Como personalizar visuais no Microsoft Project

Editado 1 dia atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Project é um poderoso software de gerenciamento de projetos que ajuda os gerentes de projeto a planejar, monitorar e gerenciar projetos de forma eficiente. Uma das características principais do Microsoft Project é sua capacidade de exibir informações em diferentes visualizações, permitindo que os usuários se concentrem em diferentes aspectos de um projeto. Personalizar essas visualizações pode aumentar a produtividade e facilitar o rápido acesso às informações necessárias. Neste guia, exploraremos como personalizar visualizações no Microsoft Project para aproveitar ao máximo o planejamento e a gestão do seu projeto.

Introdução aos visuais no Microsoft Project

Antes de mergulharmos na personalização, é essencial entender o que são as visualizações no Microsoft Project. As visualizações permitem que você analise os dados do projeto a partir de diferentes perspectivas. Ao alternar visualizações, você pode escolher focar em tarefas, recursos, calendários e muito mais. O Microsoft Project vem com várias visualizações predefinidas, como gráficos de Gantt, calendários, diagramas de rede e planilhas de recursos, entre outros.

Cada visualização é projetada para destacar diferentes aspectos do processo de gerenciamento de projetos. Por exemplo, o gráfico de Gantt é excelente para obter uma visão geral cronológica das tarefas, enquanto a visualização de planilha de recursos fornece informações sobre os recursos usados no projeto.

Por que personalizar visuais?

A personalização de visuais pode ajudar a otimizar o desempenho para atender às necessidades específicas da sua organização ou aos requisitos exclusivos do seu projeto. Aqui estão várias razões pelas quais você pode querer personalizar visuais no Microsoft Project:

• Foco nas informações relevantes: Você pode filtrar dados irrelevantes e concentrar-se apenas nas informações mais relevantes para sua análise atual.
• Produtividade melhorada: Ter acesso a visualizações personalizadas permite que os membros da equipe encontrem rapidamente as informações de que precisam, sem ter que passar por dados desnecessários.
• Melhor visualização: Visualizações personalizadas podem ajudar a apresentar dados para stakeholders de uma maneira mais compreensível e envolvente.
• Relatório simplificado: A criação de visualizações específicas ajuda a simplificar o processo de relatório e garante consistência no que está sendo relatado.

Passos para personalizar visuais no Microsoft Project

1. Acesse a aba de visualização

Para começar a personalizar, mude para a aba Exibir na faixa de opções. Essa aba fornece acesso à maioria das ferramentas de personalização visual que o Microsoft Project oferece.

2. Selecione a visualização que deseja personalizar

Decida qual visualização existente você deseja modificar. Por exemplo, se você está trabalhando principalmente com cronogramas de tarefas, pode optar por personalizar o gráfico de Gantt. Para escolher uma visualização, clique no ícone de visualização desejado nas seções Visualização de Tarefas ou Visualização de Recursos.

3. Use as opções de zoom e escala de tempo

O controle deslizante de Zoom na barra de status e o menu Escala de Tempo sob a aba Exibir permitem ajustar a visualização para exibir dados de diferentes períodos de tempo, como dias, semanas ou meses.

4. Adicionar ou remover colunas

Personalize as colunas na sua visualização para mostrar apenas as informações de que você precisa. Clique com o botão direito em qualquer cabeçalho de coluna existente e escolha Inserir Coluna para adicionar uma nova coluna. Você pode escolher entre uma variedade de pontos de dados, como data de início, duração, custo e mais.

Para excluir uma coluna, clique com o botão direito no cabeçalho da coluna e selecione Ocultar Coluna. Isso ocultará a coluna da visualização sem deletar nenhum dado.

5. Filtrar os dados

Os filtros ajudam a exibir somente as tarefas ou recursos que atendam a determinados critérios. Vá para o menu suspenso Filtro na aba Exibir para aplicar um filtro predefinido. Você também pode criar seu próprio filtro personalizado selecionando Novo Filtro e definindo os critérios de que precisa.

6. Agrupar informações

A agrupação permite organizar tarefas ou recursos em categorias. Por exemplo, você pode agrupar tarefas por estágio, recurso ou prioridade. Para agrupar os dados, selecione o menu suspenso Agrupar Por na aba Exibir e escolha a opção de agrupamento que deseja.

7. Classificar os dados

A classificação é outra funcionalidade útil para a personalização de visualizações. Classifique tarefas ou recursos clicando no menu suspenso Classificar no grupo de Dados sob a aba Exibir. Você pode classificar por critérios como data de início, data de término, duração ou custo. A classificação facilita a análise de dados e a identificação de tendências.

8. Use a aba de formato para personalização adicional

Depois de definir suas preferências visuais básicas, você pode ajustar a aparência da sua visualização usando a aba Formato. Isso inclui ajustes nas linhas de grade, estilo de fonte e cores. Você também pode usar opções como Estilo de Barra para alterar a aparência das barras de Gantt, personalizar as informações que são exibidas nelas e melhorar o apelo visual do seu gráfico.

9. Salve sua visualização personalizada

Quando concluir suas personalizações, é uma boa ideia salvar a configuração para que você possa facilmente revisitá-la quando necessário. Para fazer isso, vá para a aba Exibir, clique no menu suspenso Salvar Visualização e selecione Salvar Visualização Como. Dê um nome para sua visualização personalizada para uso futuro.

Exemplos de visuais personalizados no Microsoft Project

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de como você pode personalizar visuais para diferentes cenários:

Exemplo 1: Gráfico de Gantt personalizado para reuniões semanais

Em uma empresa onde reuniões semanais de atualização de projetos são necessárias, você pode criar uma visualização de gráfico de Gantt que exiba apenas as tarefas agendadas para a semana atual. Você pode fazer isso aplicando um filtro para tarefas com datas de início dentro desta semana e ajustando o prazo para se concentrar em dias. Agrupe as tarefas por recurso atribuído, facilitando a discussão das contribuições individuais durante a reunião.

Exemplo 2: Visualização de planilha de recursos para orçamento

Se você está focado no orçamento, uma visualização de planilha de recursos personalizada pode ser inestimável. Adicione colunas como taxa padrão, custo por uso e custo total, e remova colunas irrelevantes como calendário. Use opções de classificação e filtragem para se concentrar em recursos ou departamentos específicos ao analisar os custos.

Exemplo 3: Visualização de planilha para gestão de prazos

Para uma gestão de prazos mais rigorosa, crie uma visualização de planilha de tarefas que destaque tarefas atrasadas e próximas. Aplique formatação condicional para colorir tarefas com base no status. Você pode classificar as tarefas por seus prazos e agrupá-las por prioridade, ajudando a decidir quais tarefas exigem atenção imediata.

Melhores práticas para otimizar visualizações

• Simplicidade: Mantenha suas personalizações simples para evitar sobrecarregar sua visualização com informações excessivas.
• Reutilização: Crie visualizações que possam ser reutilizadas em diferentes projetos ou por membros da equipe com necessidades semelhantes.
• Documentação: Documente suas configurações de visualizações personalizadas para referência futura. Isso é útil caso você precise recriar a visualização ou compartilhá-la com outras pessoas.
• Backup: Faça backups periódicos de seus arquivos .mpp para garantir que configurações personalizadas e dados do projeto não sejam perdidos acidentalmente.

Conclusão

Personalizar visualizações no Microsoft Project permite que você adapte a exibição de informações às suas necessidades e agilize seu processo de gerenciamento de projetos. Por meio do uso adequado de colunas, filtros, agrupamentos e formatação, você pode se concentrar nas áreas mais críticas para o sucesso do seu projeto. Seja apresentando dados de projeto para partes interessadas ou gerenciando cronogramas detalhados, as visualizações personalizadas no Microsoft Project são uma ferramenta indispensável. Seguindo os passos e exemplos fornecidos, você pode aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos, melhorar a comunicação com sua equipe e, em última análise, conduzir seus projetos a uma conclusão bem-sucedida.

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