Microsoft Access में तालिकाओं के बीच संबंध कैसे बनाएं

संपादित 3 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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Microsoft Access एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग डेटाबेस प्रबंधन के लिए किया जाता है। Access में डेटाबेस के साथ काम करते समय जिन मुख्य कार्यक्षमताओं की आपको आवश्यकता होगी उनमें से एक तालिकाओं के बीच संबंध बनाना है। संबंध महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे आपको विभिन्न तालिकाओं से प्रासंगिक डेटा को एक साथ लाने की अनुमति देते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपका डेटाबेस ठीक से सामान्यीकृत है और डेटा दोहराव कम से कम है। इस गाइड में, हम Microsoft Access में तालिकाओं के बीच संबंध बनाने के चरणों का पता लगाएंगे, प्रत्येक तत्व को सरल शब्दों में चर्चा करेंगे। हमारा लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि तकनीकी ज्ञान रखने वाले व्यक्ति भी इसे आसानी से समझ सकें और Access में तालिका संबंधों को सफलतापूर्वक स्थापित कर सकें।

Access में संबंधों को समझना

संबंध बनाने से पहले, यह समझना महत्वपूर्ण है कि संबंध क्या हैं और वे क्यों महत्वपूर्ण हैं। डेटाबेस में, संबंध तालिकाओं के बीच जुड़ाव होते हैं जो डेटा को कुशलता से जोड़े रखने की अनुमति देते हैं। जब ठीक से डिज़ाइन किया जाता है, तो ये संबंध डेटा की सटीकता और अखंडता सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं।

रिलेशनल डेटाबेस में मुख्यतः तीन प्रकार के संबंध होते हैं:

• एक-से-एक: यह संबंध तब होता है जब एक तालिका के रिकॉर्ड का दूसरी तालिका के रिकॉर्ड के साथ सटीक मेल होता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कर्मचारियों की एक तालिका है और कर्मचारियों के विवरण की दूसरी तालिका है, और प्रत्येक कर्मचारी के पास केवल एक संबंधित विवरण प्रविष्टि है, तो यह एक-से-एक संबंध है।
• एक-से-कई: यह सबसे सामान्य प्रकार का संबंध है। यह तब होता है जब एक तालिका का एक रिकॉर्ड दूसरी तालिका के कई रिकॉर्ड के साथ जुड़ा होता है। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक के कई आदेश हो सकते हैं। इस प्रकार, ग्राहक तालिका आदेश तालिका के साथ एक-से-कई संबंध में संबंधित है।
• कई-से-कई: इस मामले में, एक तालिका के कई रिकॉर्ड दूसरी तालिका के कई रिकॉर्ड के साथ संबंधित होते हैं। उदाहरण के लिए, कई पाठ्यक्रमों में नामांकित छात्र और प्रत्येक पाठ्यक्रम में कई छात्र होते हैं। इस प्रकार के संबंध को प्रबंधित करने के लिए एक जंक्शन तालिका की आवश्यकता होती है।

संबंध निर्माण के लिए तालिकाओं को तैयार करना

संबंध बनाने से पहले, हमें यह सुनिश्चित करना होगा कि तालिकाएँ सही ढंग से सेट की गई हैं। निम्नलिखित प्रमुख तत्वों पर विचार करने की आवश्यकता है:

प्राथमिक कुंजी

हर तालिका में एक प्राथमिक कुंजी होनी चाहिए। प्राथमिक कुंजी एक फ़ील्ड या फ़ील्ड सेट होती है जो तालिका में प्रत्येक रिकॉर्ड को अनोखे रूप से पहचानती है। आमतौर पर, एक पूर्णांक फ़ील्ड जिसे ID कहा जाता है, को प्राथमिक कुंजी के रूप में सेट किया जाता है। Access में, प्राथमिक कुंजी सेट करना सरल है: Datasheet दृश्य में, उस फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें जिसे आप प्राथमिक कुंजी के रूप में चाहते हैं और "Primary Key" चुनें।

विदेशी कुंजी

तालिकाओं के बीच संबंधों में, विदेशी कुंजी एक तालिका में एक फ़ील्ड होती है जो दूसरी तालिका में प्राथमिक कुंजी से जुड़ती है। यदि ग्राहक संख्या Customers तालिका में प्राथमिक कुंजी है, तो यह Orders तालिका में विदेशी कुंजी होगी।

संबंध बनाने के चरण

आइए Access में तालिकाओं के बीच संबंध बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया को जानें। इस अभ्यास के लिए, मान लें कि आपके पास दो तालिकाएँ हैं: Customers और Orders।

1. Microsoft Access खोलें

पहले, अपने डेटाबेस को Microsoft Access में खोलें। आपके पास तालिकाएँ पहले से ही बनाई हुई और डेटा भरा होना चाहिए।

2. संबंध विंडो का एक्सेस प्राप्त करें

अगला, रिबन पर "Database Tools" टैब पर जाएँ। इस टैब में, "Relationships" बटन खोजें और उसे क्लिक करें जिससे संबंध विंडो खुलेगी। यह वह विंडो है जहाँ आप तालिकाओं के बीच संबंध प्रबंधित और बना सकते हैं।

3. तालिकाएँ दिखाएं

संबंध विंडो में, शुरुआत में आप कोई तालिका नहीं देख सकते हैं। Design या Relationships मेनू में "Show Tables" बटन क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जो आपके डेटाबेस की सभी तालिकाओं को सूचीबद्ध करेगा। उन तालिकाओं का चयन करें जिनके बीच आप संबंध बनाना चाहते हैं, जैसे Customers और Orders, और "Add" पर क्लिक करें। एक बार जोड़े जाने के बाद, डायलॉग बॉक्स बंद कर दें।

4. एक संबंध बनाएं

संबंध बनाने के लिए, माता-पिता तालिका (जैसे, Customers) में प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड पर क्लिक करें और इसे बच्चे तालिका (जैसे, Orders) में विदेशी कुंजी फ़ील्ड पर खींचें। "Edit Relationship" लेबल वाला एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

5. संबंध संपादित करें

"Edit Relationship" डायलॉग बॉक्स में, आप उन फ़ील्ड को पुष्ट कर सकते हैं जिनके बीच आप संबंध बनाना चाहते हैं। आप दो कॉलम देखेंगे: एक प्राथमिक तालिका के लिए और दूसरा संबंधित तालिका के लिए। सुनिश्चित करें कि वे सही हैं।

एक विकल्प संदर्भीय अखंडता लागू करना है। यह संबंध का महत्वपूर्ण हिस्सा है। संदर्भीय अखंडता लागू करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि संबद्ध तालिका में डेटा तब तक दर्ज न हो जब तक कि वह प्राथमिक तालिका में पहले मौजूद न हो, इस प्रकार आपके डेटाबेस में जानकारी की मान्यता बनाए रखी जाती है।

आप अपडेट्स और हटाए जाने की आवृत्ति को भी क्रमिक रूप से चुन सकते हैं। "Cascade update" का मतलब है कि अगर प्राथमिक तालिका में प्राथमिक कुंजी बदली जाती है, तो इसे संबद्ध तालिकाओं में स्वतः अपडेट कर दिया जाता है। "Cascade delete" सुनिश्चित करता है कि यदि प्राथमिक तालिका में कोई रिकॉर्ड हटाया जाता है, तो संबद्ध तालिकाओं में सभी संबंधित रिकॉर्ड भी हटा दिए जाते हैं।

6. संबंध को सहेजें

विकल्पों को सेट करने के बाद, संबंध को अंतिम रूप देने और सहेजने के लिए "Create" पर क्लिक करें। संबंध रेखा संबंध विंडो में दिखाई देगी। यह ठोस रेखा दो तालिकाओं के बीच के संबंध का दृष्टिगत रूप से प्रतिनिधित्व करती है। रेखा के अंतिम छोर प्रकार का संबंध(जैसे 1 और अनंत (∞) चिह्नों के उपयोग से) का संकेत देंगे, जो एक-से-कई को दर्शाते हैं।

संबंधों की समीक्षा और प्रबंधन

एक बार संबंध स्थापित हो जाने के बाद, आप किसी भी समय उनकी समीक्षा या संपादन कर सकते हैं। बस संबंध विंडो पर वापस जाएं, जहाँ आप तालिकाओं के बीच संबंध रेखा पर डबल-क्लिक कर इसे संशोधित कर सकते हैं।

संबंध को हटाने के लिए, संबंध विंडो में संबंध रेखा का चयन करें और Delete कुंजी दबाएं। हालाँकि, संबंधों को हटाते समय सावधान रहें, क्योंकि इससे उन प्रश्नों, फ़ॉर्म्स और रिपोर्टों पर प्रभाव पड़ सकता है जो इन संबंधों पर आधारित हैं।

जांच के निर्माण के साथ संबंध

तालिकाओं के बीच संबंध बनाने का एक मुख्य लाभ यह है कि यह जांच के माध्यम से डेटा को एक साथ लाना आसान बनाता है। जाँच का उपयोग संबद्ध तालिकाओं से डेटा को ढूंढने, फ़िल्टर करने और रिपोर्ट करने के लिए किया जाता है। जब तालिकाओं को जोड़ा जाता है, तो Access स्वचालित रूप से जानता है कि उन्हें सर्वोत्तम तरीके से कैसे जोड़ना है।

मान लें कि आप एक विशेष ग्राहक द्वारा दिए गए सभी आदेशों को खोजने के लिए एक जाँच बनाना चाहते हैं। एक बार जब ग्राहक और ऑर्डर तालिकाओं के बीच संबंध स्थापित हो जाता है, तो आप ऐसी जाँच लिख सकते हैं जो दोनों तालिकाओं से रिकॉर्ड का चयन करती है।

उदाहरण SQL जाँच:

SELECT Customers.CustomerName, Orders.OrderID, Orders.OrderDate FROM Customers INNER JOIN Orders ON Customers.CustomerID = Orders.CustomerID WHERE Customers.CustomerID = 1;

इस SQL जाँच में, ध्यान दें कि INNER JOIN क्लॉज Customers और Orders तालिकाओं को CustomerID फ़ील्ड का उपयोग करके जोड़ता है, इन तालिकाओं के बीच परिभाषित संबंध के अनुसार।

निष्कर्ष

Microsoft Access में तालिकाओं के बीच संबंध बनाना और प्रबंधन करना एक मजबूत डेटाबेस डिज़ाइन के लिए अनिवार्य है। यह डेटा अखंडता को बनाए रखने में मदद करता है, दोहराव को कम करता है, और अधिक लचीली और विश्वसनीय जाँच की अनुमति देता है। संदर्भीय अखंडता को लागू करने और क्रमिक अपडेट्स और हटाने को प्रबंधित करने की क्षमता के साथ, Access आपके डेटा को सटीक रखने के लिए शक्तिशाली उपकरण प्रदान करता है जब आप अपने डेटाबेस अनुप्रयोगों को विकसित करते हैं।

इन अवधारणाओं को समझना और उन्हें Access में लागू करना आपकी दक्षता, स्केलेबल, और महत्वपूर्ण डेटाबेस बनाने की क्षमता को बढ़ाएगा। अच्छी तरह से संरचित संबंध बनाकर, आप जटिल डेटासेट्स को कॉन्फिडेंस के साथ संभालते समय Microsoft Access की पूरी शक्ति का लाभ उठा सकते हैं।

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