Cómo importar datos a Microsoft Excel

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Microsoft Excel es una de las aplicaciones de hoja de cálculo más utilizadas en el mundo. Es una herramienta poderosa que permite a los usuarios manejar grandes cantidades de datos a través de varios métodos de entrada de datos. Una de sus características clave es la capacidad de importar datos de diversas fuentes. Importar datos a Excel puede ayudar a analizar, resumir e ilustrar datos de manera efectiva. En esta guía, exploraremos varias formas de importar datos a Excel y discutiremos sus aplicaciones.

Entendiendo la importación de datos en Excel

La importación de datos en Excel se refiere al proceso de llevar datos de fuentes externas a tu hoja de cálculo. Excel admite una variedad de formatos y tiene herramientas integradas para simplificar el proceso de importación. Al importar datos, los usuarios pueden usar las poderosas capacidades de manipulación de datos de Excel para limpiar, analizar y presentar datos de manera eficiente.

Formato de datos común para la importación

Antes de que veamos métodos específicos para importar datos, es importante entender los formatos de datos comunes admitidos por Excel:

• CSV (Valores separados por comas): Es un archivo de texto simple con datos separados por comas.
• TXT (archivo de texto): Un archivo de texto plano, en el cual los datos pueden estar separados por tabulaciones u otros delimitadores.
• XML (Lenguaje de marcado extensible): Un lenguaje de marcado usado para codificar documentos en un formato que es legible tanto para humanos como para máquinas.
• JSON (Notación de objetos de JavaScript): Un formato de intercambio de datos liviano que es fácil para que los humanos lo lean y escriban.
• Archivos de base de datos: como bases de datos de Access, SQL Server y otros sistemas de gestión de bases de datos.
• Fuentes de datos en línea: Datos de páginas web o bases de datos en línea a través de API.

Formas de importar datos a Excel

1. Importar desde un archivo CSV

Los archivos CSV son un método común para la transferencia de datos porque son simples y pueden ser generados por casi cualquier sistema que exporte datos. Aquí se explica cómo importar un archivo CSV a Excel:

1. Abre Excel: Comienza lanzando Microsoft Excel. Crea un nuevo libro de trabajo o usa uno existente.
2. Obtener los datos: Ve a la pestaña "Datos". Verás una opción llamada "Obtener datos externos" u "Obtener datos", dependiendo de tu versión de Excel.
3. Seleccionar CSV: Selecciona "Desde Texto/CSV" en el menú desplegable. Esto abrirá una ventana del explorador de archivos.
4. Encuentra tu archivo: Encuentra tu archivo CSV en tu computadora, selecciónalo y haz clic en "Importar".
5. Vista previa de datos: Aparecerá una ventana de vista previa que muestra cómo se importarán tus datos. Aquí, puedes especificar los delimitadores, la identificación del tipo de datos, etc.
6. Cargar datos: Haz clic en "Cargar" para importar todos los datos. Para modificar antes de cargar, haz clic en "Transformar datos" y usa el editor de Power Query.

Una vez que tus datos estén importados, aparecerán en tu hoja de Excel, donde podrás cambiar y analizarlo utilizando las funciones de Excel.

2. Importar desde un archivo de texto

Importar un archivo de texto es similar a importar un CSV. Si tus datos están en un archivo de texto plano donde la información está separada por tabs u otros delimitadores, sigue estos pasos:

1. Abre un nuevo/existente libro de trabajo: Inicia Excel y abre un nuevo libro de trabajo o usa uno existente.
2. Pestaña de datos: Ve a la pestaña “Datos” y selecciona “Desde Texto” o “Desde Texto/CSV” dependiendo de tu versión.
3. Localiza el archivo: Navega hasta el archivo de texto que deseas importar y selecciónalo.
4. Asistente de importación de texto: En versiones anteriores de Excel, el Asistente de Importación de Texto te guiará para elegir delimitadores y formatos de datos. Las versiones más nuevas ofrecen una ventana de vista previa similar a la que ves al importar CSV.
5. Elegir delimitador: Especifica el delimitador usado en tu archivo, como tab, punto y coma, espacio, etc.
6. Finaliza la importación: Completa los pasos en el asistente o en la vista previa, luego haz clic en "Cargar" para importar los datos a Excel.

Una vez que los datos están importados, pueden procesarse como cualquier otro dato en Excel.

3. Importar desde un archivo XML

Los archivos XML están estructurados de manera que definen datos, por lo que son útiles para compartir datos estructurados. Importar XML a Excel permite que los datos se transformen para informes u otros análisis.

1. Abre Excel: Abre un libro de trabajo de Excel nuevo o existente.
2. Importar: Ve a la pestaña "Datos" y selecciona "Obtener datos" > "Desde Archivo" > "Desde XML".
3. Selecciona un archivo: En el selector de archivos, encuentra y selecciona tu archivo XML.
4. Vista previa de los datos: Excel mostrará una vista previa de los datos de tu archivo XML.
5. Cargar en Excel: Haz clic en "Cargar" para importar los datos a tu libro de trabajo.

Trabajar con datos XML en Excel puede ser difícil dependiendo de las complejidades del esquema; a veces puede ser necesario usar "Transformar Datos".

4. Importar datos JSON

JSON, que es un formato de datos popular para APIs, también puede ser importado a Excel, aumentando la capacidad de usar datos de servicios web.

1. Abre Excel: Comienza con un libro de trabajo nuevo o existente.
2. Obtener datos: Ve a la pestaña "Datos". Haz clic en "Obtener datos" > "Desde Archivo" > "Desde JSON".
3. Selecciona el archivo JSON: Localiza y selecciona tu archivo JSON.
4. Revisar la estructura: El Editor de Power Query se abrirá, permitiéndote explorar la estructura JSON.
5. Transformación de datos: Usa las transformaciones disponibles en el editor para transformar los datos JSON antes de cargarlos en Excel.
6. Cargar datos: Después de la conversión, haz clic en "Cerrar y Cargar" para importar los datos a Excel.

5. Importar datos desde la base de datos

La capacidad de Excel para importar datos de bases de datos como Access, SQL Server, u otros sistemas de gestión de bases de datos es una característica poderosa para entornos de datos pesados.

1. Ve a la pestaña de Datos: Abre tu libro de trabajo, ve a la pestaña "Datos" y encuentra la sección "Obtener datos".
2. Selecciona una base de datos: Haz clic en "Desde Base de Datos" y especifica tu opción, por ejemplo, "Desde Base de Datos SQL Server".
3. Conectar a la base de datos: Ingresa la información de tu servidor y base de datos con las credenciales requeridas si es necesario.
4. Selecciona los datos a importar: Una vez conectado, navega y selecciona tablas o ejecuta consultas para extraer los datos relevantes.
5. Transformar y cargar: Realiza cualquier transformación necesaria en el Editor de Power Query antes de cargar los datos en Excel.

La conectividad a bases de datos depende de los controladores ODBC adecuados y permisos para acceder a estas bases de datos.

6. Importar datos desde la web

Importar datos desde la web es útil para obtener datos que cambian con frecuencia o para integrarse con herramientas de informes basadas en la web.

1. Cambia a la pestaña de Datos: En Excel, abre un libro de trabajo y cambia a la pestaña "Datos".
2. Seleccionar Desde Web: Haz clic en "Obtener datos" > "Desde Otras Fuentes" > "Desde Web".
3. Introduce la URL: Un cuadro de diálogo emergente te pedirá que introduzcas la URL de la página web de la que deseas recuperar datos.
4. Conectar y seleccionar datos: Una vez conectado, selecciona las tablas que admiten la importación de datos de esa página como se muestra en la ventana de vista previa.
5. Transformar si es necesario: Usa el Editor de Power Query para dar forma a los datos según sea necesario.
6. Completa la importación: Haz clic en "Cargar" para llevar los datos a Excel.

Solución de problemas comunes

Importar datos puede a veces presentar desafíos. Aquí hay problemas comunes y sus soluciones:

• Tipo de dato incorrecto: Excel puede estar interpretando mal el formato. Usa las opciones de la pestaña "Datos" o el editor de Power Query para establecer el tipo manualmente.
• Limitaciones de importación: Las versiones más antiguas de Excel tienen limitaciones de filas/columnas que pueden requerir ajustar cómo se importan los datos.
• Problemas de codificación: Al importar, asegúrate de que la codificación coincida con los datos de origen para evitar corrupción de caracteres.

Utilizando estos métodos, puedes importar eficientemente datos de una variedad de fuentes externas a Excel, aumentando significativamente tu capacidad para trabajar con conjuntos de datos complejos. Ya sea manejando archivos CSV pequeños o bases de datos a gran escala, Excel ofrece opciones flexibles para llevar los datos a un formato utilizable.

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