Как создать сводную таблицу в Excel 2016

Отредактировано 2 Несколько недель назад от ExtremeHow Редакционная команда

Microsoft OfficeExcelСводные таблицыОтчетностьЭлектронная таблицаWindowsMacПродуктивностьГрафикВычисление

Сводные таблицы — одна из самых мощных функций в Excel 2016. Они позволяют эффективно суммировать данные и находить закономерности, которые трудно увидеть в исходном формате данных. В этом руководстве мы рассмотрим шаги, необходимые для создания сводной таблицы в Excel 2016, предложим советы и рекомендации для оптимального использования и рассмотрим некоторые расширенные функции. Эта тема будет довольно детальной и предназначена для того, чтобы быть исчерпывающей как для новых, так и для знакомых пользователей Excel.

Понимание сводных таблиц

Сводная таблица — это инструмент обработки данных, доступный в Excel, который позволяет суммировать, анализировать, исследовать и представлять ваши данные. Она позволяет группировать данные из большой таблицы в более удобоваримую форму. С помощью сводных таблиц вы можете превратить длинные листы данных в сжатые отчеты всего за несколько кликов, выявляя важную информацию и тренды.

Когда использовать сводные таблицы

Вы можете найти сводные таблицы особенно полезными в следующих ситуациях:

• Когда вам нужно быстро получить сводку ваших данных.
• Если вы хотите увидеть сравнение между элементами данных.
• Когда вы должны создать отчет по вашему набору данных.
• Выявление трендов и закономерностей.

Подготовка ваших данных

Перед созданием сводной таблицы важно убедиться, что ваши данные готовы для анализа. Вот как вы можете подготовить свои данные:

• Организация данных по столбцам: Убедитесь, что ваши данные организованы в табличной структуре, где каждый столбец имеет заголовок. Каждый столбец будет представлять собой другую категорию данных.
• Непрерывный диапазон данных: Данные не должны содержать пустых мест или пустых строк. Непрерывный диапазон гарантирует, что сводная таблица захватит все доступные данные.
• Удалите промежуточные итоги: Если ваши данные уже имеют строки промежуточных итогов, удалите их. Сводные таблицы будут вычислять собственные промежуточные итоги, и вы не захотите их повторять.
• Последовательность типа данных: Каждый столбец должен иметь последовательный тип данных. Например, даты должны быть в формате даты, числа должны быть форматированы как числа и так далее.

Создание сводной таблицы в Excel 2016

Теперь, когда ваши данные готовы, мы можем начать процесс создания сводной таблицы. Следуйте этим шагам:

1. Выберите ваши данные: Щелкните в любом месте внутри вашего диапазона данных (щелчок внутри данных обычно автоматически выделяет правильный диапазон, но если вам нужна большая точность, лучше выбрать весь набор данных).
2. Вставьте сводную таблицу: Перейдите на вкладку «Вставка» на ленте Excel и выберите «Сводная таблица». Появится диалоговое окно, предлагающее вам создать сводную таблицу из выбранных вами данных.
3. Выберите источник данных: Убедитесь, что выбрано «Выбрать таблицу или диапазон» и проверьте, что в поле «Таблица/Диапазон» указан правильный диапазон данных. Далее, решите, где вы хотите разместить отчет сводной таблицы. Вы можете выбрать размещение его на новом или существующем рабочем листе.
4. Создайте сводную таблицу: Нажмите «ОК», и Excel создаст пустой отчет сводной таблицы в выбранном вами месте. Справа появится список полей сводной таблицы с вашими заголовками столбцов как доступными полями в данных.

Построение вашей сводной таблицы

Как только у вас есть пустая сводная таблица, вы можете начать строить свою таблицу, используя доступные поля.

1. Выбор полей: Перетаскивайте различные поля в области «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтры», чтобы организовать, как вы будете анализировать свои данные.
• Строки: Поля, помещенные сюда, будут отображаться как строки в сводной таблице.
• Столбцы: Поля, добавленные сюда, появятся как заголовки столбцов в сводной таблице.
• Значения: Здесь вы вводите поля, которые хотите вычислить или суммировать, такие как сумма или среднее значение.
• Фильтр: Предоставляет интерактивный способ фильтрации данных в вашей сводной таблице, позволяя пользователям выбрать, что отображать в сводной таблице.
2. Настройте ее: Как только данные организованы в сводной таблице, вы можете захотеть настроить её, сортируя и форматируя далее.

Форматирование и настройка сводной таблицы

Чтобы сделать вашу сводную таблицу более презентабельной и легкой для чтения, вы можете использовать различные техники форматирования и оптимизации:

• Измените макет: Экспериментируйте с макетами отчетов на вкладке «Дизайн». Вы можете переключиться из компактной в контурную или табличную форму.
• Показать значения как: Вместо просто суммы, вы можете захотеть отображать значения как процент от общего или как разницу от другого поля. Эта опция доступна при щелчке правой кнопкой мыши по значению в вашей сводной таблице и выборе «Показать значения как».
• Условное форматирование: Используйте цвета для выделения специфических результатов. Вы можете применить условное форматирование, выбрав ячейку и перейдя на вкладку «Главная», чтобы получить доступ к опциям «Условное форматирование».
• Настройки полей значений: Щелкните правой кнопкой мыши в вашей сводной таблице и выберите «Настройки поля значений», чтобы получить доступ к большему количеству опций, таких как суммирование данных по счету, максимуму, минимуму или среднему и другим.

Создание вычисляемого поля или элемента

В некоторых ситуациях вам может понадобиться добавить свои собственные вычисления или производные данные в вашу сводную таблицу. Это можно сделать с помощью вычисляемых полей или элементов:

1. Доступ к вычисляемым полям: Перейдите на вкладку «Анализ», в группе «Вычисления» нажмите «Поля, элементы и наборы», затем выберите «Вычисляемые поля» или «Вычисляемые элементы», в зависимости от ваших потребностей.
2. Вставьте формулу: В диалоговом окне «Вставить вычисляемое поле» назовите ваше поле и введите необходимую формулу. Формулы могут использовать поля данных и стандартные вычисления Excel.
3. Завершите: Нажмите ОК, и вычисляемое поле или элемент будет добавлено в вашу сводную таблицу.

Расширенные функции и опции

Excel 2016 предлагает несколько расширенных функций при работе со сводными таблицами, которые могут быть полезны для выполнения углубленного анализа данных:

• Группировка данных: Если у вас есть список дат или чисел в строковом или столбцовом поле, вы можете группировать их по месяцам, годам или интервалам. Щелкните правой кнопкой мыши одну из дат, выберите "Группировка" и выберите критерии группировки, которые вы хотите.
• Срезы: Срезы представляют собой визуальные фильтры для вашей сводной таблицы. Вы можете вставить их, нажав "Вставить срез" на вкладке "Анализ" после выбора вашей сводной таблицы.
• Линия времени: При работе с полями даты добавление фильтра временной линии упрощает навигацию по отдельным месяцам или годам. Вставьте временную линию с вкладки "Анализ".
• Обновление данных: Если ваши исходные данные изменяются, вам нужно будет обновить вашу сводную таблицу. Щелкните вашу таблицу и в разделе "Анализ" нажмите кнопку "Обновить".

Лучшие практики использования сводных таблиц

Чтобы получить максимум от сводных таблиц, рассмотрите следующие лучшие практики:

1. Следите за чистотой ваших данных: Убедитесь, что ваши данные точны и актуальны перед использованием сводных таблиц.
2. Используйте описательные заголовки: Это делает его более легким для понимания с первого взгляда, что представляют собой поля.
3. Ограничьте объем данных: Большие наборы данных могут быть громоздкими, поэтому старайтесь включать только данные, которые вам нужны для анализа.
4. Экспериментируйте с разными макетами: Разные задачи или анализы могут выигрывать от разных макетов сводных таблиц, так что не стесняйтесь менять поля местами.
5. Документируйте ваш анализ: Предоставляйте пояснения или аннотации к вашим сводным таблицам, если это необходимо, особенно при обмене отчетами.

Заключение

Сводные таблицы в Excel 2016 — это мощный и гибкий способ анализа и эффективного представления данных. С возможностью суммирования больших наборов данных в удобоваримые отчеты сводные таблицы помогают в понимании сложных данных. Изучив, как создавать и управлять сводными таблицами, вы сможете извлекать ценные идеи и закономерности из ваших данных. Будь то организация полей, использование вычисляемых элементов или использование расширенных инструментов, таких как срезы, вы найдете сводные таблицы чрезвычайно полезными для задач анализа данных. С практикой и изучением сводные таблицы могут стать ценным инструментом в вашем арсенале Excel.

  Поделиться этой статьей

Если вы найдете что-то неправильное в содержании статьи, вы можете запросить обновление