हो, तो अनुमानित खर्चों को दर्शाने के लिए विशिष्ट कार्यों को लागत संसाधन सौंपें।

3. संसाधनों को कार्यों के लिए आवंटित करें

आपके संसाधन लागत जानकारी के साथ सेटअप करने के बाद, उन्हें अपनी परियोजना के कार्यों को आवंटित करें।

1. गैंट चार्ट दृश्य में स्विच करें। यहां, कार्यों को समय सीमा के साथ अनुसूचित किया जाता है, और आप प्रत्येक कार्य को संसाधनों को सौंप सकते हैं।
2. प्रत्येक कार्य के लिए, कार्य सूचना संवाद या संसाधन असाइन करें बटन का उपयोग करके उपयुक्त संसाधनों का चयन करें।

परियोजना लागतों का अनुमान लगाना

संसाधन आवंटित करने के बाद, Microsoft Project स्वचालित रूप से संसाधन जानकारी के आधार पर प्रत्येक कार्य की लागत की गणना करता है।

1. कार्य लागत की समीक्षा करें

प्रत्येक कार्य के लिए गणना की गई लागत को देखने के लिए:

• कार्य उपयोग या संसाधन उपयोग दृश्य में स्विच करें।
• किसी भी दृश्य में, लागत लागत कॉलम में प्रत्येक कार्य या संसाधन के बगल में दिखाई देगी।

2. कुल परियोजना लागत की गणना करें

कुल परियोजना लागत प्राप्त करने के लिए, सभी कार्य लागतों को जोड़ें या त्वरित अवलोकन के लिए गैंट चार्ट दृश्य में कार्य सूची के शीर्ष पर परियोजना सारांश कार्य पर स्विच करें।

Microsoft Project में बजट बनाना

1. आधार रेखा लागत निर्धारित करें

अपनी लागत और समय सारिणी का अनुमान समाप्त करने के बाद, मूल योजना का विवरण संरक्षित करने के लिए एक आधार रेखा सहेजें। यह भविष्य में लागत तुलना के लिए महत्वपूर्ण है:

1. परियोजना > आधार रेखा सेट करें > फिर से आधार रेखा सेट करें पर जाएं।
2. वर्तमान परियोजना का चयन करें और आधार रेखा सहेजने के लिए ठीक है पर क्लिक करें।

परियोजना लागतों पर नज़र रखना और नियंत्रित करना

1. परियोजना स्थिति अपडेट करें

लागतों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, नियमित अंतराल पर प्रगति का ट्रैक रखना आवश्यक है:

• वास्तविक प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ कार्यों को अपडेट करें।
• वास्तविक लागत या कार्य घंटों को दर्ज करें जो वास्तव में पूरा हो गया है।
• किसी भी परिवर्तन को दर्शाने के लिए परियोजनाएं टैब के तहत परियोजना अपडेट करें का उपयोग करें।

2. वास्तविक लागतों की तुलना आधार रेखा से करें

यह समझने के लिए कि आप बजट का कितना पालन कर रहे हैं, आपको आधार रेखा के मुकाबले लागत भिन्नताओं की जांच करनी होगी:

• ट्रैकिंग गैंट दृश्य में स्विच करें, जहां आप योजनाबद्ध और वास्तविक परियोजना प्रगति के बीच अंतर देख सकते हैं।
• लागत प्रदर्शन देखने के लिए, दृश्य टैब में लागत तालिका पर जाएं ताकि विस्तृत लागत भिन्नता की जानकारी प्राप्त हो सके।

उन्नत लागत प्रबंधन सुविधाएँ

1. लागत रिपोर्ट का उपयोग करना

Microsoft Project आपको लागत डेटा का विश्लेषण करने में मदद करने के लिए विभिन्न रिपोर्टिंग उपकरण प्रदान करता है:

• अंतर्निहित लागत रिपोर्ट का उपयोग रिपोर्ट्स टैब पर क्लिक करके और लागत अवलोकन या प्राप्त मूल्य रिपोर्ट जैसे विकल्पों का चयन करके करें।

2. प्राप्त मूल्य विश्लेषण का उपयोग करना

प्राप्त मूल्य प्रबंधन (EVM) एक परियोजना प्रबंधन तकनीक है जो परियोजना प्रदर्शन का आकलन करने के लिए दायरे, समय जोखिम, और लागत वेरिएबल को एकीकृत करता है:

• सुनिश्चित करें कि आपकी परियोजना ठीक से घटित हो गई है और इसकी स्थिति अद्यतित है।
• प्राप्त मूल्य मीट्रिक देखने के लिए दृश्य टैब में प्राप्त मूल्य तालिका पर जाएं।
• लागत भिन्नता (CV), समयनुसार भिन्नता (SV), और लागत प्रदर्शन सूची (CPI) जैसे प्रमुख मीट्रिक का विश्लेषण करें।

लागत प्रबंधन को सुधारने के लिए सुझाव

Microsoft Project में लागत प्रबंधन को सुधारने के लिए विवरणों पर ध्यान देने और सक्रिय प्रबंधन की आवश्यकता होती है। इन सुझावों पर विचार करें:

• वास्तविक लागतों और स्थितियों को नियमित रूप से अद्यतन करें ताकि विचलन का समय पर पता चल सके।
• बेहतर ऑडिटिंग के लिए सभी लागत लेनदेन और संसाधन आवंटनों का विस्तृत प्रलेखन बनाए रखें।
• अनावश्यक खर्च को कम करने के लिए संसाधन आवंटन की समीक्षा और सुधार करें।
• परियोजना वित्तीय मुद्दों और सुधारात्मक क्रियाओं पर चर्चा करने के लिए नियमित स्थिति बैठकों का आयोजन करें।
• अतिरिक्त जानकारी और समर्थन के लिए वित्तीय आकलन में स्टेकहोल्डर्स को शामिल करें।

उपसंहार

Microsoft Project का उपयोग करके परियोजना लागतों का प्रभावी रूप से प्रबंधन करने के लिए संसाधनों की स्थापना और हेरफेर की समझ, एक पूर्ण अनुमान और बजट प्रक्रिया, निरंतर ट्रैकिंग और भिन्नता विश्लेषण के लिए एक पैनी दृष्टि की आवश्यकता होती है। जबकि प्लेटफ़ॉर्म इस कार्य में मदद करने के लिए कई परिष्कृत उपकरण और रिपोर्टें प्रदान करता है, लागत प्रबंधन में अंतिम सफलता परियोजना के विवरणों पर चौकस ध्यान, नियमित निगरानी और संसाधनों और गतिविधियों के सक्रिय समायोजन पर निर्भर करती है। Microsoft Project की लागत प्रबंधन क्षमताओं के पूर्ण दायरे का लाभ उठाकर, परियोजना प्रबंधक परियोजनाओं को समय पर और बजट के भीतर पूरा करने के लिए सुसज्जित हो सकते हैं, जिससे कुल मिलाकर परियोजना की सफलता और संतोष मिलता है।

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