माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्य कैसे अनुकूलित करें

संपादित 2 दिन पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट एक शक्तिशाली प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो प्रोजेक्ट प्रबंधकों को योजनाएं बनाने, निगरानी करने और प्रोजेक्ट को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में मदद करता है। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट की प्रमुख विशेषताओं में से एक इसकी सूचना को विभिन्न दृश्यों में प्रदर्शित करने की क्षमता है, जो उपयोगकर्ताओं को प्रोजेक्ट के विभिन्न पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है। इन दृश्यों को अनुकूलित करने से उत्पादकता में वृद्धि हो सकती है और आपको जल्दी से आवश्यक जानकारी तक पहुंच प्राप्त करने में आसानी हो सकती है। इस गाइड में, हम माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्यों को अनुकूलित करने के तरीके का पता लगाएंगे ताकि आप अपने प्रोजेक्ट योजना और प्रबंधन का अधिकतम लाभ उठा सकें।

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्य प्रस्तुतिकरण का परिचय

अनुकूलन में गोता लगाने से पहले, यह समझना आवश्यक है कि माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्य क्या होते हैं। दृश्य आपको अपने प्रोजेक्ट डेटा को विभिन्न दृष्टिकोणों से देखने की अनुमति देते हैं। दृश्य स्विच करके, आप कार्यों, संसाधनों, कैलेंडरों और अधिक पर ध्यान केंद्रित करने का चयन कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट कई पूर्वनिर्धारित दृश्यों के साथ आता है जैसे गैंट चार्ट, कैलेंडर, नेटवर्क चित्रमाला, और संसाधन शीट्स, अन्य के बीच।

प्रत्येक दृश्य प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रिया के विभिन्न पहलुओं को उजागर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उदाहरण के लिए, गैंट चार्ट कार्यों की टाइमलाइन अवलोकन प्राप्त करने के लिए उत्कृष्ट है, जबकि संसाधन शीट दृश्य प्रोजेक्ट में उपयोग होने वाले संसाधनों के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

दृश्यों को अनुकूलित क्यों करें?

दृश्यों को अनुकूलित करना आपके संगठन की विशेष आवश्यकताओं या आपकी अनूठी प्रोजेक्ट आवश्यकताओं के लिए प्रदर्शन को अनुकूलित करने में मदद कर सकता है। यहाँ कुछ कारण बताए गए हैं कि आप माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्यों को अनुकूलित क्यों करना चाह सकते हैं:

• प्रासंगिक जानकारी पर ध्यान दें: आप अप्रासंगिक डेटा को फ़िल्टर कर सकते हैं और केवल सबसे प्रासंगिक जानकारी पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो आपके वर्तमान विश्लेषण के लिए महत्वपूर्ण है।
• बेहतर उत्पादकता: अनुकूलित दृश्यों की पहुंच होने के कारण टीम के सदस्यों को आवश्यक जानकारी जल्दी से प्राप्त करने की सुविधा होती है बिना अनावश्यक डेटा में डूबने के।
• बेहतर दृश्यता: अनुकूलित दृश्य प्रस्तुतियाँ संवाददाता पक्षों को डेटा अधिक समझने योग्य और आकर्षक प्रारूप में प्रस्तुत करने में मदद कर सकती हैं।
• सरलीकृत रिपोर्टिंग: विशिष्ट दृश्य बनाकर रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाया जा सकता है और यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि जो रिपोर्ट किया जा रहा है उसमें स्थिरता है।

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्य अनुकूलित करने के चरण

1. दृश्य टैब तक पहुंचें

अनुकूलन शुरू करने के लिए, व्यू टैब पर टेप करें। यह टैब उन अधिकांश दृश्य अनुकूलन उपकरणों की पहुंच प्रदान करता है जो माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट पेश करता है।

2. उस दृश्य का चयन करें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं

निर्णय लें कि कौन सा मौजूदा दृश्य आप संशोधित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप मुख्य रूप से कार्य अनुसूचियों के साथ काम कर रहे हैं, तो आप गैंट चार्ट को अनुकूलित करने का चयन कर सकते हैं। दृश्य का चयन करने के लिए, टास्क व्यू या रिसोर्स व्यू खंडों में इच्छित दृश्य आइकन पर क्लिक करें।

3. ज़ूम और समय-सीमा विकल्पों का उपयोग करें

स्टेटस बार पर ज़ूम स्लाइडर और टाइमस्केल मेनू के तहत व्यू टैब आपको दृश्य को समायोजित करने की अनुमति देता है ताकि यह विभिन्न समय अवधियों के लिए डेटा प्रदर्शित करे, जैसे दिन, सप्ताह, या महीने।

4. कॉलम जोड़ें या हटाएं

अपने दृश्य में केवल आवश्यक जानकारी को प्रदर्शित करने के लिए कॉलम अनुकूलित करें। किसी मौजूदा कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें, और कॉलम जोड़ें का चयन करें। आप स्टार्ट डेट, ड्यूरेशन, कॉस्ट आदि जैसे विभिन्न डेटा पॉइंट चुन सकते हैं।

कॉलम को हटाने के लिए, कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक करें और कॉलम छिपाएं विकल्प चुनें। इससे डेटा मिटे बिना कॉलम दृश्य से हटा दिया जाएगा।

5. डेटा को फ़िल्टर करें

फ़िल्टर आपको केवल उन कार्यों या संसाधनों को प्रदर्शित करने में मदद करते हैं जो कुछ मानदंडों को पूरा करते हैं। व्यू टैब में फिल्टर ड्रॉप-डाउन मेनू पर जाएं और एक पूर्वनिर्धारित फिल्टर लागू करें। आप अपनी खुद की कस्टम फिल्टर भी बना सकते हैं नया फिल्टर को चुनें और अपनी आवश्यकताओं के मानदंड सेट करें।

6. जानकारी को समूहित करें

समूह बनाना आपको कार्यों या संसाधनों को श्रेणियों में व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, आप कार्यों को चरण, संसाधन, या प्राथमिकता के आधार पर समूहित कर सकते हैं। डेटा को समूहित करने के लिए, ग्रुप बाय ड्रॉप-डाउन मेनू में से समूह विकल्प चुनें।

7. डेटा को छांटें

दृश्यों को अनुकूलित करने के लिए सॉर्टिंग एक और उपयोगी विशेषता है। सॉर्ट ड्रॉप-डाउन मेनू को डेटा समूह के तहत व्यू टैब में क्लिक करके कार्यों या संसाधनों को प्रारंभ तिथि, अंतिम तिथि, अवधि, या लागत जैसे मानदंडों के आधार पर छांटा जा सकता है। सॉर्टिंग से डेटा का विश्लेषण करना और रुझानों की पहचान करना आसान हो जाता है।

8. अतिरिक्त अनुकूलन के लिए फॉर्मेट टैब का उपयोग करें

एक बार आपने अपनी मूल दृश्य वरीयताएं सेट कर ली हैं, तो आप फॉर्मेट टैब का उपयोग करके अपनी दृश्यता को और भी सुधार सकते हैं। यह ग्रिडलाइंस, फॉन्ट शैली और रंगों को समायोजित करता है। आप बार स्टाइल जैसे विकल्पों का भी उपयोग कर सकते हैं ताकि गैंट बार का रूप बदल सके, उन पर प्रदर्शित होने वाली जानकारी को कस्टमाइज किया जा सके, और आपके चार्ट की दृश्य अपील को बढ़ाया जा सके।

9. अपना कस्टम दृश्य सहेजें

एक बार आपने अपने अनुकूलन पूर्ण क र लिए हैं, तो इसे सहेजना एक अच्छा विचार है ताकि जब भी आवश्यक हो आप इसे आसानी से वापस कर सकें। ऐसा करने के लिए, व्यू टैब पर जाएं, सहेजें दृश्य ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें, और व्यू के रूप में सहेजें को चुनें। भविष्य में उपयोग के लिए अपने कस्टम दृश्य को एक नाम दें।

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में अनुकूलित दृश्य के उदाहरण

आइए कुछ उदाहरण देखें कि आप विभिन्न परिदृश्यों के लिए दृश्य कैसे अनुकूलित कर सकते हैं:

उदाहरण 1: साप्ताहिक मीटिंग्स के लिए कस्टम गैंट चार्ट

एक कंपनी में जहां साप्ताहिक प्रोजेक्ट अपडेट मीटिंग्स आवश्यक हैं, आप एक गैंट चार्ट दृश्य बना सकते हैं जो केवल वर्तमान सप्ताह के लिए अनुसूचित कार्यों को प्रदर्शित करता है। आप उन कार्यों के लिए एक फ़िल्टर लागू करके ऐसा कर सकते हैं जिनकी प्रारंभ तिथियां इस सप्ताह में आती हैं और दिन पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समयसीमा को समायोजित करके। मीटिंग के दौरान व्यक्तिगत योगदान पर चर्चा करने में आसानी के लिए कार्यों को निर्दिष्ट संसाधन द्वारा समूह बनाएं।

उदाहरण 2: बजट के लिए संसाधन शीट दृश्य

यदि आप बजट पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, तो एक कस्टम संसाधन शीट दृश्य अमूल्य हो सकता है। मानक दर, उपयोग की लागत, और कुल लागत जैसी कॉलम जोड़ें, और कैलेंडर जैसी अनावश्यक कॉलम हटा दें। लागतों का विश्लेषण करते समय विशिष्ट संसाधनों या विभागों पर ध्यान फोकस करने के लिए छंटाई और फ़िल्टरिंग विकल्पों का उपयोग करें।

उदाहरण 3: डेडलाइन प्रबंधन के लिए कार्यपत्रक दृश्य

सख्त डेडलाइन प्रबंधन के लिए, एक कार्य तालिका दृश्य बनाएं जो विलंबित और आगामी कार्यों को हाइलाइट करता हो। स्थिति के आधार पर रंग-कोडिंग के साथ कार्यों को प्रमुख बनाने के लिए स्थिति के आधार पर सशर्त स्वरूपण लागू करें। आप कार्यों को उनकी समय सीमाओं और प्राथमिकता के आधार पर समूह बनाकर छांट सकते हैं, जिससे आपको निर्णय में सहायता मिलती है कि किन कार्यों को तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

दृश्यों को अनुकूलित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

• सरलता: अपने अनुकूलन को सरल रखें ताकि आपके दृश्य में अधिक जानकारी के साथ अव्यवस्था न हो।
• पुनरुपयोग क्षमता: दृश्य बनाएं जिन्हें विभिन्न प्रोजेक्ट्स में या समान आवश्यकताओं वाले टीम सदस्यों द्वारा पुनः उपयोग किया जा सके।
• प्रलेखन: भविष्य के संदर्भ के लिए अपने कस्टम दृश्य सेटिंग्स का प्रलेखन करें। यह तब उपयोगी होता है जब आपको दृश्य को पुनः बनाना हो या इसे दूसरों के साथ साझा करना हो।
• बैकअप: समय-समय पर .mpp फाइलों का बैकअप लें ताकि कस्टम दृश्य और प्रोजेक्ट डेटा गलती से न खो जाए।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में दृश्यों को अनुकूलित करने से आपको अपनी आवश्यकताओं के अनुसार जानकारी के प्रदर्शन को अनुकूलित करने और अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रिया को सरल बनाने की अनुमति मिलती है। कॉलम, फ़िल्टर, समूहन और स्वरूपण का सही उपयोग करके, आप अपने प्रोजेक्ट की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। चाहे प्रोजेक्ट डेटा को संवाददाता पक्षों के साथ प्रस्तुत करना हो या विस्तृत शेड्यूल का प्रबंधन करना हो, माइक्रोसॉफ्ट प्रोजेक्ट में अनुकूलित दृश्य एक अपरिहार्य उपकरण है। दिए गए चरणों और उदाहरणों का पालन करके, आप अपनी प्रोजेक्ट प्रबंधन दक्षता में वृद्धि कर सकते हैं, अपनी टीम के साथ संचार सुधार सकते हैं, और अंततः अपने प्रोजेक्ट्स को सफलतापूर्वक पूरा कर सकते हैं।

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