Excel 2016 में पिवट टेबल कैसे बनाएं

संपादित 2 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसएक्सेलपिवट टेबल्सरिपोर्टिंगस्प्रेडशीटविंडोमैकउत्पादकताचार्टगणना

Excel 2016 में पिवट टेबल सबसे शक्तिशाली विशेषताओं में से एक हैं। वे आपको डेटा को प्रभावी ढंग से सारांशित करने और उन पैटर्न को खोजने की अनुमति देते हैं जिन्हें कच्चे डेटा प्रारूप में देखना कठिन होता है। इस गाइड में, हम Excel 2016 में एक पिवट टेबल बनाने के लिए आवश्यक कदमों का पता लगाएंगे, इष्टतम उपयोग के लिए टिप्स और ट्रिक्स प्रदान करेंगे, और कुछ उन्नत सुविधाओं को कवर करेंगे। यह विषय काफी विस्तृत होने जा रहा है, जो Excel के नए और परिचित उपयोगकर्ताओं के लिए व्यापक होने का इरादा है।

पिवट टेबल समझना

पिवट टेबल Excel में उपलब्ध एक डेटा प्रिंसिंग टूल है जो आपको अपने डेटा को सारांशित, विश्लेषण, खोज और प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। यह एक बड़ी तालिका से डेटा को अधिक उपभोग करने योग्य रूप में समूहित करने में सक्षम बनाता है। पिवट टेबल के साथ, आप केवल कुछ क्लिकों में लंबे डाटा शीट को संक्षिप्त रिपोर्ट में बदल सकते हैं, जिससे महत्वपूर्ण जानकारी और रुझान प्रकट होते हैं।

पिवट टेबल का उपयोग कब करें

आप निम्नलिखित स्थितियों में पिवट टेबल को विशेष रूप से उपयोगी पा सकते हैं:

• जब आपको अपने डेटा का त्वरित सारांश प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।
• यदि आप डेटा आइटम के बीच तुलना देखना चाहते हैं।
• जब आपको अपने डेटा सेट के लिए रिपोर्ट बनाने का काम सौंपा गया हो।
• रुझान और पैटर्न को उजागर करना।

अपने डेटा को तैयार करना

पिवट टेबल बनाने से पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपका डेटा विश्लेषण के लिए तैयार हो। यहां बताया गया है कि आप अपने डेटा को कैसे तैयार कर सकते हैं:

• डेटा को कॉलम में व्यवस्थित करें: सुनिश्चित करें कि आपका डेटा एक तालिका संरचना में व्यवस्थित है, जहां प्रत्येक कॉलम में एक शीर्षक है। प्रत्येक कॉलम डेटा की एक अलग श्रेणी का प्रतिनिधित्व करेगा।
• निरंतर डेटा रेंज: डेटा में कोई रिक्त स्थान या खाली पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए। निरंतर सीमा यह सुनिश्चित करता है कि पिवट टेबल उपलब्ध सभी डेटा को कैप्चर करता है।
• उपयोगकर्ताओं को निकालें: यदि आपके डेटा में पहले से ही उप-योग पंक्तियाँ हैं, तो उन्हें हटा दें। पिवट टेबल अपने उप-योग की गणना करेगा, और आप इसे दोहराना नहीं चाहेंगे।
• डेटा प्रकार की स्थिरता: प्रत्येक कॉलम में एक स्थिर डेटा प्रकार होना चाहिए। उदाहरण के लिए, दिनांक को दिनांक प्रारूप में होना चाहिए, संख्याओं को संख्याओं के रूप में स्वरूपित होना चाहिए, और इसी प्रकार।

Excel 2016 में एक पिवट टेबल बनाना

अब जब आपका डेटा तैयार है, हम पिवट टेबल बनाने की प्रक्रिया शुरू कर सकते हैं। इन चरणों का पालन करें:

1. अपने डेटा का चयन करें: अपने डेटा रेंज के अंदर कहीं भी क्लिक करें (डेटा के अंदर क्लिक करने से आमतौर पर सही रेंज अपने आप चयनित हो जाती है, लेकिन अगर आपको अधिक सटीकता की आवश्यकता है, तो पूरे डेटा सेट को चुनना एक अच्छा विचार है)।
2. एक पिवट टेबल डालें: Excel रिबन के "इन्सर्ट" टैब पर जाएँ और "पिवट टेबल" चुनें। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जो आपसे पूछेगा कि क्या आप चुने गए डेटा से एक पिवट टेबल बनाना चाहते हैं।
3. डेटा स्रोत चुनें: सुनिश्चित करें कि "एक तालिका या रेंज चुनें" चुना गया है और इस बात की पुष्टि करें कि सही डेटा रेंज "टेबल/रेंज" बॉक्स में सूचीबद्ध है। अगला, तय करें कि आप पिवट टेबल रिपोर्ट कहां प्लेस करना चाहते हैं। आप इसे एक नई कार्यपत्रिका में या मौजूदा कार्यपत्रिका में प्लेस करने का विकल्प चुन सकते हैं।
4. एक पिवट टेबल बनाएं: "ओके" पर क्लिक करें, और Excel आपके चुने हुए स्थान पर एक खाली पिवट टेबल रिपोर्ट बनाता है। दाईं ओर, एक पिवट टेबल फ़ील्ड सूची दिखाई देगी जिसमें आपके कॉलम शीर्षक डेटा में उपलब्ध फ़ील्ड्स के रूप में होंगे।

अपनी पिवट टेबल बनाना

एक बार जब आपके पास एक खाली पिवट टेबल हो, तो आप उपलब्ध फ़ील्ड्स का उपयोग करके अपनी टेबल बना सकते हैं।

1. फ़ील्ड चुनें: अपने डेटा का विश्लेषण कैसे करें, इसे व्यवस्थित करने के लिए विभिन्न फ़ील्ड्स को "Rows," "Columns," "Values," और "Filters" बॉक्स में ड्रैग और ड्रॉप करें।
• Rows: यहां रखे गए फ़ील्ड्स पिवट टेबल में पंक्तियों के रूप में प्रदर्शित होंगे।
• Columns: यहां जोड़े गए फ़ील्ड्स पिवट टेबल में कॉलम हेडर्स के रूप में दिखाई देंगे।
• Values: यह वह जगह है जहाँ आप उन फ़ील्ड्स को दर्ज करते हैं जिन्हें आप गणना या सारांशित करना चाहते हैं, जैसे की योग या औसत।
• Filter: आपकी पिवट टेबल में डेटा को फ़िल्टर करने का एक इंटरेक्टिव तरीका प्रदान करता है, जिससे उपयोगकर्ताओं को यह चुनने की अनुमति मिलती है कि पिवट टेबल में क्या दिखाना है।
2. इसे कस्टमाइज़ करें: एक बार जब डेटा को पिवट टेबल में व्यवस्थित कर लिया जाता है, तो आप इसे और अधिक सॉर्ट और स्वरूपित करके अनुकूलित कर सकते हैं।

एक पिवट टेबल को स्वरूपित करना और कस्टमाइज़ करना

अपनी पिवट टेबल को अधिक प्रस्तुत करने योग्य और पढ़ने में आसान बनाने के लिए, आप विभिन्न स्वरूपण और अनुकूलन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं:

• लेआउट बदलें: "डिज़ाइन" टैब के अंतर्गत रिपोर्ट लेआउट के साथ प्रयोग करें। आप इसे संकलित से लेकर आउटलाइन या टेबलर फ़ॉर्म में बदल सकते हैं।
• मान दिखाएं: केवल योग के बजाय, आप मान को कुल के प्रतिशत के रूप में या किसी अन्य फ़ील्ड से भिन्न के रूप में प्रदर्शित करना चाह सकते हैं। यह विकल्प आपके पिवट टेबल में एक मान पर राइट-क्लिक करके और "Show values as" के चयन से पाया जा सकता है।
• कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग: विशिष्ट परिणामों को हाइलाइट करने के लिए रंगों का उपयोग करें। आप किसी सेल का चयन करके "होम" टैब पर जाकर "कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग" विकल्पों का उपयोग करके कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग लागू कर सकते हैं।
• मान क्षेत्र सेटिंग्स: अपनी पिवट टेबल में राइट-क्लिक करें और अधिक विकल्पों तक पहुंचने के लिए "Value field settings" चुनें, जैसे कि डेटा को गिनती, अधिकतम, न्यूनतम, या औसत आदि द्वारा सारांशित करना।

एक गणना की गई फील्ड या आइटम बनाना

कुछ परिदृश्यों में, आप अपनी पिवट टेबल में अपनी स्वयं की गणनाएँ या व्युत्पन्न डेटा जोड़ना चाह सकते हैं। इसे गणना की गई फील्ड्स या आइटम्स के साथ हासिल किया जा सकता है:

1. गणना किए गए फील्ड्स तक पहुंच: "विश्लेषण" टैब पर जाएँ, और "गणनाएँ" समूह में, "Fields, Items, and Sets" पर क्लिक करें, फिर अपनी आवश्यकताओं के आधार पर "गणना किए गए फील्ड्स" या "गणना किए गए आइटम्स" चुनें।
2. फार्मूला डालें: "गणना किए गए फील्ड सम्मिलित करें" डायलॉग बॉक्स में, अपने फील्ड को नाम दें और आवश्यक फार्मूला दर्ज करें। फार्मूले डेटा फील्ड्स और मानक Excel गणनाओं के लाभ ले सकते हैं।
3. अंतिम रूप दें: ओके पर क्लिक करें, और गणना किया गया फील्ड या आइटम आपकी पिवट टेबल में जोड़ा जाएगा।

उन्नत सुविधाएँ और विकल्प

Excel 2016 पिवट टेबल के साथ काम करते समय कई उन्नत सुविधाएँ प्रदान करता है, जो गहराई से डेटा विश्लेषण करने में मददगार हो सकती हैं:

• डेटा समूहबद्ध करना: यदि आपके पास पंक्ति या स्तंभ फ़ील्ड में तिथियों या संख्याओं की सूची है, तो आप उन्हें महीने, वर्ष, या अंतराल के आधार पर समूहबद्ध कर सकते हैं। डेट प्रविष्टियों में से एक पर राइट-क्लिक करें, "समूहबद्ध करना" चुनें और वह समूह मानदंड चुनें जिसे आप चाहते हैं।
• स्लाइसेर्स: आपकी पिवट टेबल के लिए दृश्यात्मक फ़िल्टरिंग हैं। आप अपनी पिवट टेबल चुनने के बाद "विश्लेषण" टैब से "स्लाइसेर सम्मिलित करें" पर क्लिक करके उन्हें सम्मिलित कर सकते हैं।
• टाइमलाइन: दिनांक फ़ील्ड के साथ डील करते समय, एक टाइमलाइन फ़िल्टर जोड़ना इसे व्यक्तिगत महीनों या वर्षों में नेविगेट करना आसान बनाता है। "विश्लेषण" टैब से एक टाइमलाइन सम्मिलित करें।
• डेटा को रिफ्रेश करना: अगर आपका कच्चा डेटा बदलता है, तो आपको अपनी पिवट टेबल को ताज़ा करना होगा। अपनी टेबल पर क्लिक करें और "विश्लेषण" टैब के तहत "Refresh" बटन दबाएं।

पिवट टेबल का उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएँ

पिवट टेबल से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं पर विचार करें:

1. अपने डेटा को साफ रखें: इस बात का ध्यान रखें कि आपका डेटा सटीक और अद्यतन हो इससे पहले कि आप पिवट टेबल का उपयोग करें।
2. वर्णनात्मक शीर्षक का उपयोग करें: यह समझने में आसान बनाता है कि फ़ील्ड्स क्या प्रदर्शित करते हैं।
3. डेटा की मात्रा सीमित करें: बड़े डेटा सेट अप्रबंधनीय हो सकते हैं, इसलिए विश्लेषण के लिए केवल उस डेटा को शामिल करने का प्रयास करें जिसकी आपको आवश्यकता है।
4. विभिन्न लेआउट के साथ प्रयोग करें: विभिन्न समस्याओं या विश्लेषण से विभिन्न पिवट टेबल लेआउट से लाभ हो सकता है, इसलिए फ़ील्ड्स को पुनर्व्यवस्थित करने से न घबराएं।
5. अपने विश्लेषण का दस्तावेज़ तैयार करें: यदि आवश्यक हो तो अपनी पिवट टेबल के लिए स्पष्टीकरण या एनोटेशन प्रदान करें, विशेष रूप से रिपोर्ट्स साझा करने के समय।

निष्कर्ष

Excel 2016 में पिवट टेबल डेटा का विश्लेषण करने और उसे प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने का एक मजबूत और लचीला तरीका है। बड़े डेटा सेट को संक्षिप्त रिपोर्ट में सारांशित करने की क्षमता के साथ, पिवट टेबल जटिल डेटा को समझने में सहायता करते हैं। पिवट टेबल बनाने और उन्हें हेरफेर करने का तरीका सीखकर, आप अपने डेटा से महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि और पैटर्न प्राप्त करने में सक्षम होंगे। चाहे आप फ़ील्ड्स को संगठित कर रहे हों, गणना की गई आइटम का उपयोग कर रहे हों, या स्लाइसेर्स जैसी उन्नत टूल्स का लाभ उठा रहे हों, आपको डेटा विश्लेषण कार्यों के लिए पिवट टेबल अत्यंत उपयोगी मिलेंगे। अभ्यास और खोज के साथ, पिवट टेबल आपके Excel टूलकिट में एक अमूल्य संपत्ति बन सकते हैं।

  इस लेख को साझा करें

यदि आपको लेख की सामग्री में कुछ गलत लगता है, आप कर सकते हैं अपडेट का अनुरोध करें