Como personalizar a visualização de tarefas no Asana

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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Asana é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a organizar, acompanhar e gerenciar seu trabalho. Uma das características mais úteis do Asana é sua capacidade de personalizar visualizações de tarefas. Personalizar as visualizações de tarefas permite que você veja suas tarefas de diferentes maneiras, dependendo de suas necessidades, permitindo que você gerencie seus projetos de maneira mais eficaz. Seja você estiver trabalhando em um grande projeto com uma equipe ou gerenciando suas tarefas pessoais, personalizar as visualizações de tarefas no Asana pode fazer uma grande diferença na forma como você trabalha.

Entendendo sequências de tarefas

Antes de mergulharmos no processo de personalização, é importante entender o que são as visualizações de tarefas no Asana. As visualizações de tarefas são essencialmente a forma como as tarefas são exibidas na interface do Asana. Isso inclui o layout, filtros e critérios de classificação que determinam como as tarefas aparecem na sua tela. O Asana oferece diferentes visualizações, como visualização em lista, visualização em quadro, visualização em calendário e visualização em linha do tempo. Cada uma dessas visualizações atende a diferentes propósitos e pode ser personalizada para atender às suas necessidades específicas.

Visualização em lista

A visualização em lista é a visualização padrão no Asana e exibe as tarefas em um formato de lista simples. Essa visualização é útil para o gerenciamento detalhado de tarefas, pois permite que você veja o nome de cada tarefa, responsável, data de vencimento e qualquer outra informação importante de relance. Na visualização em lista, as tarefas são organizadas em seções ou colunas (semelhante a uma planilha), e você pode facilmente adicionar, editar ou excluir tarefas dessa visualização.

Visualização em quadro

A visualização em quadro exibe tarefas como cartões em colunas, sendo ideal para gerenciar projetos usando o método Kanban. Cada coluna geralmente representa uma etapa no fluxo de trabalho, como 'a fazer', 'em progresso' e 'concluído'. Você pode arrastar e soltar cartões de tarefas entre colunas para atualizar seu status, tornando a visualização em quadro altamente visual e interativa.

Visualização em calendário

A visualização em calendário mostra as tarefas no calendário com base em suas datas de vencimento. Essa visualização é perfeita para acompanhar prazos e garantir que todos os membros da equipe estejam cientes dos prazos. Ela oferece uma visão abrangente sobre a programação e ajuda no planejamento de atividades e estabelecimento de prioridades de acordo.

Visualização em linha do tempo

A visualização em linha do tempo é usada principalmente para planejamento e agendamento de projetos. Ela se assemelha a um gráfico de Gantt e permite que você veja como as tarefas se relacionam ao longo do tempo. Visualizando a linha do tempo, você pode identificar dependências e possíveis gargalos, ajustando seus planos conforme necessário para garantir uma execução suave do projeto.

Por que personalizar a visualização de tarefas?

Personalizar as visualizações de tarefas no Asana é importante porque permite otimizar a exibição para atender às suas necessidades específicas. Ao configurar visualizações que destacam as informações mais relevantes, você pode economizar tempo e reduzir a carga cognitiva. Visualizações personalizadas ajudam os membros da equipe a se concentrarem no que é mais importante, melhorando a produtividade e a eficiência. Visualizações personalizadas não são apenas sobre preferências pessoais, mas também sobre melhorar a colaboração, mantendo todos alinhados e informados.

Como personalizar a visualização de tarefas no Asana

Personalizar as visualizações de tarefas no Asana é um processo simples que envolve o uso de filtros, opções de classificação e ajustes de layout. Aqui está um guia passo a passo abrangente sobre como fazer isso:

1. Acesso ao projeto

Comece navegando até o projeto que você deseja personalizar em sua conta do Asana. Clique no projeto para abri-lo e poder ver as tarefas associadas a ele.

2. Selecionando a visualização

Assim que chegar ao projeto, selecione o tipo de visualização que deseja personalizar. Na parte superior da área do projeto, você encontrará abas para as visualizações de lista, quadro, calendário e linha do tempo. Clique na aba da visualização desejada que você deseja personalizar.

3. Filtrando tarefas

Filtrar tarefas permite limitar as tarefas exibidas com base em critérios específicos, como responsável, status ou data de vencimento. Para criar um filtro:

• Clique no botão ou ícone 'Filtrar' na barra de ferramentas.
• Escolha os critérios que deseja aplicar. Por exemplo, filtre por 'Pessoa Designada' para mostrar apenas tarefas atribuídas a uma pessoa específica.
• Ajuste os filtros adicionais conforme necessário, combinando vários critérios para criar filtros complexos.
• Clique em 'Aplicar' para ativar o filtro aplicado e ver a visualização atualizada.

4. Classificando tarefas

Classificar ajuda a organizar tarefas em uma determinada ordem que funcione para você. Você pode classificar tarefas por diferentes atributos, como prioridade ou data de vencimento. Para classificar tarefas:

• Encontre a opção 'Classificar' na barra de ferramentas.
• Escolha o atributo pelo qual deseja classificar as tarefas. Opções comuns incluem 'data de vencimento', 'prioridade' ou 'alfabética'.
• Decida se deseja classificar em ordem crescente ou decrescente.
• Aplique a classificação para reordenar as tarefas conforme desejar.

5. Ajustando colunas (Visualização em lista)

Na visualização em lista, você pode ajustar as colunas para exibir ou ocultar informações específicas sobre as tarefas. Aqui está como:

• Localize os cabeçalhos das colunas acima da lista de tarefas.
• Clique no menu suspenso 'Colunas' ou no ícone de configurações, se disponível.
• Marque ou desmarque as caixas para as colunas que deseja exibir ou ocultar, como 'Tags', 'Projeto' ou 'Data de Vencimento'.
• Essa personalização modificará o detalhe da sua visualização em lista, dependendo das informações que são mais valiosas para você.

6. Personalizando colunas e cartões (Visualização em quadro)

Na visualização em quadro, você pode renomear colunas e adicionar descrições para refletir melhor as etapas do seu fluxo de trabalho:

• Para renomear uma coluna, clique no cabeçalho da coluna e digite um novo nome, como 'Backlog' ou 'Projetos em Andamento'.
• Adicione descrições ou critérios abaixo dos nomes das colunas para ajudar os membros da equipe a entender o que é necessário para cada etapa.
• Clique em cartões de tarefas para modificá-los e adicionar informações, como anexos, comentários ou detalhes de descrição.

7. Salvando visualizações personalizadas

Depois de personalizar sua cena para sua satisfação, você pode querer salvá-la para uso futuro. O Asana permite que você salve essas personalizações:

• Procure a opção de salvar visualizações personalizadas, que pode estar rotulada como 'Salvar visualização para todos'.
• Salvar a visualização garante que sempre que você retornar a este projeto, as tarefas serão exibidas de acordo com suas preferências.
• Se você estiver trabalhando em uma equipe e quiser que outros se beneficiem de sua visualização personalizada, escolha salvar a visualização para todos.

8. Revertendo para as visualizações padrão

Se você personalizou uma visualização e precisa retornar à visualização padrão do Asana:

• Procure a opção 'Redefinir' ou 'Visualização Padrão', muitas vezes localizada nas opções de Visualização ou no menu Configurações.
• Clique para redefinir a cena, e o Asana voltará às configurações padrão para o tipo de cena selecionado.

9. Criando campos personalizados

Para ainda mais controle sobre suas visualizações de tarefas, o Asana permite que você adicione campos personalizados:

• Vá para Configurações do Projeto ou opção 'Personalizar' se disponível.
• Selecione 'Adicionar campo personalizado' para adicionar novos pontos de dados, como nível de prioridade, horas estimadas ou categorias de tarefas.
• Determine o tipo de campo, como lista suspensa, texto ou número, e preencha as opções para esse campo.
• Depois de salvo, esses campos aparecerão em seus detalhes de trabalho, permitindo uma classificação e filtragem mais granular.

Exemplos de personalização de visuais

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos práticos para entender como as visualizações de tarefas podem ser personalizadas.

Exemplo 1: Gerenciando uma campanha de marketing

Digamos que você esteja gerenciando uma campanha de marketing. Você pode usar a visualização em quadro para acompanhar as tarefas em etapas:

• Crie colunas como 'Visualizações', 'Criação de Conteúdo', 'Aprovações' e 'Publicado'.
• Cada cartão de ação pode representar um aspecto da campanha, como um post de blog ou conteúdo de mídia social.
• Personalize o cartão de tarefas para incluir campos como tipo de conteúdo, público-alvo e plataforma de publicação.
• Filtre tarefas por responsável para se concentrar na carga de trabalho individual e classifique por data de vencimento para monitorar o tempo.

Exemplo 2: Projeto de desenvolvimento de software

Para equipes de desenvolvimento de software, usar a visualização em linha do tempo pode ajudar a gerenciar sprints:

• Agende tarefas para atividades de programação, como codificação, teste e implantação, adicionando dependências conforme necessário.
• Use filtros para exibir tarefas para um sprint ou ciclo de lançamento específico.
• Crie campos personalizados para 'prioridade' e 'complexidade', classifique as tarefas com base nesses parâmetros para abordar os itens de alta prioridade primeiro.
• Ajuste a duração do prazo para se concentrar em um determinado período de sprint e garanta que a equipe permaneça no caminho certo.

Conclusão

Personalizar as visualizações de tarefas no Asana é um aspecto essencial para aproveitar ao máximo o potencial da plataforma. Seja aumentando a produtividade pessoal ou otimizando um projeto em equipe, a capacidade de personalizar visualizações para necessidades específicas pode ter um impacto significativo na eficácia geral. Seguindo os passos descritos acima e aplicando personalizações a cenários do mundo real, os usuários podem transformar sua abordagem de gerenciamento de tarefas, garantir que seu trabalho esteja alinhado com os objetivos e facilitar a melhor colaboração entre as equipes. A flexibilidade proporcionada pelas visualizações personalizáveis do Asana faz dela uma ferramenta favorita para equipes diversificadas em todo o mundo, apoiando várias metodologias de gerenciamento de projetos, desde Agile até Cascata.

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