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如何在Excel 2016中创建数据透视表
已编辑 2 几周前 通过 ExtremeHow 编辑团队
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数据透视表是Excel 2016中最强大的功能之一。它们可以有效地总结数据并发现原始数据格式中难以看到的模式。在本指南中，我们将探索在Excel 2016中创建数据透视表所需的步骤，提供最佳使用的技巧和窍门，并介绍一些高级功能。本主题将非常详细，旨在为Excel的新用户和熟悉用户提供全面的指导。
理解数据透视表
数据透视表是Excel中的一种数据处理工具，它允许您总结、分析、探索和展示您的数据。它可以将大型表格中的数据分组为更易于消费的形式。通过数据透视表，您可以仅用几次点击就将长数据表转换为简明的报告，从而揭示重要信息和趋势。
何时使用数据透视表
您可能会在以下情况下发现数据透视表特别有用：
- 当您需要快速总结数据时。
- 如果您想查看数据项之间的比较。
- 当您需要为数据集创建报告时。
- 揭示趋势和模式。
准备您的数据
在创建数据透视表之前，确保您的数据已准备好进行分析是很重要的。您可以这样来准备您的数据：
- 将数据组织成列：确保您的数据以表格结构组织，每列都有一个标题。每列代表不同类别的数据。
- 连续的数据范围：数据不应有空白或空行。连续范围确保数据透视表捕获所有可用数据。
- 移除小计：如果您的数据已经有小计行，请将其移除。数据透视表将自行计算小计，您不希望重复。
- 数据类型一致性：每列应具有一致的数据类型。例如，日期应为日期格式，数字应格式化为数字，等等。
在Excel 2016中创建数据透视表
现在您的数据已准备好，我们可以开始创建数据透视表的过程。请按照以下步骤操作：
- 选择您的数据：点击数据范围内的任意位置（点击数据内通常会自动选择正确的范围，但如果您需要更精确的选择，建议选择整个数据集）。
- 插入数据透视表：前往Excel功能区的“插入”选项卡并选择“数据透视表”。会出现一个对话框，询问您是否要从所选数据中创建数据透视表。
- 选择数据源：确保选择了“选择表格或范围”，并验证“表/范围”框中的数据范围正确。接下来，决定您希望将数据透视表报告放置在哪里。您可以选择将其放置在新工作表或现有工作表中。
- 创建数据透视表：点击“确定”，Excel将在您选择的位置创建一个空白数据透视表报告。在右侧，数据透视表字段列表将显示您的列标题作为可用数据字段。
构建您的数据透视表
一旦您有一个空白的数据透视表，您可以开始使用可用字段构建表格。
- 选择字段：将不同的字段拖放到“行”、“列”、“值”和“筛选器”框中，以组织分析数据的方式。
- 行：放在这里的字段将在数据透视表中显示为行。
- 列：添加在这里的字段将在数据透视表中作为列标题出现。
- 值：这是您要计算或总结的字段，如总和或平均值。
- 筛选器：提供一种交互方式来筛选数据透视表中的数据，允许用户选择在数据透视表中显示的内容。
- 自定义：一旦数据在数据透视表中组织完毕，您可能希望通过排序和进一步格式化来自定义它。
格式化和自定义数据透视表
为了使您的数据透视表更加美观和易读，您可以使用各种格式化和优化技术：
- 更改布局：在“设计”选项卡下尝试报告布局。您可以从紧凑形式切换到大纲或表格式。
- 显示值为：除了总和之外，您可能希望将值显示为总数的百分比或与另一个字段的差异。这一选项可以通过右键点击数据透视表中的一个值然后选择“显示值为”来找到。
- 条件格式：使用颜色突出显示特定结果。您可以通过选择一个单元格并导航到“主页”选项卡来访问“条件格式”选项。
- 值字段设置：在数据透视表中右键点击并选择“值字段设置”以访问更多选项，如按计数、最大值、最小值或平均值等方式汇总数据。
创建计算字段或项
在某些情况下，您可能希望在数据透视表中添加自己的计算或派生数据。这可以通过计算字段或项来实现：
- 访问计算字段：前往“分析”选项卡，在“计算”组中，点击“字段、项和集”，然后根据需要选择“计算字段”或“计算项”。
- 插入公式：在“插入计算字段”对话框中，命名您的字段并输入所需公式。公式可以利用数据字段和标准Excel计算。
- 完成：点击确定，计算字段或项将被添加到您的数据透视表中。
高级功能和选项
Excel 2016在使用数据透视表时提供了几个高级功能，这对执行深入数据分析非常有帮助：
- 数据分组：如果您在行或列字段中有日期或数字列表，可以按月、年或间隔进行分组。右键点击一个日期条目，选择“分组”并选择您想要的分组条件。
- 切片器：切片器是数据透视表的可视筛选器。您可以在选择数据透视表后从“分析”选项卡中点击“插入切片器”来插入它们。
- 时间轴：在处理日期字段时，添加时间轴筛选器可以更轻松地导航到单个月份或年份。从“分析”选项卡中插入时间轴。
- 刷新数据：如果原始数据发生变化，您将需要刷新数据透视表。点击表格，在“分析”选项卡下按“刷新”按钮。
使用数据透视表的最佳实践
要充分利用数据透视表，可以考虑以下最佳实践：
- 保持数据清洁：确保数据在使用数据透视表之前准确且最新。
- 使用描述性标题：这样可以让用户一目了然地理解字段代表什么。
- 限制数据量：大数据集可能难以处理，因此尽量只包括需要分析的数据。
- 尝试不同的布局：不同的问题或分析可能受益于不同的数据透视表布局，所以不要犹豫，重新排列字段。
- 记录您的分析：在分享报告时提供数据透视表的解释或注释如果需要的话。
结论
Excel 2016中的数据透视表是一种强大而灵活的方法来分析和高效地展示数据。通过将大型数据集总结为易于理解的报告，数据透视表有助于理解复杂数据。通过学习如何创建和操作数据透视表，您可以从数据中提取有意义的见解和模式。无论是在组织字段、使用计算项还是利用高级工具（如切片器），您都会发现在数据分析任务中数据透视表极具实用价值。经过练习和探索，数据透视表可以成为您Excel工具中的宝贵资产。
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