Como projetar uma consulta no Microsoft Access

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Projetar consultas no Microsoft Access é uma habilidade essencial se você deseja aproveitar ao máximo sua experiência em gerenciamento de banco de dados. Uma consulta bem projetada permite extrair e manipular dados das tabelas do seu banco de dados de forma eficiente e eficaz. Neste guia abrangente, aprenderemos como projetar consultas no Microsoft Access, cobrindo todos os aspectos fundamentais que você precisa entender para criar uma consulta que atenda às suas necessidades.

Introdução às consultas

Antes de mergulharmos nos passos envolvidos no design de uma consulta, é importante entender o que é uma consulta. No Microsoft Access, uma consulta é uma maneira de encontrar e recuperar dados específicos das tabelas do seu banco de dados para responder a perguntas que você tem sobre seus dados. Pense em uma consulta como uma pergunta que você faz ao seu banco de dados. Com uma consulta, você pode realizar cálculos, unir dados de diferentes tabelas, atualizar dados e muito mais.

Tipos de consultas no Microsoft Access

Consultas SELECT: Estas são o tipo mais comum de consultas. Elas recuperam dados de uma ou mais tabelas e os exibem em uma planilha de dados. As consultas SELECT também podem aplicar filtros e classificar seus dados.

Consultas de ação: Essas consultas realizam ações nos seus dados, como adicionar, alterar ou excluir dados. Tipos de consultas de ação incluem consultas de atualização, consultas de exclusão, consultas de acréscimo e consultas de criação de tabela.

Consultas de parâmetro: Essas consultas pedem que você insira um ou mais critérios antes de executar a consulta, facilitando a consulta dinâmica e flexível.

Consultas de tabela cruzada: Essas consultas resumem dados em um formato de grade, semelhante às tabelas dinâmicas no Excel.

Passos básicos para projetar uma consulta

Vamos dar uma olhada nos passos necessários para projetar uma consulta básica no Microsoft Access.

1. Abra o Microsoft Access

Comece abrindo seu banco de dados do Microsoft Access. Você pode criar um novo banco de dados ou abrir um banco de dados existente onde deseja projetar sua consulta.

2. Abra a visualização de design de consulta

Vá para a guia "Criar" na faixa de opções. Clique em "Design da Consulta" no grupo Consultas. Isso abrirá a visualização de Design de Consulta, onde você pode começar a criar sua consulta.

3. Selecione tabelas ou consultas

Depois de estar na visualização de Design de Consulta, você será solicitado a adicionar as tabelas ou consultas existentes que deseja incluir em sua nova consulta. Você pode adicionar tabelas dando um clique duplo em seus nomes ou selecionando-as e clicando em "Adicionar." Feche a caixa de diálogo após adicionar as tabelas necessárias.

4. Adicione campos à consulta

No final da visualização de Design de Consulta, você verá uma seção chamada Grelha de Consulta ou Grelha de Consulta por Exemplo (QBE). Arraste os campos da tabela para a grelha que deseja incluir na sua consulta. Você também pode dar um clique duplo no nome do campo para adicioná-lo à grelha.

5. Defina os critérios para sua consulta

Você pode definir critérios na sua consulta para filtrar dados. Os critérios são definidos na linha "Critérios" na grelha QBE. Por exemplo, se você quiser filtrar registros onde "Idade" é maior que 30, você inseriria ">30" na linha Critérios sob o campo "Idade."

Você também pode usar operadores lógicos como "E" e "OU" para combinar vários critérios. Por exemplo, você pode filtrar registros onde "Idade" é maior que 30 e "Cidade" é igual a 'Nova York' inserindo critérios no campo correspondente e utilizando as linhas de critérios de acordo.

6. Execute a consulta

Depois de configurar o design e os critérios da sua consulta, é hora de executar a consulta para ver os resultados. Clique no botão "Executar" na barra de ferramentas de design de consulta. A visualização de Planilha mostrará os resultados com base na consulta e nos critérios que você projetou.

7. Salve a consulta

Após confirmar que sua consulta retorna os resultados esperados, você deve salvá-la para uso futuro. Clique no botão "Salvar" na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e dê à sua consulta um nome significativo.

Usando visualizações SQL

Embora a visualização de Design de Consulta seja bastante amigável, os usuários com mais conhecimento avançado podem usar SQL (Structured Query Language) para projetar consultas na visualização SQL. O Access permite que você alterne entre diferentes visualizações usando o botão Visualizar na barra de ferramentas.

Aqui está um exemplo de como uma consulta SQL simples pode se parecer:

Select NomeProprio, Sobrenome
From Funcionarios
Where Cidade = 'Nova York';

Neste exemplo, a consulta seleciona os campos "NomeProprio" e "Sobrenome" da tabela "Funcionarios" para funcionários que estão localizados em 'Nova York.'

Técnicas avançadas de consulta

Depois de dominar as consultas básicas, você pode querer explorar técnicas mais avançadas, como:

Unindo tabelas

Às vezes, você precisa combinar dados de várias tabelas. É aqui que as junções são úteis. No Access, você pode criar junções adicionando mais de uma tabela à sua consulta e desenhando uma linha entre os campos relacionados. O Access suporta diferentes tipos de junções, como junção interna, junção à esquerda, junção à direita, etc.

Coleta de dados

Você pode usar funções agregadas como SOMA, MÉDIA, CONTAGEM, MÍNIMO e MÁXIMO para realizar cálculos nos seus dados. Na grelha de consulta, alterne para a visualização Totais clicando no botão "Totais." Isso adiciona uma linha "Totais" onde você pode definir a operação agregada desejada.

Usando subconsultas

Uma subconsulta é uma consulta que está aninhada dentro de outra consulta. Subconsultas permitem consultas mais complexas de dados. Você pode usar subconsultas para filtrar dados com base nos resultados de outra consulta.

Erros comuns a evitar

Não usar aliases de campo: Consultas complexas podem se tornar mais legíveis se você usar aliases para renomear os campos para saída na sua consulta. Use a palavra-chave "AS" no SQL para definir aliases.

Ignorando o desempenho: Grandes consultas com muitas junções e agregações podem ser lentas. Otimize as consultas indexando as colunas corretas e minimizando o uso de funções nos critérios.

Não testar sequencialmente: Ao projetar uma consulta complexa, teste sua consulta em partes menores para garantir que o comportamento seja conforme as expectativas, somente então combine-as em uma consulta maior.

Conclusão

Projetar consultas no Microsoft Access é uma tarefa essencial para o gerenciamento eficiente de bancos de dados. Seja você criando consultas SELECT básicas ou elaborando consultas SQL mais complexas, entender os fundamentos do design de consultas melhorará muito sua capacidade de recuperar e manipular dados. Com prática e exploração de técnicas mais avançadas, você pode usar consultas do Microsoft Access para obter informações valiosas dos seus dados, facilitando a tomada de decisões informadas. Ao seguir as melhores práticas e aprender com erros comuns, você pode melhorar suas habilidades de design de consultas e aproveitar todo o poder do Microsoft Access.

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