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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में सामग्री सारणी कैसे डालें
संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 सप्ताह पहले
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में सामग्री सारणी (TOC) बनाना एक आवश्यक कौशल है जब आप लंबे दस्तावेजों पर काम कर रहे होते हैं और इसके बेहतर पठनीयता के लिए संगठन की आवश्यकता होती है। चाहे आप एक अनुसंधान पत्र, रिपोर्ट, या यहां तक कि एक पुस्तक तैयार कर रहे हों, TOC पाठक को आपके दस्तावेज़ को आसानी से नेविगेट करने में मदद करता है। इस गाइड में, हम आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में सामग्री सारणी डालने की विस्तृत प्रक्रिया से परिचित कराएंगे, जिससे यह आपके दस्तावेज़ की जटिलता के स्तर की परवाह किए बिना पालन करने में आसान होगी।
सामग्री सारणी का महत्व समझना
सामग्री सारणी पाठकों के लिए एक रोडमैप के रूप में कार्य करती है। यह दस्तावेज़ के मुख्य अनुभागों और उप-खंडों का सार प्रस्तुत करती है और संबंधित पृष्ठ संख्या प्रदान करती है जहाँ प्रत्येक अनुभाग पाया जा सकता है। यह लंबे दस्तावेजों के लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह पाठकों को सीधे उस अनुभाग पर जाने की अनुमति देता है जिसमें वे रुचि रखते हैं, जिससे पूरे दस्तावेज़ को स्कैन करने में समय और प्रयास की बचत होती है।
अपने दस्तावेज का पूर्वाभ्यास करना
सामग्री सारणी डालने से पहले, आपके दस्तावेज़ को हेडिंग शैलियों का उपयोग करके उचित रूप से फ़ॉर्मेट करना महत्वपूर्ण है। हेडिंग आपके दस्तावेज़ के ढांचे को परिभाषित करती है और एक स्वचालित TOC बनाने के लिए आवश्यक हैं।
हेडिंग शैलियों का अनुप्रयोग
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में निर्मित हेडिंग शैलियाँ होती हैं जो आपके दस्तावेज़ में विभिन्न महत्त्व स्तरों के लिए पूर्व-स्वरूपित होती हैं, जैसे कि हेडिंग 1, हेडिंग 2, हेडिंग 3, आदि। हेडिंग शैलियों को लागू करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- उस पाठ को हाइलाइट करें जिसे आप शीर्षक के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
- वर्ड के शीर्ष पर रिबन पर होम टैब पर जाएं।
- शैलियों समूह में, वह हेडिंग शैली क्लिक करें जिसे आप चाहते हैं। मुख्य अनुभागों के लिए हेडिंग 1 का उपयोग करें। उप-खंडों के लिए हेडिंग 2 का उपयोग करें और उप-उप-खंडों के लिए हेडिंग 3 का उपयोग करें, आदि।
इन पूर्वनिर्धारित हेडिंग शैलियों का उपयोग करके, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि वर्ड उन्हें बाद में पहचान सके जब आप TOC बनाएंगे।
हेडिंग के साथ सामग्री को व्यवस्थित करना
एक संगठित दस्तावेज़ एक प्रभावशाली TOC बनाने की कुंजी है। सुनिश्चित करें कि हेडिंग और उप-हेडिंग लगातार लागू की जाएँ ताकि वे आपके दस्तावेज़ की श्रेणी का सही रूप से प्रतिबिंब दिखाएँ। ऐसा करने से आपका दस्तावेज़ अधिक पठनीय और अनुसरण करने में आसान होगा।
सामग्री सारणी डालना
एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ में हेडिंग शैलियों को लागू कर लें, तो वर्ड इनसे स्वचालित रूप से एक TOC उत्पन्न कर सकता है। यहां बताया गया है कि आप सामग्री सारणी कैसे डाल सकते हैं:
सामग्री सारणी बनाना
- अपने दस्तावेज़ में उस स्थान पर जाएं जहाँ आप सामग्री सारणी डालना चाहते हैं। आमतौर पर, यह दस्तावेज़ के आरंभ में, शीर्षक पृष्ठ या सार के बाद होता है।
- शीर्ष मेनू में संदर्भ टैब पर क्लिक करें।
- सामग्री सारणी समूह में, सामग्री सारणी बटन पर क्लिक करें। एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा, जिसमें विभिन्न TOC शैलियाँ उपलब्ध होंगी।
- अपने दस्तावेज़ के लिए उपयुक्त TOC शैली चुनें। आप ऑटोमैटिक टेबल 1, ऑटोमैटिक टेबल 2, आदि से चुन सकते हैं। ये आपके हेडिंग के अनुसार TOC को स्वचालित रूप से उत्पन्न कर देती है। आप मैनुअल टेबल भी चुन सकते हैं यदि आप प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से वैयक्तिकृत करना चाहते हैं।
एक बार डाली जाने के बाद, TOC आपके दस्तावेज़ की सभी हेडिंग्स को उनके संबंधित पृष्ठ संख्याओं के साथ सूचीबद्ध करेगी।
सामग्री सारणी को अपडेट करना
यदि आप अपने दस्तावेज़ में कोई परिवर्तन करते हैं, जैसे कि अनुभाग जोड़ना या हटाना, तो आपको उन परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए अपने TOC को अपडेट करना होगा। इसे कैसे अपडेट करें:
- सामग्री सारणी में कहीं भी क्लिक करें।
- आप TOC के शीर्ष पर एक विकल्प देखेंगे जो 'टेबल अपडेट करें' कहता है।
- टेबल अपडेट करें पर क्लिक करें। आपको दो विकल्प प्रस्तुत किए जाएंगे:
- केवल पृष्ठ संख्या अपडेट करें - इसे चुनें यदि आपने केवल पाठ को स्थानांतरित या जोड़ा है और हेडिंग नहीं बदला हैं।
- पूरी टेबल अपडेट करें - इसे चुनें यदि आपने हेडिंग बदला है या श्रेणी स्तर को बदला है, और साथ ही यदि आप पृष्ठ संख्याओं को अपडेट करना चाहते हैं।
- प्रासंगिक विकल्प चुनें और OK पर क्लिक करें।
अब आपका TOC आपके दस्तावेज़ की नवीनतम संरचना को प्रतिबिंबित करेगा।
सामग्री सारणी को वैयक्तिकृत करना
वर्ड आपको अपनी दस्तावेज़ शैली के अनुसार अपने TOC को वैयक्तिकृत करने की अनुमति देता है। यहाँ बताया गया है कि आप विभिन्न विकल्पों को कैसे बदल सकते हैं:
- संदर्भ टैब पर क्लिक करें।
- सामग्री सारणी चुनें, फिर कस्टम सामग्री सारणी चुनें।
- एक नई विंडो खुलेगी जिसमें आप विभिन्न समायोजन कर सकते हैं। आप कर सकते हैं:
- TOC के लिए विभिन्न शैलियों का चयन करें (क्लासिक, विशिष्ट, केंद्रित, आदि)।
- निर्णय लें कि पृष्ठ संख्या दिखानी है और उन्हें कहाँ संरेखित करना है।
- निर्धारित करें कि TOC में कितने हेडिंग स्तर शामिल करना है (उदाहरण के लिए, केवल शीर्ष स्तर की हेडिंग दिखाएं या अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करें)।
- अपनी TOC को वैयक्तिकृत करने के बाद, परिवर्तन लागू करने के लिए OK पर क्लिक करें।
फील्ड्स का उपयोग करके सामग्री सारणी डालना
TOC डालने का एक अधिक उन्नत तरीका फील्ड्स का उपयोग करना है। यह TOC सेटिंग्स पर अधिक नियंत्रण देता है। इसे कैसे करें:
- कर्सर को उस स्थान पर रखें जहाँ आप सामग्री सारणी दिखाई देना चाहते हैं।
- फील्ड डालने के लिए Ctrl+F9 दबाएं।
- कर्ली ब्रेस के भीतर
TOC \o "1-3" \h \z \uटाइप करें जो दिखाई दें। - सामग्री सारणी बनाने के लिए F9 दबाएं।
यहाँ निर्दिष्ट फील्ड कोड को वैयक्तिकृत किया जा सकता है:
\o "1-3": यह संकेत करता है कि कौन से हेडिंग स्तर शामिल करने हैं। विभिन्न स्तरों को शामिल करने के लिए संख्याओं को बदलें।\h: हाइपरलिंक्स चालू करता है। यह आपकी TOC को क्लिक करने योग्य बना देता है।\z: TOC में टैब लीडर बिंदुओं को छिपाता है।\u: दस्तावेज़ में उपलब्ध शैलियों का उपयोग करता है।
यह तरीका तब उपयोगी है जब आप वर्ड के फील्ड कोड से परिचित हों और सरलता की तुलना में सटीकता को प्राथमिकता दें।
सामान्य समस्याएँ और समस्या निवारण सुझाव
कभी-कभी, सामग्री सारणी बनाते समय या अपडेट करते समय समस्याएँ आ सकती हैं। यहां कुछ सामान्य समस्याएँ हैं और उन्हें कैसे ठीक किया जाए:
परिवर्तन TOC में परिलक्षित नहीं होते
यदि दस्तावेज़ में संशोधन होते समय सामग्री सारणी स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होती है:
- जाँच करें कि आपने मैन्युअल रूप से TOC को अपडेट किया है या नहीं, 'टेबल अपडेट करने के लिए' ऊपर वर्णित चरणों का पालन करें।
- जाँच करें कि आपने अपने नए खंडों के लिए हेडिंग शैलियाँ लागू की हैं या नहीं; अन्यथा वे TOC में प्रकट नहीं होंगे।
पृष्ठ संख्या गलत है
TOC में भी गलत पृष्ठ संख्या हो सकती है:
- जाँच करें कि दस्तावेज़ में पृष्ठ ठीक से क्रमांकित हैं। फ़ुटर को जाँचें कि क्रमांकन सेट है।
- सभी हेडिंग और पृष्ठ संख्या के साथ पूरे TOC को अपडेट करें ताकि असंगतियाँ ठीक हो सकें।
वैयक्तिकृत शैलियाँ लागू नहीं हो रही हैं
यदि कस्टम TOC शैलियाँ सही ढंग से प्रदर्शित नहीं हो रही हैं:
- जाँच करें कि आपने TOC कस्टमाइजेशन सेटिंग्स सेट करने के बाद OK पर क्लिक किया है।
- यदि परिवर्तन लागू नहीं होते हैं, तो TOC को फिर से डालें और सेटिंग्स को पुनः परिभाषित करें।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की शक्ति का उपयोग करके सामग्री सारणी बनाने और स्वरूपित करने से आप सुनिश्चित करते हैं कि आपका दस्तावेज़ संगठित रहता है और पाठकों के लिए आसानी से अनुकरणीय होता है। चाहे आप उपयोगकर्ता-अनुकूल विज़ार्ड इंटरफ़ेस का उपयोग करना पसंद करते हों या अधिक उन्नत फील्ड कोड के भीतर हों, वर्ड प्रभावी रूप से TOC प्रबंधित करने के लिए मजबूत उपकरण प्रदान करता है। इन चरणों का अभ्यास करने से आपको पेशेवर दस्तावेज़ तैयार करने में सक्षम किया जाएगा जो आपके पाठकों की आवश्यकताओं को स्पष्ट, संरचित स्वरूपण के माध्यम से पूरा करते हैं। बनाने से लेकर अपडेट करने तक और वैयक्तिकृत करने तक, ये कौशल लगातार और आसानी से पढ़े जाने वाली दस्तावेज़ सामग्री प्रस्तुत करने में अमूल्य हैं।
इस व्यापक गाइड के साथ, आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में सामग्री सारणी निर्माण की कला में माहिर होने के लिए अच्छी तरह से तैयार हो गए हैं, आपके भविष्य की लेखन प्रयासों में बेहतर दस्तावेज प्रबंधन और पाठक की सहभागिता के लिए तरीका बढ़ाते हुए।
यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं