Cómo dar formato a las diapositivas de PowerPoint para imprimir

Editado 1 hace un día por ExtremeHow Equipo Editorial

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PowerPoint es una herramienta que a menudo se usa para crear presentaciones con una variedad de propósitos. Sin embargo, a veces es posible que necesites imprimir tus diapositivas para folletos, material de estudio o distribución. Imprimir tus presentaciones requiere un enfoque diferente al de mostrarlas en la pantalla. Los principales factores a considerar incluyen el tamaño de la diapositiva, el color de fondo, la fuente, el diseño y la disposición. Esta guía completa te introducirá en cada aspecto del formato de las diapositivas de PowerPoint para imprimir.

1. Determinar el tamaño de la diapositiva

Antes de comenzar a dar formato a las diapositivas para imprimir, es importante establecer el tamaño correcto de la diapositiva. Por defecto, PowerPoint utiliza un formato panorámico (16:9), que es ideal para pantallas pero no siempre adecuado para papel. Para cambiar el tamaño de las diapositivas para imprimir, sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Diseño en la cinta de opciones de PowerPoint.
2. Haz clic en Tamaño de diapositiva, que encontrarás en el grupo "Personalizar".
3. Elige Estándar (4:3) o establece un tamaño de diapositiva personalizado que coincida con el formato de tu papel.
4. Haz clic en OK para aplicar el nuevo tamaño de diapositiva a tu presentación. Si se te pide, elige entre Maximizar o Asegurar ajuste — elegir Asegurar ajuste suele ser mejor para imprimir.

2. Ajustar el fondo

Al imprimir, un fondo simple suele ser más práctico que un fondo colorido. Un fondo recargado u oscuro puede usar una cantidad excesiva de tinta de impresora y hacer que el texto sea más difícil de leer al imprimir. Así es como se cambia el fondo:

1. Ve nuevamente a la pestaña Diseño.
2. Selecciona Formato de fondo del grupo "Personalizar".
3. Elige un relleno sólido de color claro, relleno de degradado o relleno de patrón. El blanco o el gris claro son opciones seguras.
4. Haz clic en Aplicar a todo si deseas aplicar este fondo a todas las diapositivas por igual.

3. Personalización de estilos y tamaños de fuente

Asegurar la legibilidad en impresión generalmente requiere una fuente más grande que en una presentación en pantalla. Además, evita el uso de fuentes altamente decorativas ya que pueden ser difíciles de leer en impresión. Fuentes simples como Arial o Times New Roman suelen ser las mejores. Asegúrate de que:

• Usa un tamaño de fuente mínimo de 11pt para el texto del cuerpo y al menos 20pt para los encabezados.
• Mantén un alto contraste de color, por ejemplo, texto negro sobre fondo blanco.
• Usa la fuente en negrita con moderación para enfatizar cosas sin abrumar al lector.

Si deseas modificar el estilo o tamaño de la fuente:

1. Selecciona el cuadro de texto que deseas cambiar.
2. Ve a la pestaña Inicio.
3. Usa el grupo Fuente para cambiar la fuente, el tamaño y el estilo.

4. Seleccionando el diseño apropiado

Un diseño creado para una presentación en pantalla puede no funcionar correctamente para diapositivas impresas. Es posible que necesites elegir o crear un nuevo diseño de diapositiva para asegurarte de que todo encaje correctamente en el papel. Sigue estos pasos:

1. Haz clic en la diapositiva que deseas cambiar.
2. Ve a la pestaña Inicio y selecciona Diseño.
3. Elige un diseño que se ajuste bien en papel. Para las diapositivas impresas, menos puede ser más - considera usar diseños que promuevan presentaciones claras y limpias.

5. Seleccionando el contenido y la cantidad de diapositivas por página

PowerPoint te permite imprimir múltiples diapositivas en una sola página. Esto es útil para crear folletos. Dependiendo del propósito, es posible que desees más diapositivas por página para ahorrar papel o menos diapositivas para una mejor legibilidad. Así es como se configura esto:

1. Haz clic en Archivo, luego elige Imprimir.
2. En la Configuración de impresión, encuentra el menú desplegable Diapositivas de página completa.
3. Selecciona cuántas diapositivas deseas en cada página: las opciones incluyen 1, 2, 3, 4, 6, 9, o folletos por diapositiva.

6. Agregar encabezados y pies de página

Agregar encabezados y pies de página puede añadir información importante, como números de diapositiva, fechas o tu nombre y empresa. Esto puede aportar un aspecto profesional a la impresión. Para agregar encabezados y pies de página:

1. Ve a la pestaña Insertar.
2. Selecciona Encabezado y pie de página.
3. En el cuadro de diálogo, selecciona los elementos que deseas agregar a tu diapositiva. Esto puede incluir el número de diapositiva, fecha y hora, y texto del pie de página.
4. Aplícalo a todas las diapositivas o selecciona diapositivas específicas para obtener el encabezado/pie de página.

7. Impresión en color versus en blanco y negro

Decidir si imprimir en color o en blanco y negro depende de tu audiencia y propósito, así como del costo. En muchos casos, la impresión en escala de grises es suficiente y más rentable. Para elegir tu opción de impresión:

1. Ve a Archivo y luego Imprimir.
2. En la configuración de impresión, localiza la configuración de color.
3. Elige color, escala de grises, o blanco y negro puro dependiendo de tus necesidades.

8. Revisar y probar antes de imprimir

Antes de imprimir, siempre es una buena idea revisar y probar tus diapositivas. Esto ayudará a garantizar que todo aparezca como se espera y que no haya errores de formato. Considera lo siguiente:

• Previsualiza tus diapositivas para ver cómo se verán en papel haciendo clic en Archivo y luego en Imprimir.
• Si es posible, imprime una página de prueba para confirmar el color, la legibilidad y el diseño.
• Revisa las diapositivas que no se muestran correctamente y haz los ajustes necesarios.

9. Paso final: imprimir tus diapositivas

Una vez que hayas revisado tus diapositivas y que tu configuración sea correcta, es hora de imprimir las diapositivas.

1. Ve a Archivo, luego Imprimir.
2. Confirma tu selección de impresora en la parte superior del menú.
3. Haz clic en Imprimir para comenzar a imprimir tus diapositivas.

Conclusión

Preparar diapositivas de PowerPoint para imprimir requiere prestar atención a varios detalles importantes que difieren de la preparación de presentaciones para presentaciones digitales. Al ajustar los tamaños de las diapositivas, los fondos, las fuentes y los diseños, puedes mejorar la legibilidad de tu presentación en impresión. Recuerda que es importante probar y revisar antes de presionar el botón de impresión para asegurarte de que tus documentos salgan como se espera. Siguiendo esta guía, deberías poder imprimir tus diapositivas de PowerPoint de manera efectiva para cualquier necesidad de folletos o distribución física.

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