Excel 2021 में मैक्रोज़ कैसे बनाएं

संपादित 22 घंटे पहले द्वारा ExtremeHow संपादकीय टीम

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल डेटा विश्लेषण, डेटा प्रबंधन और विज़ुअलाइज़ेशन के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। एक्सेल को और अधिक उपयोगी बनाने वाली विशेषताओं में से एक इसकी मैक्रोज़ के उपयोग से दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने की क्षमता है। एक्सेल में मैक्रो अनिवार्य रूप से निर्देशों का एक सेट है जिसे एक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए ट्रिगर किया जा सकता है जिसे आप मैन्युअली कर सकते हैं।

मैक्रोज़ का परिचय

मैक्रो बनाने से पहले, चलिए समझते हैं कि मैक्रो क्या है। एक्सेल की शर्तों में, एक मैक्रो उन आदेशों और कार्यों का एक क्रम है जो विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) मॉड्यूल में संग्रहीत होते हैं। मैक्रोज़ आपकी उन कार्यों को करने में मदद करते हैं जो आप नियमित रूप से करते हैं, जैसे कि सेल्स का फॉर्मेटिंग करना, गणनाएँ करना, या कई शीट्स के बीच डेटा को प्रबंधित करना।

मैक्रोज़ VBA का उपयोग करके बनाए जाते हैं, जो एक प्रोग्रामिंग भाषा है जो आपको कोड के माध्यम से एक्सेल के साथ इंटरैक्ट करने की अनुमति देती है। जबकि आप एक मैक्रो बनाने के लिए डायरेक्टली VBA कोड लिख सकते हैं, एक्सेल एक फीचर भी प्रदान करता है जिसे मैक्रो रिकॉर्डर कहा जाता है, जो आपको एक्सेल में अपनी क्रियाओं को रिकॉर्ड करने और संबंधित VBA कोड को स्वचालित रूप से उत्पन्न करने की अनुमति देता है। यह विशेष रूप से शुरुआत करने वालों के लिए उपयोगी है जो शायद प्रोग्रामिंग से परिचित नहीं हो सकते।

क्यों उपयोग करें मैक्रोज़?

ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से आप एक्सेल में मैक्रोज़ का उपयोग करना चाह सकते हैं:

• प्रभावशीलता: यदि आप नियमित रूप से एक ही श्रृंखला के कदमों को दोहराते हैं, तो मैक्रोज़ प्रक्रिया को काफी तेज़ कर सकते हैं।
• सटीकता: मैक्रोज़ मानव त्रुटियों को समाप्त कर सकते हैं जो कार्यों को मैनुअली करते समय हो सकती हैं।
• सुविधा: दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करने से जटिल विश्लेषणों पर ध्यान केंद्रित करना पड़ता है, जिससे आपका काम अधिक उत्पादक और मजेदार बनता है।

मैक्रोज़ के साथ प्रारंभ करना

Excel 2021 में मैक्रोज़ बनाने के लिए, कुछ पूर्वापेक्षाएँ हैं जिन्हें आपको सुनिश्चित करना चाहिए कि आपने सेट अप कर रखा है:

डेवलपर टैब को सक्षम करें

मैक्रोज़ एक्सेल में डेवलपर टैब के माध्यम से एक्सेस किए जाते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, डेवलपर टैब सक्षम नहीं होता है, इसलिए आपको इसे पहले सक्रिय करना होगा।

1. Excel खोलें और फाइल टैब पर जाएं।
2. नीचे-बाईं ओर से विकल्प चुनें।
3. Excel विकल्प संवाद बॉक्स में, रिबन कस्टमाइज़ करें पर जाएं।
4. दाएं पैन में, मुख्य टैब्स के तहत डेवलपर बॉक्स को चेक करें।
5. Excel विकल्प संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

मैक्रो रिकॉर्डिंग

एक बार डेवलपर टैब सक्षम हो जाने के बाद, आप अपना पहला मैक्रो रिकॉर्ड करना शुरू कर सकते हैं। मैक्रो रिकॉर्ड करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
2. कोड समूह में रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक करें। एक रिकॉर्ड मैक्रो संवाद बॉक्स दिखाई देगा।
3. मैक्रो नाम फ़ील्ड में अपने मैक्रो के लिए एक नाम दर्ज करें। एक्सेल मैक्रो नामों में स्पेस नहीं हो सकते, यदि आवश्यक हो तो अंडरस्कोर का उपयोग करें।
4. ऑप्शनल, आप अपने मैक्रो को एक शॉर्टकट कुंजी असाइन कर सकते हैं, अपने मैक्रो को स्टोर करने के लिए एक स्थान चुन सकते हैं, और मैक्रो क्या करता है इसका संक्षिप्त विवरण दे सकते हैं।
5. ओके पर क्लिक करके रिकॉर्डिंग शुरू करें। एक्सेल अब आपकी क्रियाओं को रिकॉर्ड कर रहा है। एक्सेल में उन क्रियाओं की श्रृंखला को करें जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं।
6. अपनी प्रक्रियाएं समाप्त करने के बाद, वापस डेवलपर टैब पर जाएं और स्टॉप रिकॉर्डिंग पर क्लिक करें।

आपने अब एक मैक्रो रिकॉर्ड किया है! रिकॉर्ड किया गया मैक्रो विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन एडिटर में संग्रहीत होता है।

VBA का उपयोग करके मैक्रोज़ लिखना

अगर आपको अधिक नियंत्रण और कार्यक्षमता चाहिए, तो आप सीधे VBA कोड लिखना पसंद कर सकते हैं। VBA का उपयोग करके एक बेसिक मैक्रो लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. डेवलपर टैब पर क्लिक करें, और फिर विजुअल बेसिक पर क्लिक करें ताकि विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन एडिटर खुल सके।
2. VBA एडिटर में, इंसर्ट पर जाएं और फिर मॉड्यूल पर क्लिक करें। यह एक खाली मॉड्यूल खोलता है जहाँ आप अपना VBA कोड लिख सकते हैं।
3. अपने मैक्रो के लिए VBA कोड दर्ज करें। यहाँ एक साधारण मैक्रो का उदाहरण है जो एक मैसेज बॉक्स दिखाता है:

Sub HelloWorld()
    MsgBox "Hello, world!"
End Sub

इस कोड में, हमने HelloWorld नामक एक नया मैक्रो परिभाषित किया है, जिसमें "Hello, World!" संदेश प्रदर्शित करने के लिए एक मैसेज बॉक्स दिखाने की कमांड है।

मैक्रोज़ चलाना

आप मैक्रोज़ को कई तरीकों से चला सकते हैं:

डेवलपर टैब का उपयोग करके

1. रिबन पर डेवलपर टैब पर क्लिक करें।
2. कोड समूह में मैक्रोज़ पर क्लिक करें। मैक्रो संवाद बॉक्स दिखाई देगा, जिसमें उपलब्ध मैक्रोज़ की सूची होगी।
3. सूची से उस मैक्रो का चयन करें जिसे आप चलाना चाहते हैं और चलाएं पर क्लिक करें।

शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करके

यदि आपने मैक्रो को रिकॉर्ड करते समय एक शॉर्टकट कुंजी निर्दिष्ट की है, तो आप केवल संबंधित कुंजी संयोजन दबाकर मैक्रो चला सकते हैं।

बटन को मैक्रोज़ असाइन करना

मैक्रोज़ को और अधिक सुलभ बनाने के लिए, आप उन्हें अपनी वर्कशीट में एक बटन को असाइन कर सकते हैं:

1. डेवलपर टैब पर जाएं और नियंत्रण समूह में इंसर्ट पर क्लिक करें।
2. फॉर्म कंट्रोल्स सेक्शन में, बटन (फॉर्म कंट्रोल) विकल्प पर क्लिक करें।
3. अपनी वर्कशीट पर कहीं भी क्लिक करें जहां आप बटन को प्रदर्शित करना चाहते हैं। एक मैक्रो असाइन संवाद बॉक्स पॉप अप होगा।
4. उस मैक्रो का चयन करें जिसे आप बटन को असाइन करना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।
5. आप बटन को अपनी पसंद के अनुसार पुनः स्थित कर सकते हैं और आकार बदल सकते हैं। बटन पर राइट-क्लिक करें और बटन लेबल बदलने के लिए Edit Text का चयन करें।

मैक्रोज़ को संपादित करना

एक रिकॉर्डेड या लिखे गए मैक्रो की कार्यक्षमता को बढ़ाने या संशोधित करने के लिए, आप मैक्रो के VBA कोड को संपादित कर सकते हैं:

1. डेवलपर टैब पर क्लिक करें, और फिर VBA संपादक खोलने के लिए विजुअल बेसिक पर क्लिक करें।
2. प्रोजेक्ट एक्सप्लोरर विंडो में, उस मॉड्यूल को खोजें जिसमें वह मैक्रो है जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
3. VBA कोड देखने के लिए मॉड्यूल को डबल-क्लिक करें।
4. आवश्यकतानुसार कोड को संपादित करें। यह सत्यापित करना सुनिश्चित करें कि मैक्रो अपेक्षित रूप से काम कर सके, इसके लिए सही VBA सिंटैक्स और प्रोग्रामिंग अभ्यासों का पालन किया गया है।
5. एक बार जब आपने परिवर्तन कर लिया, तो फाइल मेन्यू से सेव को क्लिक करके अपना काम सेव करें।

मैक्रोज़ के साथ वर्कबुक सेव करना

जब आप एक वर्कबुक सेव करते हैं, जिसमें मैक्रोज़ होते हैं, तो मैक्रोज़ को संरक्षित करने के लिए इसे एक्सेल मैक्रो-सक्षम वर्कबुक (.xlsm) के रूप में सेव करें। यदि आप इसे एक मानक एक्सेल वर्कबुक (.xlsx) के रूप में सेव करते हैं, तो सभी मैक्रोज़ खो जाऍंगे।

1. फाइल टैब पर जाएं और सेव अस पर क्लिक करें।
2. सेव अस प्रकार के ड्रॉपडाउन मेन्यू में, एक्सेल मैक्रो-सक्षम वर्कबुक (*.xlsm) का चयन करें।
3. इच्छित स्थान का चयन करें और सेव पर क्लिक करें।

सुरक्षा और मैक्रोज़

चूंकि मैक्रोज़ कोड निष्पादित कर सकते हैं, वे आपके कंप्यूटर को नुकसान पहुंचा सकते हैं यदि वे अप्रत्याशित स्रोत से आते हैं। केवल आपके विश्वासनीय स्रोतों से मैक्रोज़ को सक्षम करना महत्वपूर्ण है:

1. फाइल टैब पर जाएं, विकल्प चुनें और फिर ट्रस्ट सेंटर पर क्लिक करें।
2. ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स पर क्लिक करें और मैक्रो सेटिंग्स चुनें।
3. उपयुक्त विकल्प चुनें। अधिकतम सुरक्षा के लिए, सूचना के साथ सभी मैक्रोज़ को अक्षम करें का चयन करें।
4. सेटिंग्स को लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

जटिल मैक्रोज़ बनाना

एक बार जब आप बेसिक मैक्रोज़ के साथ सहज हो जाते हैं, तो आप जटिल मैक्रोज़ लिखना शुरू कर सकते हैं जो सशर्त स्टेटमेंट्स, लूप्स और विभिन्न एक्सेल वस्तुओं के साथ इंटरैक्ट करना शामिल कर सकते हैं। यहाँ एक लूप के साथ एक मैक्रो का संक्षिप्त उदाहरण है:

Sub HighlightNegativeNumber()
    Dim Cell As Category
    For Each cell in ActiveSheet.UsedRange
        If IsNumeric(cell.Value) And cell.Value < 0 Then
            cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) ' इस कोड से सेल का रंग लाल हो जाएगा
        End If
    Next Cell
End Sub

यह मैक्रो सक्रिय शीट में सभी सेल्स के माध्यम से जाता है और उन किसी भी सेल्स को लाल रंग में हाइलाइट करता है जिनमें नकारात्मक संख्या होती है। यह लूप का उपयोग करके श्रेणी के जरिए पुनरावृति करके और If स्टेटमेंट का उपयोग करके एक स्थितिक उपयोग करके किया जाता है।

मैक्रोज़ की समस्या निवारण

डिबग और मैक्रोज़ की समस्या निवारण चुनौतिपूर्ण हो सकते हैं, विशेष रूप से शुरुआत करने वालों के लिए। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• विभिन्न बिंदुओं पर अपने मैक्रो की स्थिति का निदान करने के लिए Debug.Print का उपयोग करें।
• VBA में ब्रेकपॉइंट सेट करें, कोड संपादक में लाइन नंबर के बाईं ओर क्लिक करके।
• त्रुटियाँ कहाँ आ रही हैं यह समझने के लिए F8 का उपयोग करके मैक्रो को पंक्ति दर पंक्ति देखें।
• विशिष्ट VBA त्रुटियों या समस्याओं के लिए ऑनलाइन खोजें, क्योंकि अनगिनत संसाधन और फोरम हैं, जो एक्सेल VBA समस्याओं को हल करने के लिए समर्पित हैं।

निष्कर्ष

मैक्रोज़ आपके एक्सेल उत्पादकता को काफी बढ़ा सकते हैं, दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करके और मानव त्रुटियों को समाप्त करके। जैसे-जैसे आप अनुभव प्राप्त करते जाते हैं, आप अपने डेटा प्रोसेसिंग की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अधिक कोणीय तरीके से मैक्रोज़ का उपयोग करना शुरू करेंगे। चाहे आप सरल कार्यों के लिए मैक्रो रिकॉर्डर का उपयोग कर रहे हों या जटिल VBA स्क्रिप्ट लिख रहे हों, एक्सेल मैक्रोज़ आपके का एक शक्तिशाली उपकरण हैं।

आगे की शिक्षा

एक्सेल मैक्रोज़ लिखना सीखना बस शुरुआत है। VBA प्रोग्रामिंग में और गहराई से डुबकी लगाने पर विचार करें ताकि और भी उपयोगी कार्यक्षमता अनलॉक हो सके। ऑनलाइन कई मुफ्त और पेड संसाधन उपलब्ध हैं, जो आपको एक्सेल मैक्रोज़ और VBA स्क्रिप्टिंग में महारत हासिल करने में मदद कर सकते हैं।

हमेशा अपने काम को सेव करें और अपनी फाइलों के बैकअप बनाएँ, विशेष रूप से मैक्रोज़ जैसे स्वचालन स्क्रिप्ट्स के साथ काम करते समय। ऐसा करके, आप एक त्रुटि या अप्रत्याशित समस्या की संभावना में अपने डेटा को पुनर्प्राप्त करने के लिए सुनिश्चित करते हैं।

एक्सेल मैक्रोज़ की आपकी खोज में शुभकामनाएँ, और आपके एक्सेल वर्कशीट्स की शक्ति और प्रभावशीलता में वृद्धि हो!

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