Как форматировать слайды PowerPoint для печати

Отредактировано 1 день назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft PowerPointПрезентацияMicrosoft OfficeОфисные инструментыПечатьДизайнПродуктивностьСлайдыНастройкаРаздаточные материалы

PowerPoint — это инструмент, который часто используется для создания презентаций с различными целями. Однако иногда вам может понадобиться распечатать свои слайды для раздаточных материалов, учебных пособий или распространения. Печать презентаций требует другого подхода, чем отображение их на экране. Основные факторы, которые следует учитывать, включают размер слайда, цвет фона, шрифт, макет и расположение. Это полное руководство познакомит вас с каждым аспектом форматирования слайдов PowerPoint для печати.

1. Определение размера слайда

Прежде чем начать форматирование слайдов для печати, важно установить правильный размер слайда. По умолчанию PowerPoint использует формат широкого экрана (16:9), который идеально подходит для экранов, но не всегда подходит для бумаги. Чтобы изменить размер слайдов для печати, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на вкладку Дизайн на ленте PowerPoint.
2. Нажмите Размер слайда, который вы найдете в группе "Настроить".
3. Выберите либо Стандартный (4:3), либо установите настраиваемый размер слайда, соответствующий вашему формату бумаги.
4. Нажмите ОК, чтобы применить новый размер слайда к вашей презентации. Если будет предложено, выберите расширить или обеспечить соответствие — обычно лучше выбрать обеспечить соответствие для печати.

2. Настройка фона

При печати простой фон зачастую более практичен, чем цветной. Загруженный или темный фон может использовать чрезмерное количество чернил и осложнить чтение текста при печати. Вот как изменить фон:

1. Снова перейдите на вкладку Дизайн.
2. Выберите Формат фона в группе "Настроить".
3. Выберите одноцветное заливку светлого цвета, градиентную заливку или заливку узором. Обычно безопасно выбирать белый или светло-серый цвет.
4. Нажмите Применить ко всем, если хотите применить этот фон ко всем слайдам одинаково.

3. Настройка стилей и размеров шрифтов

Обеспечение удобочитаемости при печати обычно требует большего размера шрифта, чем в экранной презентации. Кроме того, избегайте использования сильно декоративных шрифтов, так как они могут быть трудночитаемыми при печати. Простые шрифты, такие как Arial или Times New Roman, часто являются лучшими. Убедитесь, что:

• Используйте минимальный размер шрифта 11pt для основного текста и минимум 20pt для заголовков.
• Сохраняйте высокий контраст цветов, например, черный текст на белом фоне.
• Используйте жирный шрифт умеренно, чтобы подчеркнуть важные моменты, но не перегружая читателя.

Если вы хотите изменить стиль или размер шрифта:

1. Выберите текстовое поле, которое хотите изменить.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Используйте группу Шрифт, чтобы изменить шрифт, размер и стиль.

4. Выбор подходящего макета

Макет, созданный для экранной презентации, может не подойти для печатных слайдов. Возможно, вам придется выбрать или создать новый макет слайда, чтобы все корректно помещалось на бумаге. Выполните следующие шаги:

1. Нажмите на слайд, который хотите изменить.
2. Перейдите на вкладку Главная и выберите Макет.
3. Выберите макет, который хорошо подходит для бумаги. Для печатных слайдов меньше иногда означает больше - рассмотрите возможность использования макетов, которые способствуют чистым и четким презентациям.

5. Выбор контента и количества слайдов на страницу

PowerPoint позволяет печатать несколько слайдов на одной странице. Это полезно для создания раздаточных материалов. В зависимости от цели, возможно, вы захотите больше слайдов на странице, чтобы сэкономить бумагу, или меньше слайдов для лучшей читаемости. Вот как это настроить:

1. Нажмите Файл, затем выберите Печать.
2. В настройках печати найдите раскрывающееся меню Полноэкранные слайды.
3. Выберите, сколько слайдов вы хотите на каждой странице - варианты включают 1, 2, 3, 4, 6, 9 или раздаточные материалы на слайд.

6. Добавление верхних и нижних колонтитулов

Добавление верхних и нижних колонтитулов может добавить важную информацию, например, номера слайдов, даты или ваше имя и компанию. Это может придать профессиональный вид распечатке. Чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы:

1. Перейдите на вкладку Вставка.
2. Выберите Колонтитулы.
3. В диалоговом окне выберите элементы, которые хотите добавить на свой слайд. Это может включать номер слайда, дату и время и текст нижнего колонтитула.
4. Примените это ко всем слайдам или выберите конкретные слайды для получения верхнего/нижнего колонтитула.

7. Цветная или черно-белая печать

Решение о печати в цвете или черно-белом варианте зависит от вашей аудитории и цели, а также от затрат. Во многих случаях печать в градациях серого достаточна и более экономична. Чтобы выбрать параметры печати:

1. Перейдите в Файл, затем Печать.
2. В настройках печати найдите параметры цвета.
3. Выберите цветную, градации серого или чисто черно-белую печать в зависимости от ваших нужд.

8. Просмотр и тестирование перед печатью

Перед печатью всегда рекомендуется просмотреть и протестировать ваши слайды. Это поможет гарантировать, что все отображается так, как ожидалось, и что нет ошибок форматирования. Рассмотрите следующие моменты:

• Предварительно просмотрите свои слайды, чтобы увидеть, как они будут выглядеть на бумаге, нажав Файл, затем Печать.
• Если возможно, распечатайте пробную страницу, чтобы проверить цвет, читаемость и макет.
• Перепросмотрите слайды, которые отображаются некорректно, и внесите необходимые изменения.

9. Финальный шаг: печать ваших слайдов

После того как вы дважды проверили свои слайды и ваши настройки правильные, настало время для печати слайдов.

1. Перейдите в Файл, затем Печать.
2. Подтвердите выбор принтера в верхней части меню.
3. Нажмите Печать, чтобы начать печать ваших слайдов.

Заключение

Подготовка слайдов PowerPoint для печати требует внимательного отношения к нескольким важным деталям, которые отличаются от подготовки слайдшоу для цифровых презентаций. Регулируя размеры слайдов, фоны, шрифты и макеты, вы можете улучшить удобочитаемость вашей презентации в печатном виде. Помните, что важно протестировать и просмотреть перед нажатием кнопки печати, чтобы ваши документы получились такими, как вы их ожидали. Следуя этому руководству, вы сможете эффективно распечатать свои слайды PowerPoint для любых нужд в раздаточных материалах или физическом распространении.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление