Cómo crear una tabla dinámica en Excel 2016

Editado 2 Hace unas semanas por ExtremeHow Equipo Editorial

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Las tablas dinámicas son una de las características más potentes de Excel 2016. Te permiten resumir eficazmente los datos y encontrar patrones que son difíciles de ver en el formato de datos sin procesar. En esta guía, exploraremos los pasos necesarios para crear una tabla dinámica en Excel 2016, ofreceremos consejos y trucos para un uso óptimo y cubriremos algunas características avanzadas. Este tema será bastante detallado, destinado a ser comprensible tanto para nuevos usuarios como para usuarios familiares de Excel.

Entendiendo las tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una herramienta de procesamiento de datos disponible en Excel que te permite resumir, analizar, explorar y presentar tus datos. Permite agrupar datos de una tabla grande en una forma más consumible. Con tablas dinámicas, puedes convertir largas hojas de datos en informes concisos en solo unos pocos clics, revelando información y tendencias importantes.

Cuándo usar tablas dinámicas

Puedes encontrar las tablas dinámicas particularmente útiles en las siguientes situaciones:

• Cuando necesitas obtener un resumen rápido de tus datos.
• Si deseas ver una comparación entre elementos de datos.
• Cuando tienes la tarea de crear un informe para tu conjunto de datos.
• Descubrir tendencias y patrones.

Preparando tus datos

Antes de crear una tabla dinámica, es importante asegurarte de que tus datos estén listos para el análisis. Aquí te mostramos cómo puedes preparar tus datos:

• Organizar datos en columnas: Asegúrate de que tus datos estén organizados en una estructura tabular, donde cada columna tenga un encabezado. Cada columna representará una categoría diferente de datos.
• Rango de datos continuo: Los datos no deben tener espacios en blanco o filas vacías. Un rango continuo asegura que la tabla dinámica capture todos los datos disponibles.
• Eliminar subtotales: Si tus datos ya tienen filas de subtotales, elimínalas. Las tablas dinámicas calcularán sus propios subtotales, y no querrás repetir.
• Consistencia en el tipo de datos: Cada columna debe tener un tipo de dato consistente. Por ejemplo, las fechas deben estar en formato de fecha, los números deben estar formateados como números, etc.

Creando una tabla dinámica en Excel 2016

Ahora que tus datos están listos, podemos comenzar el proceso de crear una tabla dinámica. Sigue estos pasos:

1. Selecciona tus datos: Haz clic en cualquier parte de tu rango de datos (hacer clic dentro de los datos generalmente selecciona automáticamente el rango correcto, pero si necesitas más precisión, es una buena idea seleccionar todo el conjunto de datos).
2. Inserta una tabla dinámica: Ve a la pestaña "Insertar" en la cinta de opciones de Excel y selecciona "Tabla dinámica". Aparecerá un cuadro de diálogo, preguntándote si deseas crear una tabla dinámica a partir de los datos seleccionados.
3. Selecciona la fuente de datos: Asegúrate de que "Seleccionar una tabla o rango" esté seleccionado y verifica que el rango de datos correcto esté listado en el cuadro "Tabla/Rango". Luego, decide dónde deseas colocar el informe de la tabla dinámica. Puedes elegir colocarlo en una nueva hoja de cálculo o en una hoja de cálculo existente.
4. Crea una tabla dinámica: Haz clic en "Aceptar", y Excel creará un informe de tabla dinámica en blanco en tu ubicación elegida. A la derecha, aparecerá una lista de campos de la tabla dinámica con tus encabezados de columna como campos disponibles en los datos.

Construyendo tu tabla dinámica

Una vez que tengas una tabla dinámica en blanco, puedes comenzar a construir tu tabla usando los campos disponibles.

1. Selecciona campos: Arrastra y suelta diferentes campos en las cajas de "Filas", "Columnas", "Valores" y "Filtros" para organizar cómo analizas tus datos.
• Filas: Los campos colocados aquí se mostrarán como filas en la tabla dinámica.
• Columnas: Los campos añadidos aquí aparecerán como encabezados de columna en la tabla dinámica.
• Valores: Aquí ingresas los campos que deseas calcular o resumir, como una suma o promedio.
• Filtro: Proporciona una forma interactiva de filtrar los datos en tu tabla dinámica, permitiendo a los usuarios elegir qué mostrar en la tabla dinámica.
2. Personalízala: Una vez que los datos están organizados en una tabla dinámica, es posible que desees personalizarla ordenando y formateando aún más.

Formateando y personalizando una tabla dinámica

Para hacer tu tabla dinámica más presentable y fácil de leer, puedes usar varias técnicas de formateo y optimización:

• Cambiar el diseño: Experimenta con los diseños de informe bajo la pestaña "Diseño". Puedes cambiar de compacto a esquema o forma tabular.
• Mostrar valores como: En lugar de solo la suma, puedes querer mostrar los valores como un porcentaje del total o como una diferencia de otro campo. Esta opción se puede encontrar haciendo clic derecho en un valor en tu tabla dinámica y seleccionando "Mostrar valores como".
• Formato condicional: Usa colores para resaltar resultados específicos. Puedes aplicar formato condicional seleccionando una celda y navegando a la pestaña "Inicio" para acceder a las opciones de "Formato Condicional".
• Configuración del campo de valor: Haz clic derecho en tu tabla dinámica y selecciona "Configuración del campo de valor" para acceder a más opciones, como resumir datos por conteo, máximo, mínimo o promedio, entre otros.

Crear un campo o elemento calculado

En algunos escenarios, es posible que desees añadir tus propios cálculos o datos derivados a tu tabla dinámica. Esto se puede lograr con campos o elementos calculados:

1. Acceder a campos calculados: Ve a la pestaña "Análisis", y en el grupo "Cálculos", haz clic en "Campos, Elementos y Conjuntos", luego selecciona "Campos Calculados" o "Elementos Calculados", según tus necesidades.
2. Inserta una fórmula: En el cuadro de diálogo "Insertar campo calculado", nombra tu campo e ingresa la fórmula requerida. Las fórmulas pueden aprovechar los campos de datos y los cálculos estándar de Excel.
3. Finaliza: Haz clic en Aceptar, y el campo o elemento calculado se añadirá a tu tabla dinámica.

Funciones y opciones avanzadas

Excel 2016 ofrece varias funciones avanzadas al trabajar con tablas dinámicas, que pueden ser útiles para realizar análisis de datos en profundidad:

• Agrupación de datos: Si tienes una lista de fechas o números en un campo de fila o columna, puedes agruparlos por mes, año o intervalo. Haz clic derecho en una de las entradas de fecha, selecciona "Agrupar" y elige los criterios de agrupación que desees.
• Cortadores: Los cortadores son filtros visuales para tu tabla dinámica. Puedes insertarlos haciendo clic en "Insertar cortador" desde la pestaña "Análisis" después de seleccionar tu tabla dinámica.
• Cronología: Cuando trabajas con campos de fecha, añadir un filtro de cronología facilita navegar por meses o años individuales. Inserta una cronología desde la pestaña "Análisis".
• Actualizar datos: Si tus datos originales cambian, necesitarás actualizar tu tabla dinámica. Haz clic en tu tabla y bajo la pestaña "Análisis", presiona el botón "Actualizar".

Mejores prácticas para usar tablas dinámicas

Para sacar el máximo provecho de las tablas dinámicas, considera las siguientes mejores prácticas:

1. Mantén tus datos limpios: Asegúrate de que tus datos sean precisos y estén actualizados antes de usar tablas dinámicas.
2. Utiliza encabezados descriptivos: Esto facilita entender a simple vista qué representan los campos.
3. Limita la cantidad de datos: Los conjuntos de datos grandes pueden ser incómodos, así que intenta incluir solo los datos que necesitas para el análisis.
4. Experimenta con diferentes diseños: Diferentes problemas o análisis pueden beneficiarse de diferentes diseños de tablas dinámicas, así que no dudes en reordenar los campos.
5. Documenta tu análisis: Proporciona explicaciones o anotaciones para tus tablas dinámicas si es necesario, especialmente al compartir informes.

Conclusión

Las tablas dinámicas en Excel 2016 son una forma robusta y flexible de analizar y presentar datos de manera eficiente. Con la capacidad de resumir grandes conjuntos de datos en informes fáciles de digerir, las tablas dinámicas ayudan a comprender datos complejos. Al aprender cómo crear y manipular tablas dinámicas, podrás extraer ideas y patrones significativos de tus datos. Ya sea organizando campos, usando elementos calculados o aprovechando herramientas avanzadas como cortadores, encontrarás las tablas dinámicas extremadamente útiles para tus tareas de análisis de datos. Con práctica y exploración, las tablas dinámicas pueden convertirse en un activo invaluable en tu conjunto de herramientas de Excel.

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