Как создать запрос в Microsoft Access

Отредактировано 1 Неделю назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft AccessПроектирование запросовУправление базами данныхИзвлечение данныхНавыкиWindowsПриложениеПошаговыйОфис 365ФункцииОбучениеСоветыФункцииПродуктивность

Создание запросов в Microsoft Access — это важный навык, если вы хотите максимально эффективно использовать возможности управления базами данных. Хорошо спроектированный запрос позволяет быстро и эффективно извлекать и обрабатывать данные из таблиц вашей базы данных. В этом подробном руководстве мы изучим, как создавать запросы в Microsoft Access, охватывая все основные аспекты, которые нужно понять, чтобы создать запрос, соответствующий вашим потребностям.

Введение в запросы

Прежде чем углубляться в шаги, связанные с проектированием запроса, важно понять, что такое запрос. В Microsoft Access запрос — это способ найти и извлечь конкретные данные из таблиц вашей базы данных, чтобы ответить на ваши вопросы о данных. Представьте запрос как вопрос, который вы задаете своей базе данных. С помощью запроса вы можете выполнять вычисления, объединять данные из разных таблиц, обновлять данные и многое другое.

Типы запросов в Microsoft Access

Выборочные запросы (SELECT): Это наиболее распространенный тип запросов. Они извлекают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в формате данных. Выборочные запросы также могут применять фильтры и сортировать ваши данные.

Запросы действий: Эти запросы выполняют действия с вашими данными, такие как добавление, изменение или удаление данных. Типы запросов действий включают запросы на обновление, удаление, добавление и создание таблицы.

Параметрические запросы: Эти запросы запрашивают у вас введение одного или нескольких критериев перед запуском запроса, облегчая динамическое и гибкое выполнение запросов.

Кросс-табличные запросы: Эти запросы обобщают данные в формате сетки, аналогично сводным таблицам в Excel.

Основные шаги проектирования запроса

Давайте рассмотрим шаги, необходимые для создания простого запроса в Microsoft Access.

1. Открытие Microsoft Access

Начните с открытия базы данных Microsoft Access. Вы можете создать новую базу данных или открыть существующую базу данных, в которой хотите создать запрос.

2. Открытие режима проектирования запросов

Перейдите на вкладку "Создать" на ленте. Нажмите "Конструктор запросов" в группе Query. Это откроет режим проектирования запроса, где вы можете начать создание своего запроса.

3. Выбор таблиц или запросов

Как только вы находитесь в режиме проектирования запроса, вам будет предложено добавить таблицы или существующие запросы, которые вы хотите включить в ваш новый запрос. Вы можете добавлять таблицы, дважды щелкнув по их именам или выделив их и нажав "Добавить." Закройте диалоговое окно после добавления необходимых таблиц.

4. Добавление полей в запрос

В нижней части окна проектирования запросов вы увидите раздел, называемый Сетка запросов или Сетка примеров запросов (QBE). Перетащите поля из таблицы в сетку, которые вы хотите включить в свой запрос. Вы также можете дважды щелкнуть по имени поля, чтобы добавить его в сетку.

5. Установка критериев для вашего запроса

Вы можете установить критерии для фильтрации данных. Критерии устанавливаются в строке "Критерии" в сетке QBE. Например, если вы хотите отфильтровать записи, где "Возраст" больше 30, вы введете ">30" в строке Критерии под полем "Возраст".

Вы также можете использовать логические операторы, такие как "И" и "ИЛИ", чтобы объединить несколько критериев. Например, вы можете фильтровать записи, где "Возраст" больше 30 и "Город" равен 'Нью-Йорк', вводя критерии в соответствующее поле и используя строки критериев соответствующим образом.

6. Запуск запроса

После настройки вызова и критериев вашего запроса пора запустить его, чтобы увидеть результаты. Нажмите кнопку "Запуск" в панели инструментов проектирования запросов. В режиме Лист данных будут отображаться результаты на основе спроектированного вами запроса и критериев.

7. Сохранение запроса

После подтверждения того, что ваш запрос возвращает ожидаемые результаты, сохраните его для будущего использования. Нажмите кнопку "Сохранить" на Панели быстрого доступа и дайте вашему запросу значимое имя.

Использование SQL-запросов

Хотя режим проектирования запросов довольно прост в использовании, пользователи с более продвинутыми знаниями могут использовать SQL (язык структурированных запросов) для создания запросов в режиме SQL. Access позволяет переключаться между различными представлениями с помощью кнопки Представления на панели инструментов.

Вот пример того, как может выглядеть простой SQL-запрос:

Select First Name, Last Name
From the staff
where city = 'New York';

В этом примере запрос выбирает поля "Имя" и "Фамилия" из таблицы "Сотрудники" для сотрудников, которые находятся в 'Нью-Йорк.'

Продвинутые техники запросов

После того как вы освоите основные запросы, вы можете попробовать более продвинутые техники, такие как:

Объединение таблиц

Иногда вам нужно комбинировать данные из нескольких таблиц. Здесь соединения становятся полезными. В Access вы можете создавать соединения, добавляя более одной таблицы в ваш запрос и рисуя линии между связанными полями. Access поддерживает различные типы соединений, такие как внутреннее, левое, правое и т.д.

Агрегация данных

Вы можете использовать агрегатные функции, такие как СУМ, СРЕД, КОЛИЧЕСТВО, МИН и МАКС, чтобы выполнять вычисления над вашими данными. В сетке запросов перейдите в представление Итого, нажав кнопку "Итого". Это добавит строку "Итого", где можно установить желаемую операцию агрегации.

Использование подзапросов

Подзапрос — это запрос, вкладываемый в другой запрос. Подзапросы позволяют создавать более сложные запросы данных. Вы можете использовать подзапросы для фильтрации данных на основе результатов другого запроса.

Общие ошибки, которых следует избегать

Не используйте псевдонимы полей: Сложные запросы могут быть более читаемыми, если вы используете псевдонимы для переименования полей для вывода в вашем запросе. Используйте ключевое слово "AS" в SQL, чтобы задать псевдонимы.

Игнорирование производительности: Большие запросы с множеством соединений и агрегатов могут быть медлительными. Оптимизируйте запросы, индексируя нужные столбцы и минимизируя использование функций в критериях.

Не тестируйте последовательно: При проектировании сложного запроса тестируйте его частями, чтобы убедиться, что поведение соответствует ожиданиям, и только затем объедините их в больший запрос.

Заключение

Создание запросов в Microsoft Access — это важная задача для эффективного управления базами данных. Независимо от того, создаете ли вы простые выборочные запросы или разрабатываете более сложные SQL-запросы, понимание основ проектирования запросов значительно улучшит вашу способность извлекать и обрабатывать данные. С практикой и изучением более продвинутых техник вы можете использовать запросы Microsoft Access для получения ценной информации из ваших данных, что способствует обоснованному принятию решений. Следуя передовым методам и учась на распространенных ошибках, вы можете усовершенствовать свои навыки проектирования запросов и использовать всю мощь Microsoft Access.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление