माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा आयात कैसे करें

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया में सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले स्प्रेडशीट अनुप्रयोगों में से एक है। यह एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को विभिन्न डेटा प्रविष्टि विधियों के माध्यम से विशाल मात्रा में डेटा को संभालने की अनुमति देता है। इसकी प्रमुख विशेषताओं में से एक विभिन्न स्रोतों से डेटा आयात करने की क्षमता है। एक्सेल में डेटा आयात करने से प्रभावी ढंग से डेटा का विश्लेषण, सारांशण और चित्रण करने में मदद मिल सकती है। इस गाइड में, हम एक्सेल में डेटा आयात करने के कई तरीकों का पता लगाएंगे और उनके उपयोगों पर चर्चा करेंगे।

एक्सेल में डेटा आयात को समझना

एक्सेल में डेटा आयात का अर्थ है बाहरी स्रोतों से डेटा को आपके स्प्रेडशीट में लाना। एक्सेल कई प्रारूपों का समर्थन करता है और आयात प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए अंतर्निहित टूल प्रदान करता है। डेटा आयात करके, उपयोगकर्ता डेटा को साफ करने, विश्लेषण करने और कुशलतापूर्वक प्रस्तुत करने के लिए एक्सेल की शक्तिशाली डेटा हेरफेर क्षमताओं का उपयोग कर सकते हैं।

आयात के लिए सामान्य डेटा प्रारूप

हम डेटा आयात करने के विशिष्ट तरीकों पर नज़र डालने से पहले, एक्सेल द्वारा समर्थित सामान्य डेटा प्रारूपों को समझना महत्वपूर्ण है:

• CSV (कॉमा सेपरेटेड वैल्यूज़): यह एक सरल टेक्स्ट फाइल है जिसमें डेटा कॉमा द्वारा अलग किया जाता है।
• TXT (टेक्स्ट फाइल): एक साधारण टेक्स्ट फाइल, जिसमें डेटा टैब्स या अन्य विभाजकों द्वारा अलग किया जा सकता है।
• XML (एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज): एक मार्कअप भाषा का उपयोग दस्तावेज़ों को एक प्रारूप में एन्कोड करने के लिए किया जाता है जो कि मानव-पठनीय और मशीन-पठनीय दोनों होता है।
• JSON (जावास्क्रिप्ट ऑब्जेक्ट नोटेशन): एक हल्का डेटा इंटरचेंज प्रारूप जिसे पढ़ना और लिखना आसान है।
• डेटाबेस फाइलें: जैसे एक्सेस डेटाबेस, एसक्यूएल सर्वर, और अन्य डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियाँ।
• ऑनलाइन डेटा स्रोत: वेब पेजों से डेटा या ऑनलाइन डेटाबेस एपीआई के माध्यम से।

एक्सेल में डेटा आयात करने के तरीके

1. CSV फाइल से आयात करना

डेटा स्थानांतरण के लिए CSV फाइलें एक सामान्य विधि हैं क्योंकि वे सरल होती हैं और लगभग किसी भी सिस्टम द्वारा बनाई जा सकती हैं जो डेटा निर्यात करती हैं। यहाँ बताया गया है कि एक्सेल में CSV फाइल कैसे आयात करें:

1. एक्सेल खोलें: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलकर शुरू करें। एक नया वर्कबुक बनाएं या मौजूदा वर्कबुक का उपयोग करें।
2. डेटा प्राप्त करें: "डेटा" टैब पर जाएं। आपको "गेट एक्सटर्नल डेटा" या "गेट डेटा" नाम का एक विकल्प दिखाई देगा, जो आपके एक्सेल के संस्करण पर निर्भर करेगा।
3. CSV चुनें: ड्रॉपडाउन से "फ्रॉम टेक्स्ट/CSV" का चयन करें। इससे एक फाइल एक्सप्लोरर विंडो खुल जाएगी।
4. अपनी फाइल ढूंढें: अपने कंप्यूटर पर अपनी CSV फाइल ढूंढें, उसे चुनें, और "आयात" पर क्लिक करें।
5. डेटा पूर्वावलोकन: एक पूर्वावलोकन विंडो दिखाई देगी जो यह दिखाएगी कि आपका डेटा कैसे आयात किया जाएगा। यहाँ, आप विभाजकों, डेटा प्रकार पहचान, आदि को निर्दिष्ट कर सकते हैं।
6. डेटा लोड करें: सभी डेटा आयात करने के लिए "लोड" पर क्लिक करें। लोड करने से पहले संशोधित करने के लिए, "ट्रांसफॉर्म डेटा" पर क्लिक करें और पावर क्वेरी संपादक का उपयोग करें।

एक बार जब आपका डेटा आयात हो जाता है, तो यह आपके एक्सेल शीट में दिखाई देगा, जहाँ आप इसे एक्सेल की विशेषताओं का उपयोग करके बदल और उसका विश्लेषण कर सकते हैं।

2. टेक्स्ट फाइल से आयात करना

टेक्स्ट फाइल आयात करना CSV आयात करने के समान है। अगर आपका डेटा एक साधारण टेक्स्ट फाइल में है जहां जानकारी टैब्स या अन्य विभाजकों द्वारा अलग की गई है, तो इन कदमों का पालन करें:

1. नया/मौजूदा वर्कबुक खोलें: एक्सेल शुरू करें और एक नया वर्कबुक खोलें या एक मौजूदा वर्कबुक का उपयोग करें।
2. डेटा टैब: "डेटा" टैब पर जाएं और अपने संस्करण के अनुसार "फ्रॉम टेक्स्ट" या "फ्रॉम टेक्स्ट/CSV" चुनें।
3. फाइल को ढूंढें: उस टेक्स्ट फाइल पर ब्राउज़ करें जिसे आप आयात करना चाहते हैं और इसे चुनें।
4. टेक्स्ट आयात विज़ार्ड: एक्सेल के पुराने संस्करणों में, टेक्स्ट आयात विज़ार्ड आपको विभाजकों और डेटा प्रारूप चुनने के लिए मार्गदर्शन करेगा। नए संस्करणों में CSV आयात के समय दिखाई देने वाली पूर्वावलोकन विंडो के समान एक पूर्वावलोकन विंडो आती है।
5. विभाजक चुनें: अपनी फाइल में उपयोग किए गए विभाजक को निर्दिष्ट करें, जैसे कि टैब, सेमीकोलन, स्पेस आदि।
6. आयात को अंतिम रूप दें: विज़ार्ड या पूर्वावलोकन में चरणों को पूरा करें, फिर डेटा को एक्सेल में आयात करने के लिए "लोड" पर क्लिक करें।

एक बार डेटा आयात हो जाने के बाद, इसे एक्सेल में किसी अन्य डेटा की तरह प्रक्रिया की जा सकती है।

3. XML फाइल से आयात करना

XML फाइलें उस तरीके से संरचित होती हैं जो डेटा को परिभाषित करती हैं, जिससे वे संरचित डेटा को साझा करने के लिए उपयोगी होती हैं। एक्सेल में XML आयात करने से डेटा को रिपोर्टिंग या अन्य विश्लेषणों के लिए रूपांतरित करना संभव होता है।

1. एक्सेल खोलें: नया या मौजूदा एक्सेल वर्कबुक खोलें।
2. आयात: "डेटा" टैब पर जाएं और "गेट डेटा" > "फ्रॉम फाइल" > "फ्रॉम XML" चुनें।
3. एक फाइल चुनें: फाइल पिकर में अपनी XML फाइल खोजें और चुनें।
4. डेटा का पूर्वावलोकन करें: एक्सेल आपको आपकी XML फाइल डेटा का एक पूर्वावलोकन दिखाएगा।
5. एक्सेल में लोड करें: अपने वर्कबुक में डेटा आयात करने के लिए "लोड" पर क्लिक करें।

एक्सेल में XML डेटा के साथ काम करना कभी-कभार योजना की जटिलताओं के अनुसार कठिन हो सकता है; कभी-कभी "ट्रांसफॉर्म डेटा" का उपयोग करना आवश्यक हो सकता है।

4. JSON डेटा आयात करना

JSON, जो API के लिए एक लोकप्रिय डेटा प्रारूप है, को भी एक्सेल में आयात किया जा सकता है, जिससे वेब सेवाओं से डेटा का उपयोग करने की क्षमता बढ़ जाती है।

1. एक्सेल खोलें: एक नए या मौजूदा वर्कबुक के साथ शुरू करें।
2. डेटा प्राप्त करें: "डेटा" टैब पर जाएं। "गेट डेटा" > "फ्रॉम फाइल" > "फ्रॉम JSON" पर क्लिक करें।
3. JSON फाइल चुनें: अपनी JSON फाइल को ढूंढें और चुनें।
4. संरचना की समीक्षा करें: पावर क्वेरी संपादक खुलेगा, जो आपको JSON संरचना का अन्वेषण करने की अनुमति देता है।
5. डेटा रूपांतरण: एक्सेल में लोड करने से पहले JSON डेटा को रूपांतरित करने के लिए संपादक में उपलब्ध रूपांतरणों का उपयोग करें।
6. डेटा लोड करें: रूपांतरण के बाद, डेटा को एक्सेल में आयात करने के लिए "क्लोज़ और लोड" पर क्लिक करें।

5. डेटाबेस से डेटा आयात करना

एक्सेल की एक्सेस, SQL सर्वर, या अन्य डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियों जैसे डेटाबेस से डेटा आयात करने की क्षमता भारी डेटा वातावरण के लिए एक मजबूत विशेषता है।

1. डेटा टैब पर जाएं: अपने वर्कबुक को खोलें, "डेटा" टैब पर जाएं, और "गेट डेटा" अनुभाग खोजें।
2. एक डेटाबेस चुनें: "फ्रॉम डेटाबेस" पर क्लिक करें और अपनी पसंद का विकल्प निर्दिष्ट करें, उदाहरण के लिए, "फ्रॉम SQL सर्वर डेटाबेस"।
3. डेटाबेस से जुड़ें: आवश्यक क्रेडेंशियल्स के साथ अपना सर्वर और डेटाबेस जानकारी दर्ज करें यदि आवश्यक हो।
4. आयात करने के लिए डेटा चुनें: एक बार कनेक्ट होने के बाद, प्रासंगिक डेटा निकालने के लिए तालिकाओं को ब्राउज़ करें और चुनें या क्वेरी चलाएं।
5. रूपांतरण और लोड करें: डेटा को एक्सेल में लोड करने से पहले पावर क्वेरी संपादक में आवश्यक रूपांतरण करें।

डेटाबेस कनेक्टिविटी इन डेटाबेसों तक पहुंचने के लिए उचित ODBC ड्राइवर्स और अनुमतियों पर निर्भर करती है।

6. वेब से डेटा आयात करना

वेब से डेटा आयात करना उस डेटा को खींचने के लिए उपयोगी है जो अक्सर बदलता रहता है या वेब-आधारित रिपोर्टिंग टूल्स के साथ एकीकृत होता है।

1. डेटा टैब पर स्विच करें: एक्सेल में, वर्कबुक खोलें और "डेटा" टैब पर स्विच करें।
2. वेब से चुनें: "गेट डेटा" > "फ्रॉम अदर सोर्सेज" > "फ्रॉम वेब" पर क्लिक करें।
3. URL दर्ज करें: एक पॉप-अप संवाद आपको उस वेब पेज के URL दर्ज करने के लिए प्रेरित करेगा जिससे आप डेटा प्राप्त करना चाहते हैं।
4. कनेक्ट करें और डेटा चुनें: एक बार कनेक्ट होने के बाद, उस पेज से डेटा आयात का समर्थन करने वाली तालिकाओं का चयन करें जैसा कि पूर्वावलोकन विंडो में दिखाया गया है।
5. यदि आवश्यक हो तो रूपांतरण करें: आवश्यक अनुसार डेटा को आकार देने के लिए पावर क्वेरी संपादक का उपयोग करें।
6. आयात को पूरा करें: डेटा को एक्सेल में लाने के लिए "लोड" पर क्लिक करें।

आम समस्याओं का समाधान

कभी-कभी डेटा आयात करना चुनौतियों का सामना कर सकता है। यहाँ सामान्य समस्याएं और समाधान दिए गए हैं:

• गलत डेटा प्रकार: एक्सेल प्रारूप को गलत तरीके से इंटरप्रिट कर सकता है। "डेटा" टैब विकल्पों का उपयोग करें या पावर क्वेरी संपादक में टाइप को मैन्युअल रूप से सेट करें।
• आयात सीमाएं: एक्सेल के पुराने संस्करणों में पंक्ति/स्तंभ सीमाएं होती हैं जो आपको डेटा आयात करने के तरीके को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
• एन्कोडिंग मुद्दे: आयात करते समय, सुनिश्चित करें कि एन्कोडिंग स्रोत डेटा से मेल खाती है ताकि पात्रों की भ्रष्टता से बचा जा सके।

इन तरीकों का उपयोग करते हुए, आप विभिन्न बाहरी स्रोतों से एक्सेल में डेटा को प्रभावी ढंग से आयात कर सकते हैं, जिससे जटिल डेटासेट के साथ काम करने की क्षमता काफी बढ़ जाती है। चाहे छोटे CSV फाइलों के साथ काम करना हो या पूर्ण-स्तरीय डेटाबेस, एक्सेल डेटा को एक उपयोगी प्रारूप में लाने के लिए लचीले विकल्प प्रदान करता है।

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