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Microsoft Word में मैक्रोज कैसे बनाएं
संपादित 1 सप्ताह पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम
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अनुवाद अपडेट किया गया 1 सप्ताह पहले
Microsoft Word एक शक्तिशाली वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर है जो उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ बनाने और संपादित करने की अनुमति देता है। इसकी कई विशेषताओं में से एक है मैक्रोज़ का उपयोग करके दोहरावदार कार्यों को स्वचालित करने की क्षमता। एक मैक्रो कमांड और निर्देशों की एक श्रृंखला है जिसे आप एक कमांड के रूप में समूहीकृत करते हैं ताकि किसी कार्य को स्वचालित रूप से पूरा किया जा सके। यह आपको काफी समय और प्रयास बचा सकता है, खासकर यदि आप नियमित आधार पर एक ही कार्य करते हैं।
मैक्रोज़ को समझना
Microsoft Word में एक मैक्रो मूल रूप से कमांड की एक अनुक्रमणिका का रिकॉर्डिंग होता है जिसे बाद में एक कमांड के माध्यम से निष्पादित किया जा सकता है। इसका मतलब यह है कि यदि आप बार-बार एक ही श्रृंखला के कार्य करते हैं, तो आप उन्हें मैक्रो के रूप में रिकॉर्ड कर सकते हैं और जब भी आवश्यकता हो, इसे निष्पादित कर सकते हैं, बजाय इसके कि सभी चरणों को मैन्युअल रूप से दोहराएं।
मैक्रोज़ कार्य की प्रकृति के अनुसार सरल या जटिल हो सकते हैं। ये उन कार्यों से लेकर हो सकते हैं जैसे कि पाठ को विशिष्ट शैली में प्रारूपित करना, अधिक जटिल कार्यों तक जैसे कि कई दस्तावेज़ों में डेटा को जोड़-तोड़ करना।
मैक्रोज़ सक्षम करना
Word में मैक्रो बनाने या चलाने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके Word सेटिंग्स में मैक्रोज़ सक्षम हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Word में कुछ सुरक्षा सेटिंग्स होती हैं जो मैक्रोज़ को ब्लॉक कर सकती हैं, इसलिए यदि आवश्यक हो तो इन्हें समायोजित करना आवश्यक है। मैक्रोज़ को सक्षम करने का तरीका यहां दिया गया है:
- Microsoft Word खोलें और शीर्ष बाएँ कोने पर File टैब पर क्लिक करें।
- Word Options संवाद बॉक्स खोलने के लिए Options पर क्लिक करें।
- Word Options संवाद बॉक्स में, बाएँ पैनल से Trust Center का चयन करें।
- दाएँ पैनल में Trust Center Settings बटन पर क्लिक करें।
- Trust Center में, Macro Settings का चयन करें।
- सभी मैक्रोज़ को चलाने देने के लिए Enable all macros का चयन करें (सिफारिश नहीं की जाती, संभावित रूप से खतरनाक कोड चल सकते हैं), या अपनी सुरक्षा प्राथमिकताओं के आधार पर कोई अन्य विकल्प चुनें।
- Trust Center को बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें, और फिर Word Options संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए फिर से OK पर क्लिक करें।
मैक्रो रिकॉर्डर का उपयोग करके मैक्रो बनाना
Word में मैक्रो बनाने के लिए आप मैक्रो रिकॉर्डर का उपयोग कर सकते हैं। यह उपकरण आपके कार्यों को रिकॉर्ड और भविष्य के उपयोग के लिए मैक्रो के रूप में सहेजने की अनुमति देता है। इसे कैसे करें:
- रिबन पर View टैब पर जाएं।
- Macros समूह में, Record Macro पर क्लिक करें।
- Record Macro संवाद बॉक्स में, अपने मैक्रो के लिए Macro Name फ़ील्ड में नाम दर्ज करें।
- यदि आप चाहें, तो आप Keyboard पर क्लिक करके और उन शॉर्टकट कुंजियों को दर्ज करके अपने मैक्रो को एक कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन कर सकते हैं जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं।
- इसी तरह, आप अपने मैक्रो के लिए Quick Access Toolbar में एक बटन जोड़ सकते हैं button पर क्लिक करके।
- इस बात का चयन करें कि आप मैक्रो को कहाँ संग्रहीत करना चाहते हैं। आप इसे सभी दस्तावेज़ों के लिए उपलब्ध कराने के लिए All Documents (Normal.dotm) में सहेज सकते हैं, या सिर्फ वर्तमान दस्तावेज़ में।
- जब आप तैयार हों, तो रिकॉर्डिंग शुरू करने के लिए OK पर क्लिक करें।
रिकॉर्ड किए जाने के लिए क्रियाएँ निष्पादित करना
रिकॉर्डिंग शुरू करने के बाद, उन क्रियाओं को करें जो आप मैक्रो से करवाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि मैक्रो पाठ को बोल्ड में प्रारूपित करे, तो पाठ का चयन करें और बोल्ड प्रारूपण लागू करें। रिकार्डर संचालन करते समय आप जो कुछ भी करेंगे वह मैक्रो के रूप में रिकॉर्ड किया जाएगा।
रिकॉर्डिंग रोकना
एक बार जब आप उन सभी क्रियाओं को कर चुके होते हैं जिनें आप मैक्रो में शामिल करना चाहते हैं, तो आपको रिकॉर्डिंग रोकनी होगी। ऐसा करने के लिए:
- रिबन पर View टैब पर लौटें।
- Macros पर क्लिक करें, और फिर Stop Recording पर क्लिक करें।
अब आपका मैक्रो रिकॉर्ड हो चुका है और उपयोग के लिए तैयार है।
मैक्रो चलाना
मैक्रो बनाने के बाद, आप इसे रिकॉर्ड की गई क्रियाओं को निष्पादित करने के लिए चला सकते हैं। मैक्रो चलाने का तरीका यहां दिया गया है:
- रिबन पर View टैब पर जाएं।
- Macros समूह में, View Macros पर क्लिक करें।
- Macros संवाद बॉक्स में, उस मैक्रो को चुनें जिसे आप सूची में से चलाना चाहते हैं।
- मैक्रो को निष्पादित करने के लिए Run बटन पर क्लिक करें।
मैक्रो संपादित करना
मैक्रो बनाने के बाद, आप इसके व्यवहार को बदलने के लिए इसे संपादित करनी की आवश्यकता हो सकती है। आप मैक्रो के कोड को संपादित करके ऐसा कर सकते हैं। हालांकि, कोड संपादित करने के लिए आप VBA (Visual Basic for Applications) का थोड़ा सा समझ होना चाहिए, जो कि Microsoft Word में मैक्रोज़ लिखने के लिए उपयोग की जाने वाली भाषा है।
मैक्रो संपादित करने के लिए:
- रिबन पर View टैब पर जाएं।
- Macros पर क्लिक करें, और फिर View Macros पर क्लिक करें।
- मैक्रोज़ संवाद बॉक्स में, उस मैक्रो को चुनें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
- Edit बटन पर क्लिक करें। यह VBA संपादक खोल देगा।
- VBA संपादक में, मैक्रो के कोड में आवश्यक परिवर्तन करें।
- संपादन करने के बाद, परिवर्तन सहेजें और VBA संपादक को बंद करें।
मैक्रोज़ को संगठित करना
जैसे-जैसे आप अधिक मैक्रोज बनाते हैं, उन्हें बेहतर प्रबंधन के लिए संगठित करना आवश्यक हो सकता है। समान मैक्रोज़ को एक साथ समूह बनाना और उनके लिए सार्थक नाम देना दक्षता के लिए महत्वपूर्ण है। आप उनके उपयोग परिदृश्य के आधार पर मैक्रोज़ को अलग वर्ड दस्तावेज़ों या टेम्प्लेट में भी स्टोर कर सकते हैं।
मैक्रोज़ का बैकअप लेना
यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी मैक्रोज़ का बैकअप लें ताकि कोई दस्तावेज़ भ्रष्ट या गलती से हट जाए तो आप उन्हें खो न दें। आप मैक्रोज़ को किसी अन्य वर्ड दस्तावेज़ में कॉपी कर सकते हैं या उन्हें कस्टम टेम्प्लेट में सहेज सकते हैं। इसके अतिरिक्त, मैक्रोज़ संग्रहीत हो सकते हैं जहाँ के वर्ड टेम्प्लेट का नियमित बैकअप लें ताकि हानि से बचा जा सके।
मैक्रोज़ समस्या निवारण
कभी-कभी मैक्रो उम्मीद के अनुरूप काम नहीं कर सकता। सामान्य समस्याएँ शामिल हो सकती हैं:
- सुरक्षा सेटिंग्स: सुनिश्चित करें कि वर्ड की सुरक्षा सेटिंग्स में मैक्रोज़ सक्षम हैं।
- सिंटैक्स त्रुटियां: यदि आपने मैक्रो के कोड को मैन्युअली संपादित किया है, तो सुनिश्चित करें कि कोई सिंटैक्स त्रुटियां नहीं हैं।
- मैक्रोज़ सहेज नहीं रहे हैं: जांचें कि आपने सही प्रकार से दस्तावेज़ या टेम्प्लेट को सहेजा है जिसमें मैक्रो है।
उदाहरण
उदाहरण 1: एक साधारण पाठ प्रारूपण मैक्रो
यह उदाहरण एक साधारण मैक्रो का प्रदर्शन करता है जो चयनित पाठ को बोल्ड और इटैलिक्स में प्रारूपित करता है।
- नया मैक्रो रिकॉर्ड करना शुरू करें।
- अपने वर्ड दस्तावेज़ में कुछ पाठ चुनें।
- बोल्ड और इटैलिक प्रारूपण को होम टैब से लागू करें।
- मैक्रो रिकॉर्डिंग रोक दें।
अब, आप इस मैक्रो को किसी भी चयनित पाठ को बोल्ड और इटैलिक प्रारूपित करने के लिए कभी भी चला सकते हैं।
उदाहरण 2: दस्तावेज़ फ़ुटर स्वचालित रूप से सम्मिलित करना
यह मैक्रो आपको सभी दस्तावेज़ों में एक मानकीकृत फ़ुटर सम्मिलित करने की अनुमति देता है।
- नया मैक्रो रिकॉर्ड करें और इसे "InsertFooter" नाम दें।
- Insert टैब पर जाएं, Footer पर क्लिक करें, फिर एक खाली या पूर्वनिर्धारित फ़ुटर शैली चुनें।
- अपना मानक फ़ुटर पाठ टाइप करें, जैसे "गोपनीय दस्तावेज़ - [आपकी कंपनी का नाम]"।
- मैक्रो रिकॉर्डिंग रोक दें।
इस मैक्रो के साथ, आप मैक्रो चलाकर किसी भी दस्तावेज़ में फूटड़र तुरंत जोड़ सकते हैं।
निष्कर्ष
मैक्रोज़ Microsoft Word में एक मौलिक विशेषता है जो नियमित कार्यों को स्वचालित करके आपकी उत्पादकता को नाटकीय रूप से बढ़ा सकता है। यह समझकर कि मैक्रो कैसे बनाएं, संपादित करें और प्रबंधित करें, आप अपने काम की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। प्रारंभ में मैक्रोज़ बनाना और प्रबंधित करना चुनौतीपूर्ण लग सकता है, लेकिन थोड़ी सी प्रैक्टिस के साथ, आप इस विशेषता में कुशल हो सकते हैं और इसके पूर्ण लाभ उठा सकते हैं। अपनी मैक्रोज़ का हमेशा बैकअप लेने और संभावित हानिकारक कोड से सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए मैक्रो सुरक्षा सेटिंग्स पर सतर्क रहें।
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