प्रिंटिंग के लिए PowerPoint स्लाइड्स को कैसे फॉर्मेट करें

संपादित 1 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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PowerPoint एक उपकरण है जिसे विभिन्न उद्देश्यों के लिए प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए अक्सर उपयोग किया जाता है। हालांकि, कभी-कभी आपको अपने स्लाइड्स को प्रिंट करने की आवश्यकता हो सकती है जैसे हैंडआउट्स, अध्ययन सामग्री, या वितरण के लिए। आपकी प्रस्तुतियों को प्रिंट करने के लिए एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है न कि केवल स्क्रीन पर दिखाने के लिए। मुख्य रूप से जिन तत्वों को ध्यान में रखना है उनमें स्लाइड आकार, पृष्ठभूमि का रंग, फॉन्ट, लेआउट और व्यवस्था शामिल हैं। यह विस्तृत मार्गदर्शिका आपको प्रिंटिंग के लिए PowerPoint स्लाइड्स को फॉर्मेट करने के हर पहलू से परिचित कराएगी।

1. स्लाइड का आकार निर्धारित करना

प्रिंटिंग के लिए अपने स्लाइड्स को फॉर्मेट करना शुरू करने से पहले, सही स्लाइड आकार सेट करना महत्वपूर्ण है। डिफ़ॉल्ट रूप से, PowerPoint एक वाइडस्क्रीन प्रारूप (16:9) का उपयोग करता है, जो स्क्रीन के लिए आदर्श है लेकिन हमेशा पेपर के लिए उपयुक्त नहीं होता है। प्रिंटिंग के लिए स्लाइड्स के आकार को बदलने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. PowerPoint रिबन पर डिजाइन टैब पर जाएं।
2. स्लाइड साइज पर क्लिक करें, जो "कस्टमाइज" समूह में मिलेगा।
3. स्टैंडर्ड (4:3) चुनें या एक कस्टम स्लाइड आकार सेट करें जो आपके पेपर प्रारूप से मेल खाता हो।
4. प्रस्तुति पर नया स्लाइड आकार लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें। यदि संकेत मिलता है, तो यह चुनें कि अधिकतम करें या फिट सुनिश्चित करें — आमतौर पर प्रिंटिंग के लिए फिट सुनिश्चित करना बेहतर होता है।

2. पृष्ठभूमि को समायोजित करना

प्रिंटिंग के दौरान, एक साधारण पृष्ठभूमि अक्सर रंगीन पृष्ठभूमि की तुलना में अधिक व्यावहारिक होती है। एक व्यस्त या गहरी पृष्ठभूमि अत्यधिक प्रिंटर स्याही का उपयोग कर सकती है और प्रिंटिंग के दौरान पाठ को पढ़ना कठिन बना सकती है। पृष्ठभूमि को बदलने का तरीका यहां बताया गया है:

1. फिर से डिजाइन टैब पर जाएं।
2. "कस्टमाइज" समूह से फॉर्मेट बैकग्राउंड चुनें।
3. हल्के रंग का ठोस भराव, ग्रेडिएंट भराव, या पैटर्न भराव चुनें। सफेद या हल्का ग्रे अक्सर एक सुरक्षित विकल्प होता है।
4. यदि आप इस पृष्ठभूमि को सभी स्लाइड्स पर समान रूप से लागू करना चाहते हैं, तो सभी पर लागू करें पर क्लिक करें।

3. फॉन्ट शैली और आकार का अनुकूलन

प्रिंट में पठनीयता सुनिश्चित करने के लिए आमतौर पर स्क्रीन प्रस्तुति की तुलना में बड़ा फॉन्ट आवश्यक होता है। इसके अलावा, अत्यधिक सजावटी फॉन्ट्स का उपयोग करने से बचें क्योंकि वे प्रिंट में पढ़ने में कठिन हो सकते हैं। सरल फॉन्ट जैसे कि एरियल या टाइम्स न्यू रोमन सबसे अच्छे होते हैं। सुनिश्चित करें कि:

• शरीर पाठ के लिए न्यूनतम 11pt फॉन्ट आकार और शीर्षकों के लिए कम से कम 20pt फॉन्ट आकार का उपयोग करें।
• रंग का कंट्रास्ट उच्च रखें, उदाहरण के लिए, सफेद पृष्ठभूमि पर काला पाठ।
• पाठक को अधिक भार दिए बिना चीजों को जोर देने के लिए बोल्ड फॉन्ट का सीमित उपयोग करें।

यदि आप फॉन्ट शैली या आकार को संशोधित करना चाहते हैं:

1. उस टेक्स्ट बॉक्स का चयन करें जिसे आप बदलना चाहते हैं।
2. होम टैब पर जाएं।
3. फॉन्ट, आकार, और शैली बदलने के लिए फॉन्ट समूह का उपयोग करें।

4. उपयुक्त लेआउट का चयन करना

स्क्रीन पर बनाई गई प्रस्तुति का लेआउट प्रिंटेड स्लाइड्स के लिए सही ढंग से काम नहीं कर सकता है। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए एक नया स्लाइड लेआउट चुनना या बनाना पड़ सकता है कि सब कुछ पेपर पर सही से फिट हो। इन चरणों का पालन करें:

1. जिस स्लाइड को आप बदलना चाहते हैं उस पर क्लिक करें।
2. होम टैब पर जाएं और लेआउट का चयन करें।
3. एक ऐसा लेआउट चुनें जो पेपर पर अच्छे से फिट हो। प्रिंटेड स्लाइड्स के लिए, कम अधिक हो सकता है - ऐसे लेआउट का उपयोग करने पर विचार करें जो साफ, स्पष्ट प्रस्तुतियों को बढ़ावा दें।

5. पृष्ठ पर स्लाइड्स की सामग्री और संख्या का चयन करना

PowerPoint आपको एक ही पृष्ठ पर कई स्लाइड्स प्रिंट करने की सुविधा देता है। यह हैंडआउट्स बनाने के लिए उपयोगी है। उद्देश्य के आधार पर, आप कागज बचाने के लिए अधिक स्लाइड्स प्रति पृष्ठ चाहते हैं या अधिक पठनीयता के लिए कम स्लाइड्स। इसे सेट करने का तरीका यहां बताया गया है:

1. फाइल पर क्लिक करें, फिर प्रिंट चुनें।
2. प्रिंट सेटिंग्स में, फुल पेज स्लाइड्स ड्रॉपडाउन मेनू खोजें।
3. निर्धारित करें कि आप प्रत्येक पृष्ठ पर कितनी स्लाइड्स चाहते हैं - विकल्पों में 1, 2, 3, 4, 6, 9, या हैंडआउट्स प्रति स्लाइड शामिल हैं।

6. हेडर्स और फुटर्स जोड़ना

हेडर्स और फुटर्स जोड़ने से महत्वपूर्ण जानकारी जोड़ सकते हैं, जैसे स्लाइड नंबर, तिथियाँ, या आपका नाम और कंपनी। यह प्रिंटआउट को एक पेशेवर रूप दे सकता है। हेडर्स और फुटर्स जोड़ने के लिए:

1. इन्सर्ट टैब पर जाएं।
2. हेडर और फुटर का चयन करें।
3. डायलॉग बॉक्स में, उन तत्वों का चयन करें जिन्हें आप अपनी स्लाइड पर जोड़ना चाहते हैं। इसमें स्लाइड नंबर, तिथि और समय, और फुटर टेक्स्ट शामिल हो सकते हैं।
4. इसे सभी स्लाइड्स पर लागू करें या विशिष्ट स्लाइड्स को हेडर/फुटर प्राप्त करने के लिए चुनें।

7. रंग बनाम काला और सफेद प्रिंटिंग

रंग में प्रिंट करना है या काले और सफेद में यह आपके दर्शकों और उद्देश्य, साथ ही लागत पर निर्भर करता है। कई मामलों में, ग्रेस्केल प्रिंटिंग पर्याप्त और अधिक लागत प्रभावी होती है। अपने प्रिंट विकल्प को चुनने के लिए:

1. फाइल पर जाएं और फिर प्रिंट पर जाएं।
2. प्रिंट सेटिंग्स में, रंग सेटिंग्स को खोजें।
3. अपनी आवश्यकताओं के आधार पर रंग, ग्रेस्केल, या संपूर्ण काला और सफेद चुनें।

8. प्रिंटिंग से पहले समीक्षा और परीक्षण

प्रिंटिंग से पहले, अपने स्लाइड्स की समीक्षा और परीक्षण करना हमेशा अच्छा विचार है। यह सुनिश्चित करेगा कि सब कुछ अपेक्षित रूप से दिखे और कोई भी फॉर्मेटिंग त्रुटियाँ न हों। निम्नलिखित पर विचार करें:

• अपनी स्लाइड्स का पूर्वावलोकन करें कि वे पेपर पर कैसे दिखेंगी, इसके लिए फाइल पर क्लिक करें और फिर प्रिंट पर जाएं।
• अगर संभव हो, तो एक परीक्षण पृष्ठ प्रिंट करें ताकि रंग, पठनीयता, और लेआउट की पुष्टि हो सके।
• उन स्लाइड्स को दोबारा देखें जो ठीक से प्रदर्शित नहीं हो रही हैं और आवश्यक समायोजन करें।

9. अंतिम चरण: अपनी स्लाइड्स को प्रिंट करना

एक बार आपने अपनी स्लाइड्स की जांच कर ली और आपकी सेटिंग्स सही हैं, तो स्लाइड्स प्रिंट करने का समय है।

1. फाइल पर जाएं, फिर प्रिंट पर जाएं।
2. मेनू के शीर्ष पर अपनी प्रिंटर चयन की पुष्टि करें।
3. अपनी स्लाइड्स की प्रिंटिंग शुरू करने के लिए प्रिंट पर क्लिक करें।

निष्कर्ष

प्रिंटिंग के लिए PowerPoint स्लाइड्स को तैयार करना डिजिटल प्रस्तुतियों के लिए स्लाइडशो तैयार करने से अलग कई महत्वपूर्ण विवरणों पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। स्लाइड आकार, पृष्ठभूमियों, फॉन्ट्स, और लेआउट को समायोजित करके, आप प्रिंट में अपनी प्रस्तुति की पठनीयता बढ़ा सकते हैं। यह याद रखें कि प्रिंट बटन दबाने से पहले परीक्षण और समीक्षा करना महत्वपूर्ण है ताकि जब आप प्रिंट करें तो आपके दस्तावेज़ अपेक्षा के अनुसार निकलें। इस मार्गदर्शिका का पालन करके, आपको किसी भी हैंडआउट या भौतिक वितरण की आवश्यकता के लिए अपने PowerPoint स्लाइड्स को प्रभावी ढंग से प्रिंट करने में सक्षम होना चाहिए।

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