Как создать связь между таблицами в Microsoft Access

Отредактировано 3 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft AccessТабличные отношенияПроектирование базы данныхУправление даннымиWindowsПошаговыйОфис 365ОбучениеСоветыИнструкцииФункцииИнтеграция

Microsoft Access — это мощный инструмент для управления базами данных. Одной из основных функций, необходимых при работе с базами данных в Access, является создание связей между таблицами. Связи важны, потому что они позволяют объединять релевантные данные из разных таблиц, обеспечивая надлежащее нормирование базы данных и минимизацию избыточности данных. В этом руководстве мы рассмотрим шаги по созданию связей между таблицами в Microsoft Access, объясняя каждый элемент простыми словами. Наша цель — обеспечить, чтобы даже люди с ограниченными техническими знаниями могли следовать инструкциям и успешно настраивать связи таблиц в Access.

Понимание связей в Access

Прежде чем перейти к созданию связей, важно понять, что такое связи и почему они важны. В базе данных связи — это соединения между таблицами, которые позволяют эффективно связывать данные. При правильном проектировании эти связи могут способствовать обеспечению точности и целостности данных.

В реляционной базе данных существует три основных типа связей:

• Один-к-одному: Такая связь возникает, когда запись в одной таблице точно соответствует записи в другой таблице. Например, если у вас есть таблица сотрудников и другая таблица подробной информации о сотрудниках, и у каждого сотрудника есть только одна соответствующая запись с подробностями, это будет связь один-к-одному.
• Один-ко-многим: Это наиболее распространенный тип связи. Она возникает, когда одна запись в одной таблице может быть связана с многими записями в другой таблице. Например, у клиента может быть много заказов. Таким образом, таблица клиентов связана с таблицей заказов в связи один-ко-многим.
• Многие-ко-многим: В этом случае многие записи в одной таблице связаны с многими записями в другой таблице. Например, студенты, зачисленные на много курсов, и каждый курс имеет много студентов. Для управления такой связью требуется промежуточная таблица.

Подготовка таблиц к созданию связи

Перед созданием связи нужно убедиться в правильной настройке таблиц. Вот ключевые элементы, которые нужно учитывать:

Первичный ключ

Каждая таблица должна иметь первичный ключ. Первичный ключ — это поле или набор полей, которые уникально идентифицируют каждую запись в таблице. Как правило, целочисленное поле, названное ID, является первичным ключом. В Access установка первичного ключа проста: в режиме Таблица щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сделать первичным ключом, и выберите "Первичный ключ".

Внешний ключ

В связях между таблицами внешний ключ — это поле в одной таблице, которое ссылается на первичный ключ в другой таблице. Если номер клиента является первичным ключом в таблице Клиентов, то он станет внешним ключом в таблице Заказов.

Шаги по созданию связи

Давайте рассмотрим пошаговый процесс создания связи между таблицами в Access. Для этой практики предположим, что у вас есть две таблицы: Клиенты и Заказы.

1. Откройте Microsoft Access

Сначала откройте свою базу данных в Microsoft Access. У вас уже должны быть созданы таблицы и заполнены данные, где это необходимо.

2. Доступ к окну "Связи"

Далее перейдите на вкладку "Инструменты базы данных" на ленте. В этой вкладке найдите и нажмите кнопку "Связи", чтобы открыть окно Связей. Это окно, в котором вы будете управлять и создавать связи между таблицами.

3. Показать таблицы

В окне Связей вы можете сначала не увидеть таблиц. Нажмите кнопку "Показать таблицы", которую можно найти в меню Дизайн или Связи. Появится диалоговое окно, в котором будут перечислены все таблицы вашей базы данных. Выберите таблицы, между которыми вы хотите создать связь, например Клиенты и Заказы, и нажмите "Добавить". После добавления закройте диалоговое окно.

4. Создание связи

Чтобы создать связь, щелкните поле первичного ключа в главной таблице (например, Клиенты) и перетащите его в поле внешнего ключа в подчиненной таблице (например, Заказы). Появится диалоговое окно с надписью "Изменение связи".

5. Редактирование связи

В диалоговом окне "Изменение связи" вы можете подтвердить поля, между которыми вы хотите создать связь. Вы увидите две колонки: одну для главной таблицы и другую для связанной таблицы. Убедитесь, что они корректные.

Одной из опций является обеспечение ссылочной целостности. Это важная часть связи. Обеспечив ссылочную целостность, вы гарантируете, что данные не вводятся в связанную таблицу, пока они не существуют в главной таблице, поддерживая тем самым актуальность информации в вашей базе данных.

Вы также можете выбрать каскадное обновление и удаление. "Каскадное обновление" означает, что если первичный ключ изменяется в главной таблице, он автоматически обновляется в связанных таблицах. "Каскадное удаление" гарантирует, что если запись удалена в главной таблице, все связанные записи в связанных таблицах также удаляются.

6. Сохранение связи

После установки опций нажмите "Создать", чтобы завершить и сохранить связь. Линия связи появится в окне Связей. Эта сплошная линия визуально представляет связь между двумя таблицами. Концы линии будут указывать тип связи с помощью символов, таких как 1 и знак бесконечности (∞), что указывает на один-ко-многим.

Обзор и управление связями

После установления связей вы можете в любое время просмотреть или изменить их. Просто вернитесь в окно Связей, где вы можете дважды щелкнуть по линии связи между таблицами для ее изменения.

Чтобы удалить связь, выберите линию связи в окне Связей и нажмите клавишу Delete. Тем не менее будьте осторожны при удалении связей, так как это может повлиять на запросы, формы и отчеты, основанные на этих связях.

Создание запросов со связями

Основное преимущество создания связей между таблицами заключается в том, что это упрощает объединение данных с помощью запросов. Запросы используются для поиска, фильтрации и отчетности о данных из связанных таблиц. Когда таблицы связаны, Access автоматически знает, как наилучшим образом их соединить.

Предположим, вы хотите создать запрос, чтобы найти все заказы, сделанные конкретным клиентом. После установления связи между таблицами Клиентов и Заказов вы можете написать запрос, который выбирает записи из обеих таблиц.

Пример SQL-запроса:

SELECT Customers.CustomerName, Orders.OrderID, Orders.OrderDate FROM Customers INNER JOIN Orders ON Customers.CustomerID = Orders.CustomerID WHERE Customers.CustomerID = 1;

В этом SQL-запросе обратите внимание, что оператор INNER JOIN соединяет таблицы Клиентов и Заказов, используя поле CustomerID, в зависимости от связи, определенной между этими таблицами.

Заключение

Создание и управление связями между таблицами в Microsoft Access является основой надежного проектирования базы данных. Это помогает поддерживать целостность данных, уменьшать избыточность и позволяет выполнять более гибкие и надежные запросы. С возможностью обеспечения ссылочной целостности и управления каскадными обновлениями и удалениями Access предоставляет мощные инструменты для поддержания точности данных при разработке приложений для баз данных.

Понимание этих концепций и их применение в Access повысит вашу способность к проектированию эффективных, масштабируемых и содержательных баз данных. Создавая хорошо структурированные связи, вы сможете использовать весь потенциал Microsoft Access, уверенно работая с сложными наборами данных.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление