Como criar um relatório no Microsoft Access

Editado 1 Uma semana atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

Microsoft AccessRelatóriosGestão de Banco de DadosJanelasPasso a passoOffice 365AplicativoProdutividadeTecnologia da InformaçãoInstruçõesHabilidadesRecursosNegócios

O Microsoft Access é um poderoso sistema de gerenciamento de banco de dados que oferece muitas ferramentas para gerenciar e analisar dados. Uma dessas ferramentas é o recurso de relatórios, que permite aos usuários apresentar seus dados de forma organizada e atraente. Este guia o guiará pelos passos para criar um relatório no Microsoft Access. Ao seguir estas diretrizes, você pode aproveitar as capacidades do Access para entregar relatórios detalhados e bem estruturados.

Entendendo os relatórios no Microsoft Access

Relatórios no Microsoft Access são utilizados para resumir e apresentar dados do seu banco de dados de uma maneira que seja fácil de ler e entender. Um relatório pode conter dados de várias tabelas ou consultas, e fornece uma maneira de exibir, formatar e imprimir as informações do banco de dados. Relatórios podem ser usados para diversos fins, como faturas, resumos e insights de dados, tornando-se uma parte essencial do gerenciamento de dados.

Configurar seu banco de dados

Antes que você possa criar um relatório, é necessário configurar corretamente seu banco de dados. Comece definindo as tabelas, campos e relações que armazenarão seus dados. Certifique-se de que os dados que você deseja relatar sejam precisos e bem organizados. Se você precisar de cálculos ou resumos, considere criar consultas primeiro, pois essas consultas podem ser usadas diretamente em seu relatório.

Criando um relatório simples

Para criar um relatório simples no Microsoft Access, siga estes passos:

1. Abra o Microsoft Access e o banco de dados com o qual você irá trabalhar.
2. Vá para a aba "Criar" no ribbon.
3. No grupo "Relatórios", clique no botão "Relatório". O Access criará um relatório básico que inclui todos os campos da tabela aberta ou consulta selecionada.
4. Use a "Visualização de Layout" para ajustar o layout do seu relatório. Você pode mover campos, redimensioná-los e fazer personalizações adicionais.
5. Para ver como seu relatório será impresso, mude para "Visualização de Relatório" ou "Visualização de Impressão".

Personalizando o relatório

Para garantir que seu relatório atenda a todas as suas necessidades, você pode precisar personalizá-lo ainda mais:

1. Modificar cabeçalhos/rodapés: Adicione cabeçalhos e rodapés ao seu relatório, incluindo data, números de página ou o título do relatório, abrindo o relatório na "Visualização de Design" e arrastando e soltando os campos nas seções de cabeçalho ou rodapé.
2. Incluir um campo calculado: Se você precisar calcular um total de vendas ou uma média, use um controle calculado. Na "Visualização de Design," clique em "Design" > "Adicionar Campo Existente." Em seguida, adicione um novo campo calculado que use uma fórmula, como, =Soma([NomeDoCampo]) .
3. Agrupamento de dados: Para agrupar dados — como agrupar relatórios por cliente ou pedido — use a função "Agrupar e Classificar" na aba "Design" para adicionar níveis de classificação e agrupamento.
4. Filtros e Ordenações: Aplique classificação e filtragem diretamente aos seus relatórios utilizando o grupo “Ordenar & Filtrar” sob a aba “Design”.

Criando um relatório usando o Assistente de Relatório

O Assistente de Relatório simplifica o processo de criação de relatórios. Ele guia você na seleção de campos, ordenação, agrupamento e personalização de dois tipos de layouts:

1. Na aba "Criar", selecione "Assistente de Relatório".
2. Selecione a tabela ou consulta que contém os dados que você deseja usar para seu relatório.
3. Selecione os campos que deseja exibir no relatório. Estes podem vir de uma ou várias tabelas/consultas, desde que as relações sejam devidamente definidas.
4. Defina o nível de agrupamento selecionando os campos pelos quais deseja agrupar os dados. O assistente também permite que você defina a ordem de classificação.
5. Escolha o estilo de layout (colunar, tabular, etc.) e decida se seu relatório será na orientação retrato ou paisagem.
6. Conclua o assistente para visualizar seu relatório. Você pode abri-lo na "Visualização de Design" para fazer mais ajustes.

Técnicas avançadas de relatórios

Depois de estar familiarizado com relatórios básicos, você pode passar para técnicas mais avançadas para tornar seus relatórios mais informativos e visualmente atraentes:

• Sub-relatório:

  Integre sub-relatórios para exibir dados relacionados. Você pode arrastar tabelas ou consultas relacionadas para o relatório principal como sub-relatórios. Por exemplo, no relatório de Clientes, um sub-relatório pode exibir transações recentes para cada cliente.

• Formatação condicional:

  Aplique formatação condicional a campos de relatório para destacar informações importantes. Na "Visualização de Design," use a aba "Formato" para especificar condições. Por exemplo, destaque valores acima de um determinado limite em negrito ou em outra cor.

• Barra de Dados:

  Visualize dados em um formato gráfico usando barras de dados. Aplique barras de dados por meio de formatação condicional para mostrar visualmente comparações de campos numéricos.

• Gráfico:

  Adicione um gráfico ao seu relatório para fornecer uma representação gráfica dos dados. Use a ferramenta "Gráfico" sob a aba "Design".

Visualizando e imprimindo relatórios

Antes de finalizar o relatório, você deve visualizá-lo para garantir que ele seja impresso conforme esperado. Use o modo "Visualização de Impressão" para ver como o relatório ficará quando impresso. Você pode ajustar as margens, orientação da página e tamanho usando as configurações no menu "Imprimir" para garantir que o relatório se encaixe bem na página. Experimente diferentes configurações para obter o melhor layout.

Salvando e compartilhando relatórios

Depois de completar a modificação do seu relatório, salve suas alterações clicando em "Salvar" na Barra de Acesso Rápido ou no menu "Arquivo". Nomeie o relatório para facilitar sua recuperação posteriormente. Compartilhar os relatórios é simples. Você pode imprimi-los diretamente ou exportá-los em vários formatos, como PDF, usando a opção "Exportar" na aba "Dados Externos". Escolha o formato desejado e siga as instruções para exportar o seu relatório.

Automatizando a criação de relatórios

Para bancos de dados que exigem relatórios regulares, você pode automatizar a geração de relatórios usando macros ou VBA (Visual Basic for Applications). Isso pode exigir algum conhecimento de programação. Para criar uma macro que abra um relatório, vá para "Criar" e clique em "Macro". Você pode usar um comando como "AbrirRelatório" para automatizar essa tarefa.

Melhores práticas para criar relatórios

Ao criar relatórios, considere as seguintes melhores práticas:

• Clareza: Projete o relatório para que a informação seja clara e fácil de entender.
• Precisão: Certifique-se de que todos os dados exibidos sejam precisos e atualizados.
• Consistência: Mantenha a formatação consistente ao longo do relatório para manter uma aparência profissional.
• Eficiência: Use consultas sabiamente para reduzir a carga no banco de dados e melhorar o desempenho do relatório.
• Feedback: Obtenha feedback regularmente dos usuários do relatório para melhorar a clareza e a utilidade.

Conclusão

Criar relatórios no Microsoft Access pode aprimorar significativamente suas capacidades de análise de dados e ajudar a comunicar informações de maneira eficaz. De listagens simples a relatórios de resumo mais complexos, o Access fornece ferramentas e recursos para atender a diversas necessidades de relatórios. Ao dominar o básico e explorar funcionalidades avançadas, você pode automatizar e refinar relatórios para atender às necessidades da sua organização. Lembre-se, um design cuidadoso e funcionalidade ajudarão a comunicar insights de forma clara, beneficiar os tomadores de decisão e contribuir para melhores resultados.

  Compartilhe Este Artigo

Se você encontrar algo errado com o conteúdo do artigo, você pode solicitar uma atualização