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如何将数据导入Microsoft Excel
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翻译更新 2 几周前
Microsoft Excel是世界上使用最广泛的电子表格应用程序之一。这是一个强大的工具，允许用户通过多种数据输入方法处理大量数据。其关键功能之一是能够从各种来源导入数据。将数据导入Excel可以帮助有效地分析、总结和说明数据。在本指南中，我们将探索将数据导入Excel的几种方法及其应用。
理解Excel中的数据导入
Excel中的数据导入是指将来自外部来源的数据导入到电子表格中的过程。Excel支持多种格式，并具有内置工具以简化导入过程。通过导入数据，用户可以使用Excel强大的数据处理功能来清理、分析和高效地呈现数据。
常见的数据导入格式
在我们查看特定的数据导入方法之前，重要的是要了解Excel支持的常见数据格式：
- CSV（逗号分隔值）：这是一个简单的文本文件，数据由逗号分隔。
- TXT（文本文件）：一个纯文本文件，其中的数据可能由制表符或其他分隔符分隔。
- XML（可扩展标记语言）：一种用于以人类可读和机器可读格式编码文档的标记语言。
- JSON（JavaScript对象表示法）：一种轻量级数据交换格式，易于人类读写。
- 数据库文件：如Access数据库、SQL Server以及其他数据库管理系统。
- 在线数据源：通过API从网页或在线数据库获取的数据。
将数据导入Excel的方法
1. 从CSV文件导入
CSV文件是数据传输的一种常见方法，因为它们简单且几乎可以由任何导出数据的系统生成。以下是将CSV文件导入Excel的方法：
- 打开Excel：首先启动Microsoft Excel。创建一个新工作簿或使用现有工作簿。
- 获取数据：转到“数据”选项卡。您将看到一个名为“获取外部数据”或“获取数据”的选项，具体取决于您的Excel版本。
- 选择CSV：从下拉菜单中选择“从文本/CSV”。这将打开一个文件浏览器窗口。
- 找到您的文件：在计算机上找到您的CSV文件，选择并点击“导入”。
- 数据预览：预览窗口将出现，显示您的数据将如何导入。在这里，您可以指定分隔符，数据类型识别等。
- 加载数据：点击“加载”以导入所有数据。如需在加载前修改，请点击“转换数据”并使用Power Query编辑器。
数据导入后，将显示在您的Excel表中，您可以使用Excel的功能对其进行更改和分析。
2. 从文本文件导入
导入文本文件与导入CSV类似。如果您的数据在一个纯文本文件中，信息由制表符或其他分隔符分隔，请执行以下步骤：
- 打开新的/现有工作簿：启动Excel并打开一个新工作簿或使用现有工作簿。
- 数据选项卡：转到“数据”选项卡并选择“来自文本”或“来自文本/CSV”，具体取决于您的版本。
- 定位文件：浏览到您要导入的文本文件并选择它。
- 文本导入向导：在旧版本的Excel中，文本导入向导将指导您选择分隔符和数据格式。较新的版本会出现类似于导入CSV时看到的预览窗口。
- 选择分隔符：指定您的文件中使用的分隔符，例如制表符、分号、空格等。
- 完成导入：完成向导或预览中的步骤，然后单击“加载”将数据导入Excel。
一旦数据被导入，它就可以像Excel中的任何其他数据一样被处理。
3. 从XML文件导入
XML文件以定义数据的方式进行结构化，使其非常适合于共享结构化数据。将XML导入Excel可以将数据转换为报告或其他分析用。
- 打开Excel：打开一个新的或现有的Excel工作簿。
- 导入：转到“数据”选项卡并选择“获取数据” > “从文件” > “从XML”。
- 选择文件：在文件选择器中找到并选择您的XML文件。
- 预览数据：Excel将显示您的XML文件数据的预览。
- 加载到Excel：单击“加载”将数据导入到您的工作簿中。
根据模式的复杂性，在Excel中处理XML数据可能会比较困难；有时可能需要使用“转换数据”。
4. 导入JSON数据
JSON是一种常用于API的数据格式，也可以导入到Excel中，从而增加了从Web服务使用数据的能力。
- 打开Excel：从一个新的或现有的工作簿开始。
- 获取数据：转到“数据”选项卡。点击“获取数据” > “从文件” > “从JSON”。
- 选择JSON文件：查找并选择您的JSON文件。
- 查看结构：Power Query编辑器将打开，允许您查看JSON结构。
- 数据转换：在加载到Excel之前，使用编辑器中可用的转换来转换JSON数据。
- 加载数据：转换后，单击“关闭并加载”将数据导入Excel。
5. 从数据库导入数据
Excel能够从如Access、SQL Server或其他数据库管理系统中导入数据是一个强大的功能，特别是对于数据量大的环境。
- 转到数据选项卡：打开您的工作簿，转到“数据”选项卡，并找到“获取数据”部分。
- 选择一个数据库：点击“从数据库”，并指定您的选项，例如“从SQL Server数据库”。
- 连接到数据库：输入您的服务器和数据库信息，并根据需要输入所需的凭据。
- 选择要导入的数据：连接后，浏览并选择表或运行查询以提取相关数据。
- 转换和加载：在加载数据到Excel之前，首先在Power Query编辑器中执行必要的转换。
数据库连接依赖于适当的ODBC驱动程序和访问这些数据库的权限。
6. 从Web导入数据
从Web导入数据对于获取频繁变化的数据或与基于Web的报告工具集成非常有用。
- 切换到数据选项卡：在Excel中，打开一个工作簿，并切换到“数据”选项卡。
- 选择来自Web：点击“获取数据” > “从其他来源” > “来自Web”。
- 输入URL：会弹出一个对话框，提示您输入要从中检索数据的网页的URL。
- 连接和选择数据：连接后，选择支持从该页面导入数据的表，如预览窗口中所示。
- 需要时进行转换：使用Power Query编辑器根据需要调整数据。
- 完成导入：点击“加载”将数据导入Excel。
常见问题排查
导入数据有时会面临挑战。以下是常见问题及解决方案：
- 数据类型错误：Excel可能会误解格式。使用“数据”选项卡选项或Power Query编辑器手动设置类型。
- 导入限制：旧版本的Excel有行/列限制，可能需要调整导入数据的方式。
- 编码问题：导入时，确保编码与源数据一致以避免字符损坏。
通过这些方法，您可以有效地将来自多种外部来源的数据导入到Excel中，大大提高了处理复杂数据集的能力。无论是处理小型CSV文件还是全规模数据库，Excel都提供了灵活的数据导入选项。
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