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Cómo personalizar la vista de tareas en Asana
Editado 1 Hace una semana por ExtremeHow Equipo Editorial
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Traducción actualizada 1 Hace una semana
Asana es una poderosa herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizar, rastrear y gestionar su trabajo. Una de las características más útiles de Asana es su capacidad para personalizar las vistas de tareas. Personalizar las vistas de tareas te permite ver tus tareas de diferentes maneras según tus necesidades, lo que te permite gestionar tus proyectos de manera más efectiva. Ya sea que estés trabajando en un proyecto grande con un equipo o gestionando tus tareas personales, personalizar las vistas de tareas en Asana puede marcar una gran diferencia en la forma en que trabajas.
Comprendiendo las secuencias de tareas
Antes de adentrarnos en el proceso de personalización, es importante entender qué son las vistas de tareas en Asana. Las vistas de tareas son esencialmente cómo se muestran las tareas en la interfaz de Asana. Incluye el diseño, los filtros y los criterios de clasificación que determinan cómo aparecen las tareas en tu pantalla. Asana ofrece diferentes vistas como la vista de lista, vista de tablero, vista de calendario y vista de cronograma. Cada una de estas vistas tiene diferentes propósitos y puede personalizarse para satisfacer tus necesidades específicas.
Vista de lista
La vista de lista es la vista predeterminada en Asana y muestra las tareas en un formato de lista simple. Esta vista es útil para la gestión detallada de tareas, ya que te permite ver el nombre de cada tarea, el responsable, la fecha de vencimiento y cualquier otra información importante de un vistazo. En la vista de lista, las tareas se organizan en secciones o columnas (similar a una hoja de cálculo), y puedes agregar, editar o eliminar tareas fácilmente desde esta vista.
Vista de tablero
La vista de tablero muestra las tareas como tarjetas en columnas, lo que es ideal para gestionar proyectos usando el método Kanban. Cada columna generalmente representa una etapa en el flujo de trabajo, como 'por hacer', 'en progreso' y 'hecho'. Puedes arrastrar y soltar las tarjetas de tareas entre las columnas para actualizar su estado, haciendo que la vista de tablero sea muy visual e interactiva.
Vista de calendario
La vista de calendario muestra las tareas en el calendario según sus fechas de vencimiento. Esta vista es perfecta para seguir los plazos y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén al tanto de las fechas límite. Proporciona una vista completa del cronograma y ayuda a planificar actividades y establecer prioridades en consecuencia.
Vista de cronograma
La vista de cronograma se utiliza principalmente para la planificación y programación de proyectos. Se asemeja a un gráfico de Gantt y te permite ver cómo las tareas se relacionan entre sí a lo largo del tiempo. Al visualizar el cronograma, puedes identificar dependencias y posibles cuellos de botella, ajustando tus planes según sea necesario para garantizar una ejecución fluida del proyecto.
¿Por qué personalizar la vista de tareas?
Personalizar las vistas de tareas en Asana es importante porque te permite optimizar la pantalla para satisfacer tus necesidades específicas. Al configurar vistas que destacan la información más relevante, puedes ahorrar tiempo y reducir la carga cognitiva. Las vistas personalizadas ayudan a los miembros del equipo a centrarse en lo más importante, mejorando la productividad y la eficiencia. Las vistas personalizadas no solo se tratan de preferencias personales, sino también de mejorar la colaboración al mantener a todos alineados e informados.
Cómo personalizar la vista de tareas en Asana
Personalizar las vistas de tareas en Asana es un proceso sencillo que implica usar filtros, opciones de clasificación y ajustes de diseño. Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo hacerlo:
1. Acceder al proyecto
Comienza navegando al proyecto que deseas personalizar en tu cuenta de Asana. Haz clic en el proyecto para abrirlo y así poder ver las tareas asociadas con él.
2. Seleccionar la vista
Una vez que llegues al proyecto, selecciona el tipo de vista que deseas personalizar. En la parte superior del área del proyecto, encontrarás pestañas para las vistas de lista, tablero, calendario y cronograma. Haz clic en la pestaña para la vista deseada que quieres personalizar.
3. Filtrar tareas
Filtrar tareas te permite limitar las tareas mostradas en función de criterios específicos, como el responsable, el estado o la fecha de vencimiento. Para crear un filtro:
- Haz clic en el botón o icono 'Filtrar' en la barra de herramientas.
- Elige los criterios que deseas aplicar. Por ejemplo, filtra por 'Persona asignada' para mostrar solo las tareas asignadas a una persona específica.
- Ajusta filtros adicionales según sea necesario, combina múltiples criterios para crear filtros complejos.
- Haz clic en 'Aplicar' para activar el filtro aplicado y ver la vista actualizada.
4. Ordenar tareas
Ordenar te ayuda a organizar las tareas en un orden particular que funcione para ti. Puedes ordenar las tareas por diferentes atributos, como prioridad o fecha de vencimiento. Para ordenar tareas:
- Busca la opción 'Ordenar' en la barra de herramientas.
- Elige el atributo por el cual deseas ordenar las tareas. Las opciones comunes incluyen 'fecha de vencimiento', 'prioridad' o 'alfabético'.
- Decide si deseas ordenar en orden ascendente o descendente.
- Aplica la ordenación para reorganizar las tareas como desees.
5. Ajustar columnas (Vista de lista)
En la vista de lista, puedes ajustar las columnas para mostrar u ocultar información específica sobre las tareas. Así es cómo:
- Localiza las cabeceras de columna por encima de la lista de tareas.
- Haz clic en el menú desplegable 'Columnas' o el icono de configuración, si está disponible.
- Selecciona o deselecciona las casillas de verificación para las columnas que deseas mostrar u ocultar, como 'Etiquetas', 'Proyecto' o 'Fecha de vencimiento'.
- Esta personalización modificará el detalle de tu vista de lista, dependiendo de la información que sea más valiosa para ti.
6. Personalizar columnas y tarjetas (Vista de tablero)
En la vista de tablero, puedes renombrar columnas y agregar descripciones para reflejar mejor tus pasos de flujo de trabajo:
- Para renombrar una columna, haz clic en la cabecera de la columna y escribe un nuevo nombre, como 'Pendiente' o 'Proyectos en curso'.
- Agrega descripciones o criterios bajo los nombres de las columnas para ayudar a los miembros del equipo a entender lo que se requiere en cada paso.
- Haz clic en las tarjetas de tareas para modificarlas y agregar información como archivos adjuntos, comentarios o detalles de descripción.
7. Guardar vistas personalizadas
Una vez que hayas personalizado tu escena a tu satisfacción, es posible que desees guardarla para uso futuro. Asana te permite guardar estas personalizaciones:
- Busca la opción para guardar vistas personalizadas, que puede estar etiquetada como 'Guardar vista para todos.'
- Guardar la vista asegura que siempre que regreses a este proyecto, las tareas se mostrarán según tus preferencias.
- Si estás trabajando en un equipo y deseas que otros se beneficien de tu vista personalizada, elige guardar la vista para todos.
8. Revertir a las vistas predeterminadas
Si personalizaste una vista y necesitas volver a la vista predeterminada de Asana:
- Busca la opción 'Restablecer' o 'Vista predeterminada', a menudo ubicada en las opciones de vista o el menú de configuración.
- Haz clic para restablecer la escena, y Asana volverá a los ajustes predeterminados para el tipo de escena seleccionado.
9. Crear campos personalizados
Para obtener aún más control sobre tus vistas de tareas, Asana te permite agregar campos personalizados:
- Ve a Configuración del Proyecto o la opción 'Personalizar' si está disponible.
- Selecciona 'Agregar campo personalizado' para agregar nuevos puntos de datos, como nivel de prioridad, horas estimadas o categorías de tareas.
- Determina el tipo de campo, como desplegable, texto o número, y completa las opciones para ese campo.
- Una vez guardados, estos campos aparecerán en tus detalles de trabajo, lo que permite una clasificación y filtrado más granular.
Ejemplos de personalización de visuales
Veamos algunos ejemplos prácticos para entender cómo se pueden personalizar las vistas de tareas.
Ejemplo 1: Gestionando una campaña de marketing
Supongamos que estás gestionando una campaña de marketing. Puedes utilizar la vista de tablero para seguir las tareas en etapas:
- Crea columnas como 'Vistas', 'Creación de contenido', 'Aprobaciones' y 'Publicado'.
- Cada tarjeta de acción puede representar un aspecto de la campaña, como una publicación en el blog o contenido para redes sociales.
- Personaliza la tarjeta de tareas para incluir campos como tipo de contenido, audiencia y plataforma de publicación.
- Filtra tareas por asignado para enfocarte en la carga de trabajo individual y ordena por fecha de vencimiento para monitorear el tiempo.
Ejemplo 2: Proyecto de desarrollo de software
Para equipos de desarrollo de software, usar la vista de cronograma puede ayudar a gestionar los sprints:
- Programa tareas para actividades de programación como codificación, pruebas y despliegue, agregando dependencias donde sea necesario.
- Utiliza filtros para mostrar tareas para un sprint o ciclo de lanzamiento específico.
- Crea campos personalizados para 'prioridad' y 'complejidad', ordena las tareas en función de estos parámetros para abordar primero los elementos de alta prioridad.
- Ajusta la duración del plazo para centrarte en un período de sprint particular y asegurar que el equipo se mantenga en el camino correcto.
Conclusión
Personalizar las vistas de tareas en Asana es un aspecto esencial para aprovechar al máximo el potencial de la plataforma. Ya sea aumentando la productividad personal o racionalizando un proyecto de equipo, la capacidad de personalizar vistas para necesidades específicas puede tener un impacto significativo en la efectividad general. Al seguir los pasos descritos anteriormente y aplicar personalizaciones a escenarios del mundo real, los usuarios pueden transformar su enfoque de gestión de tareas, asegurarse de que su trabajo esté alineado con sus objetivos y facilitar una mejor colaboración entre equipos. La flexibilidad proporcionada por las vistas personalizables de Asana la convierte en una herramienta favorita para diversos equipos de todo el mundo, apoyando varias metodologías de gestión de proyectos desde Agile hasta Waterfall.
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