Como criar um relacionamento entre tabelas no Microsoft Access

Editado 3 Semanas atrás por ExtremeHow Equipe Editorial

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O Microsoft Access é uma ferramenta poderosa usada para gerenciar bancos de dados. Uma das funcionalidades essenciais que você precisará ao trabalhar com bancos de dados no Access é criar relacionamentos entre tabelas. Os relacionamentos são importantes porque permitem reunir dados relevantes de diferentes tabelas, garantindo que seu banco de dados esteja devidamente normalizado e a redundância de dados seja mínima. Neste guia, exploraremos os passos para criar relacionamentos entre tabelas no Microsoft Access, discutindo cada elemento em termos simples. Nosso objetivo é garantir que mesmo indivíduos com conhecimento técnico limitado possam acompanhar e configurar com sucesso os relacionamentos de tabelas no Access.

Compreendendo os relacionamentos no Access

Antes de passar para a criação de relacionamentos, é importante entender o que são relacionamentos e por que eles são importantes. Em um banco de dados, os relacionamentos são conexões entre tabelas que permitem que os dados sejam vinculados de maneira eficiente. Quando devidamente projetados, esses relacionamentos podem ajudar a garantir a precisão e a integridade dos dados.

Existem principalmente três tipos de relacionamentos em um banco de dados relacional:

• Um-para-um: Esse relacionamento ocorre quando um registro em uma tabela corresponde exatamente a um registro em outra tabela. Por exemplo, se você tiver uma tabela de funcionários e outra tabela de detalhes dos funcionários, e cada funcionário tiver apenas uma entrada correspondente de detalhes, este é um relacionamento um-para-um.
• Um-para-muitos: Este é o tipo mais comum de relacionamento. Isso ocorre quando um registro em uma tabela pode ser vinculado a muitos registros em outra tabela. Por exemplo, um cliente pode ter muitos pedidos. Assim, a tabela de clientes está relacionada à tabela de pedidos em um relacionamento um-para-muitos.
• Muitos-para-muitos: Neste caso, muitos registros em uma tabela estão relacionados a muitos registros em outra tabela. Por exemplo, alunos matriculados em muitos cursos e cada curso tem muitos alunos. Uma tabela de junção é necessária para gerenciar esse relacionamento.

Preparando tabelas para a criação de relacionamento

Antes de criar um relacionamento, precisamos garantir que as tabelas estejam configuradas corretamente. Os seguintes são os elementos-chave a serem considerados:

Chave primária

Cada tabela deve ter uma chave primária. Uma chave primária é um campo ou um conjunto de campos que identifica exclusivamente cada registro em uma tabela. Normalmente, um campo inteiro chamado ID é definido como a chave primária. No Access, definir uma chave primária é simples: no modo de exibição de planilha, clique com o botão direito no campo que você deseja como chave primária e selecione "Chave Primária".

Chave estrangeira

Nos relacionamentos entre tabelas, uma chave estrangeira é um campo em uma tabela que se vincula a uma chave primária em outra tabela. Se o número do cliente for a chave primária na tabela Clientes, ele será a chave estrangeira na tabela Pedidos.

Passos para construir um relacionamento

Vamos percorrer o processo passo a passo de criar um relacionamento entre tabelas no Access. Para este exercício, vamos supor que você tem duas tabelas: Clientes e Pedidos.

1. Abra o Microsoft Access

Primeiro, abra seu banco de dados no Microsoft Access. Você já deve ter as tabelas criadas e os dados preenchidos onde necessário.

2. Acesse a janela de Relacionamentos

Em seguida, vá para a aba "Ferramentas de Banco de Dados" na faixa de opções. Nesta aba, encontre e clique no botão "Relacionamentos" para abrir a janela de Relacionamentos. Esta é a janela onde você gerenciará e criará relacionamentos entre tabelas.

3. Mostrar tabelas

Na janela Relacionamentos, você pode não ver inicialmente nenhuma tabela. Clique no botão "Mostrar Tabelas" encontrado no menu Design ou Relacionamentos. Uma caixa de diálogo aparecerá, listando todas as tabelas no seu banco de dados. Selecione as tabelas entre as quais você deseja criar um relacionamento, como Clientes e Pedidos, e clique em "Adicionar". Uma vez adicionadas, feche a caixa de diálogo.

4. Construir um relacionamento

Para criar um relacionamento, clique no campo da chave primária na tabela mãe (por exemplo, Clientes) e arraste-o para o campo da chave estrangeira na tabela filha (por exemplo, Pedidos). Uma caixa de diálogo chamada "Editar Relacionamento" aparecerá.

5. Edite o relacionamento

Na caixa de diálogo "Editar Relacionamento", você pode confirmar os campos entre os quais deseja criar um relacionamento. Você verá duas colunas: uma para a tabela primária e outra para a tabela relacionada. Certifique-se de que estão corretas.

Uma opção é impor a integridade referencial. Esta é uma parte vital do relacionamento. Ao impor a integridade referencial, você garante que os dados não sejam inseridos em uma tabela relacionada a menos que primeiro existam na tabela primária, mantendo assim a validade das informações no seu banco de dados.

Você também pode optar por fazer atualizações e exclusões em cascata. "Atualização em cascata" significa que, se a chave primária for alterada na tabela primária, ela será automaticamente atualizada nas tabelas relacionadas. "Excluir em cascata" garante que, se um registro for excluído na tabela primária, todos os registros relacionados nas tabelas relacionadas também sejam excluídos.

6. Salvar o relacionamento

Após definir as opções, clique em "Criar" para finalizar e salvar o relacionamento. A linha de relacionamento aparecerá na janela de Relacionamentos. Esta linha sólida representa visualmente o relacionamento entre as duas tabelas. Os pontos finais da linha indicarão o tipo de relacionamento usando símbolos como 1 e o sinal de infinito (∞), que indicam um-para-muitos.

Revisão e gerenciamento de relacionamentos

Uma vez estabelecidos os relacionamentos, você pode revisá-los ou editá-los a qualquer momento. Basta retornar à janela de Relacionamentos, onde você pode clicar duas vezes na linha de relacionamento entre as tabelas para modificá-la.

Para excluir um relacionamento, selecione a linha de relacionamento na janela de Relacionamentos e pressione a tecla Delete. No entanto, tenha cuidado ao excluir relacionamentos, pois isso pode afetar consultas, formulários e relatórios baseados nesses relacionamentos.

Construindo consultas com relacionamentos

Um dos principais benefícios de criar relacionamentos entre tabelas é que isso facilita a combinação de dados por meio de consultas. As consultas são usadas para encontrar, filtrar e relatar dados de tabelas relacionadas. Quando as tabelas estão relacionadas, o Access automaticamente sabe como uni-las da melhor maneira.

Suponha que você queira criar uma consulta para encontrar todos os pedidos feitos por um cliente específico. Uma vez estabelecido o relacionamento entre as tabelas Cliente e Pedido, você pode escrever uma consulta que selecione registros de ambas as tabelas.

Exemplo de consulta SQL:

SELECT Customers.CustomerName, Orders.OrderID, Orders.OrderDate FROM Customers INNER JOIN Orders ON Customers.CustomerID = Orders.CustomerID WHERE Customers.CustomerID = 1;

Nesta consulta SQL, observe que a cláusula INNER JOIN une as tabelas Clientes e Pedidos usando o campo CustomerID, dependendo do relacionamento definido entre essas tabelas.

Conclusão

Criar e gerenciar relacionamentos entre tabelas no Microsoft Access é essencial para um design de banco de dados robusto. Isso ajuda a manter a integridade dos dados, reduz a redundância e permite consultas mais flexíveis e confiáveis. Com a capacidade de impor a integridade referencial e gerenciar atualizações e exclusões em cascata, o Access fornece ferramentas poderosas para manter seus dados precisos enquanto você desenvolve seus aplicativos de banco de dados.

Compreender esses conceitos e aplicá-los no Access aprimorará sua capacidade de projetar bancos de dados eficientes, escaláveis e significativos. Ao criar relacionamentos bem estruturados, você pode aproveitar todo o poder do Microsoft Access enquanto lida com conjuntos de dados complexos com confiança.

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