Como vincular dados a formas no Microsoft Visio

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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A especialidade do Microsoft Visio é criar diagramas atraentes e informativos. Mas o que eleva esses diagramas a outro nível é a capacidade de vincular dados às formas. Ao fazer isso, você pode exibir dados diretamente em seus diagramas, proporcionando uma maneira mais dinâmica e envolvente de transmitir informações. Vincular dados a formas no Visio permite aos usuários visualizar dados de forma clara e precisa para entender melhor conjuntos de dados complexos. Este artigo guiará você passo a passo pelo processo de vincular dados a formas no Microsoft Visio.

Entendendo o básico

Antes de nos aprofundarmos no processo, é importante entender como funciona a vinculação de dados no Visio. Em resumo, quando você vincula dados a formas, está associando uma linha de dados a uma forma em seu diagrama. Uma forma pode conter dados provenientes de uma fonte externa, como uma planilha do Excel, um banco de dados do Access ou até mesmo uma lista do SharePoint. Essa integração permite atualizações de dados em tempo real e representação significativa de dados dentro do seu diagrama.

Um guia passo a passo para vincular dados a formas

Passo 1: Prepare sua fonte de dados

O primeiro passo é garantir que sua fonte de dados esteja devidamente preparada. O Visio permite importar dados de várias fontes, como Excel, Access ou um banco de dados SQL. Uma fonte comum que as pessoas costumam escolher é o Excel, por sua facilidade de uso e acesso.

Certifique-se de que seus dados estejam bem estruturados, com cabeçalhos de coluna claros e entradas de dados organizadas. A primeira linha deve conter os cabeçalhos das colunas, pois o Visio usará esses para identificar os campos de dados.

• Abra seu arquivo do Excel ou qualquer outra fonte de dados.
• Certifique-se de que não há células em branco, especialmente na primeira linha (nos cabeçalhos das colunas).
• Salve sua fonte de dados depois de garantir que todos os detalhes estejam corretos.

Passo 2: Importe os dados para o Visio

Depois que seus dados estiverem prontos, você precisará importá-los para o Visio. Veja como você pode fazer isso:

• Abra o Microsoft Visio e crie um novo diagrama ou abra um diagrama existente onde você deseja vincular seus dados.
• Vá para a guia Dados na faixa de opções.
• Clique em Vincular Dados a Formas.

Isso iniciará um assistente que o ajudará a importar dados passo a passo. Veja o que você fará nesse assistente:

1. Escolha sua fonte de dados: Escolha a fonte de dados que você deseja importar. Geralmente, as opções incluem Excel, Access, SharePoint, SQL Server ou Outro. Para este exemplo, se você estiver usando uma planilha do Excel, escolha Excel.
2. Localize o arquivo: Navegue até o local do seu arquivo de dados e selecione-o.
3. Selecione sua planilha: Se você estiver usando o Excel, selecione a planilha ou intervalo nomeado que contém os dados que você precisa.

Depois de selecionar sua planilha, você poderá ver uma pré-visualização dos seus dados. Verifique se tudo está correto, e então prossiga para o próximo passo.

Passo 3: Escolha como vincular dados a formas

O assistente solicitará que você escolha como vincular os dados às formas. O Visio oferece algumas opções:

• Com base no campo: Normalmente recomendamos este método, pois ele encontra correspondências inteligentemente com base em um campo existente tanto em suas formas quanto em seus dados.
• Manualmente: Permite arrastar e soltar dados manualmente em formas. Isso é útil quando você quer ter controle total sobre quais dados se conectam onde, mas pode ser demorado.

Passo 4: Exiba os dados nas formas

Depois de vincular, os dados não aparecem automaticamente nas formas. A personalização é possível no Visio para que esses dados apareçam claramente nas suas formas. Veja como você pode fazer isso:

• Selecione a forma que contém os dados vinculados.
• Abra a guia Dados na faixa de opções.
• Clique em Gráficos de Dados. Esta opção oferece várias maneiras de exibir os dados visualmente.

O Visio fornece várias maneiras de representar dados em formas, como chamados de texto, barras de dados, conjuntos de ícones ou cores por valor. Você pode escolher um gráfico predefinido ou criar um gráfico personalizado.

Criando gráficos de dados personalizados

Embora o Visio forneça gráficos de dados padrão, você pode desejar ter mais controle sobre como suas informações aparecem. Veja como você pode criar gráficos de dados personalizados:

• Com a forma selecionada, vá para o painel Gráficos de Dados.
• Clique em Criar um novo gráfico de dados.
• Você será solicitado a determinar o formato dos seus dados. Escolha como cada campo de dados será exibido.
• Selecione Texto para uma exibição básica de texto dos valores ou selecione Ícone se preferir símbolos.
• Use barras de dados para representações visuais em forma de barra de dados numéricos.
• Defina a cor, o tamanho e a posição conforme sua preferência.

Atualizando fontes de dados e atualizando dados

Uma vantagem importante de vincular dados em vez de incorporá-los é que isso permite que as informações sejam atualizadas facilmente. Quando sua fonte de dados muda, você pode atualizar seu diagrama no Visio para refletir essas atualizações.

Para atualizar os dados vinculados:

• Vá para a guia Dados.
• Clique em Atualizar Tudo.

Esta funcionalidade assegura que, se sua fonte de dados mudar, seu diagrama sempre refletirá as informações mais recentes.

Ajuste e substituição manual

Às vezes, você pode não querer que todos os campos de dados ou valores sejam visíveis. Nesses casos, você pode ajustar manualmente como as informações são vinculadas ou exibidas:

• Selecione a forma na qual você deseja ajustar a visibilidade dos dados.
• Navegue até o painel Dados.
• Desmarque manualmente os campos que você não deseja que sejam visíveis.

Exemplo prático

Exemplo 1: Diagrama de território de vendas

Imagine que você está no departamento de vendas e deseja traçar territórios de vendas em um mapa. Cada forma de território no Visio pode ser vinculada a dados de vendas (como vendas, receita ou contagem de vendedores) provenientes de uma planilha do Excel.

Siga estas etapas:

• Certifique-se de que seus dados do Excel incluam uma coluna com nomes de campos que correspondam aos nomes no formato do Visio.
• Importe esses dados para o Visio e vincule-os ao nome da área.
• Use gráficos de dados para exibir métricas chave de vendas em cada tamanho de área, como figuras de receitas usando barras de dados.

Exemplo 2: Diagrama de rede

Se você tiver um diagrama de rede e quiser associá-lo com dados de status (como status do nó, endereços IP ou tempo de atividade), você pode fazer isso com o Visio:

• Prepare seus metadados em formato tabular.
• Vincule essas informações a cada componente da rede em seu diagrama do Visio.
• Exiba atualizações de status importantes ou alertas diretamente no diagrama, garantindo um monitoramento rápido e eficaz.

Conclusão

A capacidade do Microsoft Visio de vincular dados a formas fornece um meio poderoso de aprimorar os aspectos visuais e funcionais de seus diagramas. Seguindo este guia detalhado, os usuários podem importar dados com confiança, vinculá-los efetivamente a formas do Visio e usar gráficos de dados dinâmicos para apresentar informações de forma proeminente. Essa funcionalidade torna o Visio indispensável para profissionais que desejam transmitir conjuntos de dados complexos por meio de visuais intuitivos e envolventes, assegurando que os espectadores obtenham insights rapidamente. Avançando, explore mais com recursos avançados do Visio e integração de dados para aproveitar todo o potencial das suas tarefas de visualização de dados.

Continue experimentando com diferentes estilos de gráficos de dados e métodos de vinculação para encontrar aqueles que funcionam melhor para o seu tipo particular de dados e necessidades do público. A versatilidade do Visio pode acomodar uma variedade de indústrias e casos de uso - desde engenharia e arquitetura até processos de negócios. Lembre-se, a prática leva à perfeição, então quanto mais você trabalhar com a vinculação de dados a formas no Visio, mais hábil você se tornará em criar diagramas intuitivos e dinâmicos.

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